Teilen von Berichten in Insights

Wichtig: Zendesk Explore ist unsere neue Analysesoftware. Die Unterstützung für Insights wird zu einem späteren Zeitpunkt eingestellt. Danach kann nur noch Explore verwendet werden. Wenn Sie schon jetzt mit Explore beginnen möchten, lesen Sie den Beitrag Umsteigen von Insights auf Explore.

Sie können mühelos Berichte drucken oder exportieren, um sie mit anderen zu teilen. Eine weitere Möglichkeit zum Teilen von Berichten besteht darin, Dashboards in regelmäßigen Abständen per E-Mail senden zu lassen.

Hinweis: Wenn Sie Insights noch nicht aktiviert haben, lesen Sie Aktivieren von Insights zur eigenen Nutzung. Wenn Sie beim Enterprise-Plan ein Agent mit einer angepassten Rolle sind, haben Sie möglicherweise keinen Zugriff auf Insights; dies hängt davon ab, wie Ihr Administrator die angepasste Rolle definiert hat.

In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:

• Planmäßiges Versenden von Dashboards
• Planmäßiges Versenden von Berichten an Agenten
• Ausblenden von Dashboards und Berichten und Teilen mit bestimmten Agenten
• Anzeigen und Bearbeiten vorhandener Zeitpläne
• Herunterladen einer Dashboard-Registerkarte als PDF
• Exportieren von Berichten

Eine vollständige Liste aller Ressourcen ist unter Insights-Ressourcen zu finden.

Planmäßiges Versenden von Dashboards

Sie können ein Insights-Dashboard in regelmäßigen Abständen als PDF-Datei per E-Mail versenden lassen. Das Dashboard kann an beliebige Empfänger gesendet werden, auch an Personen, die keine Agenten in Zendesk Support sind.

Hinweis: Ein für den Versand geplantes Dashboard kann nur an 10 E-Mail-Empfänger gesendet werden (sowohl Agenten als auch externe Benutzer). Wenn Sie mehr als 10 Empfänger haben, können Sie in Ihrem E-Mail-System einen Verteiler erstellen und das geplante Dashboard an einen Alias für den Verteiler senden (z. B. [e-mail]). So brauchen Sie nicht jedes Mal, wenn der Verteiler aktualisiert wird, einen neuen Zeitplan zu erstellen.

Um einen einzelnen Bericht in regelmäßigen Abständen an einen Agenten mit Zugriff auf Insights versenden zu lassen, lesen Sie Planmäßiges Versenden von Berichten an Agenten.

So richten Sie den planmäßigen Versand eines Dashboards ein

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Symbol Berichte () und dann auf die Registerkarte Insights.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol Emailing dashboards.

   

3. Wählen Sie die gewünschten Dashboard-Registerkarten aus.
4. Geben Sie unter Repeats an, wie oft die E-Mail gesendet werden soll, und unter Time die Uhrzeit, zu der sie gesendet werden soll.
5. Klicken Sie auf Add recipients or define custom subject and message.

   

6. Geben Sie unter Send a copy to die E-Mail-Empfänger dieses Dashboards ein.

   Mehrere E-Mail-Adressen sind durch Kommas zu trennen.

   Hinweis: Agenten haben möglicherweise unterschiedliche Einschränkungen für die Anzeige von Berichten. Die Berechtigungen des Agenten, der die Dashboard-Zustellung plant, einschließlich benutzerspezifischer Variablen, gelten für alle Empfänger unabhängig von ihren individuellen Berechtigungen.
7. Geben Sie unter Email subject den Betreff der E-Mail und unter Email message die gewünschte Nachricht ein.
8. Klicken Sie auf Schedule, um den Versand zu planen.

   Das Dashboard wird im festgelegten Turnus und zum angegebenen Zeitpunkt als PDF-Datei an alle Empfänger gesendet. Die PDF wird im Hochformat unter dem gleichen Namen wie das Dashboard versendet. Es gibt keine Möglichkeit, das Format von Hoch- auf Querformat zu ändern. Weitere Informationen zum Ändern des Namens der PDF-Datei mit dem Dashboard finden Sie in unseren Support Tech Notes unter Edit the name of an Insights dashboard's PDF file.

   Hinweis: Das per E-Mail gesendete Dashboard spiegelt die Filter wider, die bei Planung der Zustellung aktiv waren.

   Sie können eine für den Versand geplante E-Mail jederzeit löschen, aber nicht ändern. Um den E-Mail-Zeitplan zu ändern, müssen Sie den vorhandenen Zeitplan löschen und dann einen neuen erstellen (siehe Anzeigen und Bearbeiten vorhandener Zeitpläne).

