In vielen Branchen ist die Aufbewahrung bestimmter Arten von Daten gesetzlich geregelt. Um die Einhaltung der einschlägigen Bestimmungen zu gewährleisten, benötigen die Unternehmen interne Datenaufbewahrungsrichtlinien. Laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen in der Europäischen Union beispielsweise in der Lage sein, nachzuweisen, dass personenbezogene Daten in ihren Systemen nicht länger als unbedingt notwendig aufbewahrt werden. Je nach Branche und Standort müssen Unternehmen häufig auch mehrere Vorschriften zur Datenaufbewahrung zugleich einhalten.
- Endbenutzer löschen, die seit drei Jahren nicht mehr aktiv waren
- Endbenutzer löschen, deren Organisation NICHT „Acme, Inc.“ ist und die seit zwei Jahren nicht mehr aktiv waren
- Endbenutzer löschen, die nicht mit dem Stichwort beibehalten gekennzeichnet sind und die seit 18 Monaten nicht mehr aktiv waren
Wenn Sie in Zendesk Endbenutzer löschen, werden diese zunächst per Soft Delete gelöscht und in eine Warteschlange zur endgültigen Löschung nach Ablauf von 30 Tagen gestellt.
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Überblick über Löschzeitpläne für Endbenutzer
Löschzeitpläne für Endbenutzer suchen laufend nach Endbenutzern, die eine bestimmte Zeit lang nicht mehr aktiv waren, und löschen diese. Wenn Sie zum Beispiel einen Zeitplan erstellen, der einen Endbenutzer nach einem Jahr Inaktivität löscht, dieser Endbenutzer aber innerhalb dieses Zeitraums ein Ticket kommentiert, wird er nicht gelöscht. Sein Kommentar bewirkt, dass die Zeitzählung zurückgesetzt und er wiederum frühestens nach Ablauf eines Jahres gelöscht wird.
- Die letzte Aktion des Endbenutzers im Help Center, z. B. Suchen, Anzeigen oder Kommentieren eines Beitrags.
- Die letzte Anmeldung des Endbenutzers.
- Der letzte Ticketkommentar des Endbenutzers, d. h. der Zeitstempel des letzten Kommentars, den der Benutzer zu einem Ticket abgegeben hat, dessen Anfragender er ist.
Als Benutzeraktivität gilt keine Aktion, die von einem Teammitglied oder von Zendesk ausgeführt wurde, also z. B. nicht das Schließen eines Tickets.
Ein aktivierter Löschzeitplan wird nicht nur einmal ausgeführt. Vielmehr sucht und löscht Zendesk laufend Endbenutzer, bis Sie den Löschzeitplan wieder deaktivieren. Löschzeitpläne beginnen innerhalb von 72 Stunden, nachdem das festgelegte Kriterium erfüllt wird, mit dem Löschen infrage kommender Endbenutzer. Wenn ein Zeitplan inaktive Endbenutzer beispielsweise nach drei Jahren löscht, beginnt der Löschvorgang innerhalb von 72 Stunden nach Ablauf der drei Jahre. Zendesk kann bis zu 24.000 Endbenutzer pro Konto und Tag löschen.
Löschzeitpläne führen ein Soft Delete durch. Das bedeutet, dass die gelöschten Endbenutzer weiterhin in der Zendesk-Datenbank enthalten sind und Zendesk-Mitarbeiter mit bestimmten Datenbankberechtigungen in begrenztem Umfang auf sie zugreifen können. Sie können den Benutzer dann dauerhaft löschen oder keine weitere Aktion ausführen und abwarten, bis Zendesk den Benutzer nach 30 Tagen automatisch löscht.
Sie können diese Änderungen verfolgen, indem Sie das Auditprotokoll nach Aktivitätstyp: Aktualisiert filtern.
Erstellen von Löschzeitplänen für Endbenutzer
Sie können bis zu zehn Löschzeitpläne für Endbenutzer erstellen, es kann aber immer nur jeweils ein Löschzeitplan für Endbenutzer aktiv sein. Wenn Sie über das Add-on „Erweiterter Datenschutz“ verfügen, können Sie bis zu zehn Löschzeitpläne für Endbenutzer aktivieren.
