Auf der Seite „Urlaubsverwaltung“ können Manager von Kundendienst-Mitarbeitern eingereichte Urlaubsanfragen genehmigen oder ablehnen. Manager können Anfragen bei Bedarf erneut öffnen und prüfen, welche Kundendienst-Mitarbeiter wann frei haben.
Dieser Beitrag enthält die folgenden Abschnitte:
- Aufrufen der Seite „Urlaubsverwaltung“
- Verwalten aller Urlaubsanfragen
- Anzeigen des Urlaubs eines oder einer Kundendienst-Mitarbeiter:in
- Erstellen von EAP-Regeln zur automatischen Genehmigung von Urlaub
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Aufrufen der Seite „Offene Verwaltung“
So rufen Sie die Seite „Urlaubsverwaltung“ auf
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Setzen Sie den Mauszeiger auf das Zeitplansymbol und wählen Sie dann Urlaubsverwaltung aus.
Die Seite „Urlaubsverwaltung“ wird geöffnet. Dort können Sie alle Urlaubsanträge sowie Urlaubsanträge bestimmter Kundendienst-Mitarbeiter einsehen und Regeln für die automatische Genehmigung von Urlaub festlegen.
Verwalten aller Urlaubsanträge
Die Seite mit den Anfragen enthält alle in Ihrem Konto eingegangenen Urlaubsanträge. Es gibt zwei Registerkarten: „Wartend“ und „Geschlossen“.
Bei Kundendienst-Mitarbeiter, die mehreren Teams angehören, erhält nur der Manager des ersten Teams, das ihm zugewiesen ist, E-Mail-Benachrichtigungen über Urlaubsanfragen und kann diese genehmigen. Wenn in Ihrem Konto keine Teams eingerichtet sind, kann jeder Administrator auf Urlaubsanfragen zugreifen und sie genehmigen.
Überblick über anhängige Urlaubsanträge
In der Registerkarte „Wartend“ werden Anfragen angezeigt, die noch genehmigt oder abgelehnt werden müssen. Diese Registerkarte enthält die folgenden Spalten:
- Anfragender: Name des oder der Kundendienst-Mitarbeiter:in, der oder die seine Beurlaubung anfordert
- Freistellungsgrund: Der Grund für die Beurlaubung des oder der Kundendienst-Mitarbeiter:in (kann auch eine Nachricht des oder der Kundendienst-Mitarbeiter:in oder eine interne Notiz eines anderen Managers enthalten)
- Schicht: Die Schicht, auf die sich der Urlaubsantrag bezieht (derzeit ist es nicht möglich, Urlaub für Tage zu beantragen, an denen keine Schichten generiert werden)
- Urlaubszeitraum: Die arbeitsfreien Stunden des Urlaubstages und die Zahl der in Anspruch genommenen Stunden
- Datum der Anfrage: Tag, an dem die Anfrage eingereicht wurde, und wie viele Tage im Voraus dies geschah
- Aktion: Genehmigen Sie die Anfrage sofort oder lehnen Sie sie unverzüglich ab. Sie können auch mit einem Kommentar antworten, um dem oder der Kundendienst-Mitarbeiter:in eine Nachricht zu senden oder eine interne Notiz für andere Manager zu hinterlassen
Genehmigen oder Ablehnen eines Urlaubsantrags
So genehmigen bzw. lehnen Sie einen Urlaubsantrag ab
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Setzen Sie den Mauszeiger auf das Zeitplansymbol und wählen Sie dann Urlaubsverwaltung aus.
Die Registerkarte „Wartend“ wird standardmäßig geöffnet. - Setzen Sie den Mauszeiger auf die Anfrage, die Sie genehmigen oder ablehnen möchten, und klicken Sie in der Spalte „Aktion“ auf das Optionsmenü.
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Genehmigen Sie die Anfrage, lehnen Sie sie ab oder antworten Sie mit einem Kommentar. Nachdem Sie die Anfrage genehmigt oder abgelehnt haben, wird sie in die Registerkarte „Geschlossen“ verschoben.