Planmäßiges Versenden von Berichten an Agenten

Sie können Berichte in regelmäßigen Abständen per E-Mail an Agenten senden lassen, aber nur an Agenten, die Insights aktiviert haben. Administratoren können Insights nicht für Agenten aktivieren. Jeder Agent muss Insights selbst aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren von Insights für Ihre eigenen Zwecke.

Hinweis: Sie können Dashboards in regelmäßigen Abständen an beliebige Empfänger senden lassen, nicht nur an Agenten (siehe Planmäßiges Versenden von Dashboards).

So richten Sie den planmäßigen Versand eines Berichts ein

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Symbol Berichte () und dann auf die Registerkarte Insights.
2. Klicken Sie oben rechts auf GoodData.

   

3. Klicken Sie auf Manage und dann auf die Registerkarte Emailing Dashboards.

   

4. Klicken Sie auf Schedule new email.
5. Geben Sie die gewünschten E-Mail-Angaben ein und legen Sie fest, welches Dashboard bzw. welcher Bericht wann gesendet werden soll.

   Die Empfänger müssen Agenten in Zendesk Support sein, die zum Zugriff auf Insights berechtigt sind. Die Namen in Frage kommender Agenten werden automatisch angezeigt, wenn Sie im Feld „To“ mit der Eingabe beginnen. Wenn die E-Mail-Adresse eines Agenten nicht automatisch ausgefüllt wird, müssen Sie u. U. Insights in seinem Konto aktivieren.

   Hinweis: Wenn es in Ihrem Konto mehr als 500 Agenten gibt, funktioniert das automatische Ausfüllen möglicherweise nicht. Um manuell Agenten hinzuzufügen, die einen planmäßigen Bericht erhalten sollen, lesen Sie den nächsten Abschnitt, Manuelles Hinzufügen von Agenten für planmäßige Berichte.

Manuelles Hinzufügen von Agenten für planmäßige Berichte

Wenn Sie mehr als 500 Agenten haben, funktioniert das automatische Ausfüllen unter New scheduled e-mail in GoodData möglicherweise nicht.

Hinweis: Wenn es in Ihrem Zendesk weniger als 500 Agenten gibt, brauchen Sie Agenten nicht manuell einzugeben (siehe vorheriger Abschnitt, Planmäßiges Versenden von Berichten an Agenten).

Sie können manuell Agenten hinzufügen, die planmäßige Berichte erhalten sollen. Sie können aber nicht die normale E-Mail-Adresse des Agenten verwenden, sondern müssen seine GoodData-Adresse eingeben. Machen Sie zuerst die ID des Agenten in Zendesk Support ausfindig. Die ID ist die Nummer in der URL, die beim Anzeigen des Agentenprofils zu sehen ist.

Verwenden Sie dann die folgende Konvention, um die GoodData-Adresse des Agenten zu bestimmen: 

zendesk-gooddata+<ZendeskAgentID>@zendesk.com

Wenn die ID des Agenten in Zendesk beispielsweise 491697820 lautet, geben Sie in GoodData folgende Adresse ein:

[e-mail]

Geben Sie die Adresse des Agenten in GoodData unter New scheduled e-mail ein. Mehrere E-Mail-Adressen sind durch Kommas zu trennen.

Ausblenden von Dashboards und Berichten und Teilen mit bestimmten Agenten

Dashboards und Berichte sind nach der Erstellung nur für Sie sichtbar. Erst wenn Sie sie veröffentlichen, können auch andere Benutzer sie sehen. Wenn Sie ein Dashboard veröffentlichen, werden auch alle darin enthaltenen Berichte sichtbar. Sie können das Dashboard später zwar ausblenden, aber alle Berichte und Metriken sind nach wie vor auffindbar.

Um Berichte und Metriken in einem Dashboard auszublenden, müssen Sie sie einzeln in persönliche Objekte umwandeln. Persönliche Objekte sind nur für Sie sichtbar, können aber durch Teilen des Links auch anderen zur Verfügung gestellt werden.

Ein Bericht ist ausgeblendet, wenn oben im Bericht das Symbol mit dem Auge () neben der Schaltfläche „Save“ erscheint.

Hinweis: Um die folgenden Schritte durchführen zu können, müssen Sie den Bericht bereits erstellt haben. Weitere Informationen zur Erstellung von Berichten finden Sie unter Erstellen angepasster Berichte und Dashboards in Insights.