So erstellen Sie einen Löschzeitplan für Endbenutzer
- Klicken Sie in der Seitenleiste des Admin Centers auf
Konto und dann auf Sicherheit > Löschzeitpläne.
- Klicken Sie auf Löschzeitplan erstellen > Endbenutzer.
Wenn Sie bereits zehn Löschzeitpläne für Endbenutzer erstellt haben, werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen, dass Sie Ihr Limit erreicht haben. In diesem Fall müssen Sie einen Zeitplan löschen, bevor Sie einen neuen erstellen können.
- Geben Sie den Namen des Zeitplans ein.
Verwenden Sie eine einheitliche Namenskonvention. Auf diese Weise lassen sich ähnliche Löschzeitpläne leichter erkennen.
- (Optional) Geben Sie eine Beschreibung für den Löschzeitplan ein.
- Geben Sie unter Zuletzt aktiv an, wie lange nach der letzten Aktivität in Zendesk ein Endbenutzer gelöscht werden soll. Dieses Feld ist erforderlich.
Hinweis: Das früheste Datum der letzten Aktivität ist der 1. Januar 2018. Für Endbenutzer, die vor diesem Datum zuletzt aktiv waren, gilt der 1. Januar 2018 als Datum der letzten Aktivität.
- Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um weitere Bedingungen für das Löschen von Endbenutzern hinzuzufügen (z. B. Organisation oder Stichwörter). In der Konfiguration des Löschzeitplans können Sie festlegen, ob die zu löschenden Benutzer alle oder eine der angegebenen Bedingungen erfüllen müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Bedingungsanweisungen für Löschzeitpläne für Endbenutzer.
Sie haben die Möglichkeit, eine zusätzliche Bedingung für das Löschen von Endbenutzern hinzuzufügen. Wenn Sie über das Add-on „Erweiterter Datenschutz“ verfügen, können Sie beliebig viele weitere Bedingungen hinzufügen.
- Wählen Sie für jede Bedingung eine Kategorie, einen Operator und einen Wert aus.
Der Operator bestimmt die Beziehung zwischen der Kategorie und dem Wert. Wenn Sie z. B. den Operator Ist wählen, muss die Kategorie dem angegebenen Wert entsprechen
- (Optional) Klicken Sie auf Vorschau, um die ungefähre Anzahl der Endbenutzer zu ermitteln, die die angegebenen Bedingungen erfüllen und nach dem Aktivieren des Zeitplans gelöscht werden.
- Klicken Sie auf Erstellen.
- Aktivieren Sie den Löschzeitplan.
Erstellen von Bedingungsanweisungen für Löschzeitpläne für Endbenutzer
Bedingungsanweisungen bestehen aus Kategorien, Feldoperatoren und Bedingungswerten, die sich je nach der ausgewählten Kategorie unterscheiden. Bedingungsanweisungen sind im Prinzip „wenn“-Anweisungen, die Endbenutzer löschen, die den vorgegebenen Kriterien entsprechen.
In der folgenden Tabelle sind die Kategorien aufgeführt, die für das Erstellen von Bedingungsanweisungen für Löschzeitpläne für Endbenutzer verwendet werden können.
Kategorie | Beschreibung |
---|---|
Zuletzt aktiv | Löscht Endbenutzer basierend auf dem Zeitpunkt ihrer letzten Aktivität. Mindestens eine Bedingung „Zuletzt aktiv“ ist erforderlich.
Löschzeitpläne löschen Endbenutzer, die über den im Feld „Zuletzt aktiv“ angegebenen Zeitraum hinweg inaktiv gewesen sind. Wenn die Bedingung „Zuletzt aktiv“ beispielsweise auf 365 Tage gesetzt ist, wird ein Endbenutzer, der in diesem Zeitraum ein Ticket kommentiert hat, nicht gelöscht. Jeder Kommentar bewirkt, dass die Zeitzählung zurückgesetzt und der Benutzer frühestens nach Ablauf von 365 Tagen gelöscht wird. |
Organisation | Löscht Endbenutzer basierend auf der Organisation, wenn Sie mehrere Organisationen haben. |
Stichwörter | Löscht Endbenutzer mit den ausgewählten Ticketstichwörtern. |
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