¿Cómo puedo iniciar una sincronización desde Salesforce en función de una actualización de campo de fórmula?

Pregunta

¿Cómo puedo iniciar una sincronización desde Salesforce en función de una actualización de campo de fórmula?

Respuesta

Una limitación conocida de la integración de Salesforce es que una actualización a un campo de fórmula mapeado en una cuenta, un contacto o un lead hará que no se sincronice con Zendesk. Esto es un problema si está usando un campo de fórmula para sincronizar los valores de los campos de búsqueda de Salesforce como se describe en Salesforce: Sincronización de la información del campo de búsqueda con Zendesk Support. Este problema de sincronización es causado por una limitación en la API de eventos de streaming de Salesforce, donde los cambios a los campos de fórmula no conducen a la creación de un evento de streaming.

Para resolver esto, cree un proceso automatizado, o Flujo, en Salesforce con un nuevo campo oculto que se actualiza automáticamente cada vez que cambia uno de los campos clave de Salesforce.

Esta solución tiene tres partes. Primero, cree un nuevo campo de casilla de verificación en Salesforce para usarlo como un disparador de sincronización oculto. Segundo, cree un campo de casilla de verificación correspondiente en Zendesk y agréguelo al mapeo de sincronización. Por último, cree un flujo usando el Generador de flujos de Salesforce para actualizar automáticamente el nuevo campo de casilla de verificación.

Para crear el nuevo campo en Salesforce:

1. Vaya al Administrador de objetos y seleccione el tipo de objeto que desea sincronizar
2. Vaya a Campos y relaciones y agregue un nuevo campo
3. Elija Casilla de verificación para el tipo de datos y asígnele un nombre. Por ejemplo, “Campos de fórmula actualizados”. Deje deseleccionada la opción predeterminada.
4. Seleccione la seguridad de nivel de campo apropiada y asegúrese de que los administradores del sistema tengan acceso al campo
5. En la página de configuración de diseños, desmarque todas las opciones. Este campo solo se usa en un proceso en segundo plano y no debe estar en la página para que los usuarios lo actualicen.

Para crear el campo correspondiente en Zendesk y actualizar el mapeo:

1. Abra la página Campos de usuario o la página Campos de organización, según si se sincroniza con organizaciones o usuarios.
2. Agregue un nuevo campo de casilla de verificación. Asigne un nombre al campo que indique que solo se usa para fines de sincronización de Salesforce. Por ejemplo, “Solo para uso interno de Salesforce”.
3. A continuación, agregue el nuevo campo a las asignaciones de Salesforce. Siga las instrucciones en Configurar Salesforce Contacts or Leads to Zendesk users sync.
4. En la sección de mapeo, agregue un nuevo mapeo para la nueva casilla de verificación de Salesforce a la nueva casilla de verificación de Zendesk y guarde la configuración

Para crear un flujo en Salesforce:

1. Vaya a Setup > Platform Tools > Process Automation > Flows y seleccione New Flow
2. Elija Flujo disparado por registro:
   
3. Seleccione un objeto cuyos cambios de campo disparen este flujo (Cuenta, Contacto o Lead) y especifique que desea que este flujo se ejecute cuando Se actualice un registro:
   
4. En el menú desplegable Requisitos de condiciones, seleccione Se cumple cualquier condición (OR). Agregue las condiciones necesarias para cada campo pertinente. Este no será el campo de fórmula en sí, sino el campo en el que se basa el campo de fórmula.
   Por ejemplo, si tiene un campo de fórmula llamado Nombre del administrador de la cuenta que está mapeado en Centro de administración, el flujo debe responder a los cambios realizados en el campo Administrador de la cuenta, que es el campo de búsqueda en el cual se basa la fórmula:
   
   Para cada campo incluya el campo de la izquierda, el operador Ha cambiado y el valor de True.
5. Después de agregar condiciones, bajo Optimizar el flujo elija Actualizaciones rápidas o Acciones y registros relacionados y haga clic en Terminado.
   
6. En el del Generador de flujos, haga clic en el icono del signo más para agregar un nuevo elemento:
   
7. Elija Actualizar registro disparador:
   
8. Cree una acción que marque el campo de Casilla de verificación que se creó anteriormente en esta guía:
   
9. Repita los pasos 7 y 8, pero esta vez cree una acción que deseleccione esa casilla:
   
10. El flujo terminado debería verse así:
    
11. Guarde y active el flujo

Actualice uno de sus campos de búsqueda en Salesforce y vea si la cuenta, el contacto o el lead se sincronizan con Zendesk como esperaba.

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