Überblick über geschlossene Urlaubsanträge
In der Registerkarte „Geschlossen“ werden Anfragen angezeigt, die bereits genehmigt oder abgelehnt wurden. Diese Registerkarte enthält die gleichen Spalten wie die Registerkarte „Wartend“, nur mit einer Statusspalte anstelle einer Aktionsspalte.
In der Spalte „Status“ wird angezeigt, ob eine Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde und wer die Aktion durchgeführt hat.
Geschlossene Urlaubsanträge werden erneut geöffnet
Bei Bedarf können Sie eine geschlossene Anfrage erneut öffnen.
So öffnen Sie einen geschlossenen Urlaubsantrag erneut
- Setzen Sie den Mauszeiger auf das Zeitplansymbol und wählen Sie dann Urlaubsverwaltung aus.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Geschlossen .
- Fahren Sie mit der Maus über die Anfrage, die Sie erneut öffnen möchten, und klicken Sie auf das Optionsmenü in der Spalte „Status“.
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Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Erneut öffnen : Verschiebt die Anfrage zurück in die Registerkarte „Wartend“
- Genehmigen/Ablehnen : Genehmigung oder Ablehnung der Anfrage, je nach aktuellem Status
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Erneut öffnen und mit Kommentar antworten: Ein Fenster wird geöffnet, in dem Sie dem oder der Kundendienst-Mitarbeiter:in eine Nachricht senden oder eine interne Notiz hinterlassen können.
Anzeigen des Urlaubs eines oder einer Kundendienst-Mitarbeiter:in
In der linken Seitenleiste der Seite „Urlaubsverwaltung“ werden Ihre Teams und Kundendienst-Mitarbeiter angezeigt. Sie können die anstehenden und geschlossenen Urlaubsanfragen einzelner Kundendienst-Mitarbeiter anzeigen.
So zeigen Sie den Urlaub eines oder einer Kundendienst-Mitarbeiter:in an
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Setzen Sie den Mauszeiger auf das Zeitplansymbol und wählen Sie dann Urlaubsverwaltung aus.
Die Registerkarte „Wartend“ wird standardmäßig geöffnet. - Geben Sie in der linken Seitenleiste den Namen oder die E-Mail-Adresse eines oder einer Kundendienst-Mitarbeiter:in ein.
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Klicken Sie auf den Namen des oder der Kundendienst-Mitarbeiter:in, um seine oder ihre Urlaubsanträge zu sehen.
Hinweis: Sie können auch die Anfragen eines bestimmten Teams anzeigen, indem Sie in der Seitenleiste auf den Namen eines Teams klicken.
Erstellen von EAP-Regeln zur automatischen Genehmigung eines Urlaubs
Sie können Regeln erstellen, die die Urlaubsanträge von Kundendienst-Mitarbeitern automatisch genehmigen. Damit der Urlaubsantrag eines oder einer Kundendienst-Mitarbeiter:in automatisch genehmigt wird, muss er oder sie alle in den Regeln definierten Kriterien erfüllen.
Durch das Erstellen von Regeln für die automatische Genehmigung von Urlaubsanfragen von Kundendienst-Mitarbeitern sparen Sie Zeit, da Sie nicht jeden Antrag manuell genehmigen müssen.
So erstellen Sie eine Regel zur automatischen Genehmigung von Urlaub
- Setzen Sie den Mauszeiger auf das Zeitplansymbol und wählen Sie dann Urlaubsverwaltung aus.
- Klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen“.
- Klicken Sie im Einstellungsfenster „Urlaub“ auf +Regel hinzufügen .
- Bei Bedarf können Sie die Regel umbenennen, indem Sie auf das Optionsmenü klicken und Umbenennen auswählen.
- Wählen Sie ein oder mehrere Teams aus, auf die diese Regel angewendet werden soll.
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Markieren Sie die Kästchen neben den Kriterien, die die Regel erfüllen muss, um angewendet zu werden. Sie können die Anzahl der Teammitglieder für jede Auswahl anpassen.
- Sie können weitere Regeln hinzufügen, indem Sie auf +Regel hinzufügen klicken. Klicken Sie abschließend auf Speichern .