So blenden Sie einen Bericht aus

1. Klicken Sie oben im Bericht auf das Dropdownmenü Options und dann auf Settings.
2. Deaktivieren Sie unter „Settings“ die Option Visible to all users.

   

3. Klicken Sie auf Save.

   Der Bericht ist jetzt ausgeblendet. Um den Bericht wieder sichtbar zu machen, klicken Sie oben im Bericht auf das Symbol mit dem Auge ().

   Hinweis: Wenn Sie ein Objekt ausblenden, das nicht Ihnen gehört, müssen Sie sich den Link aufheben. Ohne den Link können Sie nicht mehr auf das Objekt zugreifen.

So teilen Sie einen ausblendeten Bericht mit einem Benutzer

• Senden Sie die URL zum Bericht (bzw. zur Metrik) an den Benutzer.

  Wenn Sie ein Projektadministrator sind, können Sie ausgeblendete Objekte sperren und ausgeblendete Berichte anzeigen, indem Sie oben in der Registerkarte „Reports“ auf „Show hidden reports“ klicken.

Anzeigen und Bearbeiten vorhandener Zeitpläne

In der Registerkarte Emailing Dashboards sehen Sie alle sichtbaren Zeitpläne, die von Agenten in Ihrer Zendesk Support-Instanz erstellt wurden, und können die gewünschten Änderungen vornehmen.

So rufen Sie die Registerkarte „Emailing Dashboards“ auf

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Symbol Berichte () und dann auf die Registerkarte Insights.
2. Klicken Sie oben rechts auf GoodData.

   

3. Klicken Sie auf Manage und dann auf die Registerkarte Emailing Dashboards.

   

   In der Registerkarte Emailing Dashboards sehen Sie Ihre E-Mail-Zeitpläne in zwei verschiedenen Kategorien:

• Global schedules: Zeitpläne, die nur an Agenten mit Zugriff auf Insights gesendet werden (siehe Planmäßiges Versenden von Berichten an Agenten). Sie können auf den Name eines Zeitplans klicken, um Änderungen vorzunehmen. In der Spalte Controls ganz rechts können Sie den Zeitplan duplizieren oder löschen.
• Private schedules: Dashboards, die an alle Empfänger gesendet werden (siehe Planmäßiges Versenden von Dashboards). Da diese Dashboards auch an Endbenutzer gesendet werden können, erscheinen deren E-Mail-Adressen in der Spalte Copy Emailed to sehen. An privaten Zeitplänen können keine Änderungen vorgenommen werden. Stattdessen müssen Sie den vorhandenen E-Mail-Zeitplan unter Controls löschen und dann einen neuen erstellen.

Herunterladen einer Dashboard-Registerkarte als PDF

Sie können eine PDF mit allen Berichten in einer Dashboard-Registerkarte herunterladen und dann wie gewünscht weiterleiten oder drucken.

So laden Sie eine PDF mit allen Berichten in einer Dashboard-Registerkarte herunter

1. Öffnen Sie in Insights die gewünschte Dashboard-Registerkarte.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol Download PDF.

   

   Die PDF wird nach der Erstellung automatisch heruntergeladen.

3. Speichern Sie die PDF.

   Jetzt können Sie die PDF an andere weiterleiten oder drucken.

Exportieren von Berichten

Sie können einen Bericht exportieren, während er geöffnet ist, oder von einem Dashboard aus, ohne ihn zu öffnen.

Hinweis: Wenn der Export eines Berichts länger dauert als fünf Minuten und Sie eine Fehlermeldung erhalten, ist die Datenmenge zu groß, die im angeforderten Format exportiert werden soll. In diesem Fall können Sie ein einfacheres Format wählen (z. B. CSV statt XLS) oder den Bericht aktualisieren, damit er weniger Daten enthält.

So exportieren Sie einen Bericht, der gerade geöffnet ist

1. Öffnen Sie in Insights die Dashboard-Registerkarte mit dem zu exportierenden Bericht.
2. Klicken Sie auf den Titel des Berichts.
3. Klicken Sie unten links im Bericht auf Export und wählen Sie dann die gewünschte Exportoption aus.

   

So laden Sie einen Bericht aus einem Dashboard herunter

1. Klicken Sie im Dashboard auf das Menü neben dem Titel des Berichts, den Sie herunterladen möchten.

   

2. Klicken Sie auf Download as und wählen Sie im Dropdownmenü die gewünschte Option aus.

   Die Datei wird automatisch herunterladen.