Para poder incluir acciones externas en los flujos de acciones, primero se debe conectar el generador de acciones con el sistema externo.

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Resumen: ◀▼

Las Hojas de cálculo de Google se pueden usar en los flujos de acciones para conectar la cuenta, crear o actualizar hojas de cálculo y registrar datos de los tickets en flujos de trabajo automatizados. Sirven para adjuntar, insertar, leer, buscar y actualizar filas, lo que facilita el seguimiento de los tickets, el intercambio de información con el equipo y la elaboración de informes de tendencias, impacto y volumen.

Si el generador de acciones se conecta con sistemas externos, como Hojas de cálculo de Google, los administradores pueden integrar Zendesk con sistemas externos en los flujos de trabajo automatizados, lo que mejora la colaboración y mantiene una experiencia fluida en las distintas plataformas.
Nota: Los pasos asociados a los sistemas externos en los flujos de acciones se denominan colectivamente acciones externas.
En este artículo se tratan los siguientes temas:
  • Conectar Hojas de cálculo de Google con el generador de acciones
  • Usar las acciones de Hojas de cálculo de Google en los flujos de acciones
  • Receta: Registrar nuevos tickets de Zendesk en Hojas de cálculo de Google

Conectar Hojas de cálculo de Google con el generador de acciones

Para poder incluir acciones externas en los flujos de acciones, primero se debe conectar el generador de acciones con el sistema externo.

Las siguientes prácticas son las más recomendadas a la hora de conectarse a sistemas externos para usarlos en flujos de acciones:
  • Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acciones se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, conviene usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.
  • Todas las integraciones solicitan acceso a los ámbitos necesarios. Sin embargo, es importante que revise y valide los ámbitos antes de autorizar la conexión al sistema externo.
  • Cuando necesite administrar credenciales para herramientas que funcionan con claves API (como OpenAI), lo mejor es guardar las claves en una bóveda o con un administrador de credenciales.
Para conectar el generador de acciones con Hojas de cálculo de Google
  1. En el Centro de administración, haga clic en Aplicaciones e integraciones en la barra lateral y luego seleccione Acciones > Flujos de acciones.
  2. Cree o edite un flujo de acciones.
  3. Abra la barra lateral de pasos.
  4. En Acciones externas, haga clic en Hojas de cálculo de Google.
  5. Haga clic en Conectar.
  6. Siga las instrucciones de Google para autenticarse y completar la conexión.

    Debe iniciar sesión en Google Workspace o en una cuenta de Gmail. En entornos administrados, es posible que tenga que solicitar la autorización del administrador.

    Nota: Todas las acciones externas realizadas por un flujo de acciones se atribuyen al usuario que conectó el sistema externo. Por esta razón, cuando vaya a conectarse a cada sistema externo, lo que conviene es usar una cuenta dedicada exclusivamente a este servicio, y no una cuenta que emplee credenciales personales.

Después de conectarse al sistema, verá un indicador de conexión y detalles sobre la instancia a la que está conectado, así como las acciones disponibles para Hojas de cálculo de Google.

Usar las acciones de Hojas de cálculo de Google en los flujos de acciones

Los pasos de acción de Hojas de cálculo de Google se pueden usar para crear hojas de cálculo y agregar datos a la hoja (como un resumen de ticket generado por IA) que luego se pueden compartir con otros usuarios.

Están disponibles las siguientes acciones de Hojas de cálculo de Google:
  • Crear hoja de cálculo
  • Enumerar hojas de cálculo
  • Crear hoja en hoja de cálculo
  • Adjuntar fila a hoja
  • Buscar filas
  • Actualizar fila
  • Insertar fila en hoja
  • Leer una fila

Crear una nueva hoja de cálculo de Google

Utilice la acción Crear hoja de cálculo para crear una hoja de cálculo.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada spreadsheet_title
Salida spreadsheet_id, sheet_title

Enumerar las hojas de cálculo de Google

Utilice la acción Enumerar hojas de cálculo para obtener una lista de todas las hojas de cálculo en la cuenta. Este paso permite hacer referencia a las hojas de cálculo creadas fuera del flujo de acciones y actuar en base a ello.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Ninguna
Salida spreadsheet_id y sheet_title para cada hoja de cálculo

Crear una nueva hoja en una hoja de cálculo de Google

Utilice la acción Crear hoja para agregar una hoja a una hoja de cálculo existente. Tiene la opción de especificar encabezados de columna y una fila inicial de datos.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada spreadsheet_id, sheet_title
Salida spreadsheet_id, sheet_title

Adjuntar una fila a una hoja de cálculo de Google

Utilice la acción Adjuntar fila para agregar una fila a una hoja.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada spreadsheet_id, sheet_title, values
Salida spreadsheet_id, sheet_title, values

Buscar filas en una hoja de cálculo de Google

Utilice la acción Buscar filas para buscar en las mil primeras filas de una hoja aquellas que cumplan una o más condiciones de filtro. El resultado indica cuándo se alcanza el límite de búsqueda.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada spreadsheet, sheet, Does the first row contain headers?, filter conditions
Salida Matriz de filas coincidentes (con los números de fila y valores correspondientes), recuento de coincidencias, indicador de truncamiento y código de estado HTTP.

Actualizar una fila en una hoja de cálculo de Google

Utilice la acción Actualizar fila para actualizar una o más celdas pertenecientes a una determinada fila de una hoja.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: spreadsheet, sheet, Does the first row contain headers?, row number

Opcional: campos de columna (generados de manera dinámica a partir de los encabezados de las hojas)
Salida ID de la hoja de cálculo, título de la hoja, número de fila, lista de columnas actualizada y código de estado HTTP.

Insertar una fila en una hoja de cálculo de Google

Utilice la acción Insertar fila en hoja para insertar una nueva fila en la hoja y configurar una o más celdas por columna. Deje el número de fila en blanco para que la inserción se haga después de la última fila con datos, o bien escríbalo para insertar la fila en esa posición y desplazar las filas existentes hacia abajo.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: spreadsheet, sheet, Does the first row contain headers?, row number, row values (campos de columna generados de manera dinámica a partir de los encabezados de las hojas)

Opcional: campos de columna (generados de manera dinámica a partir de los encabezados de las hojas)
Salida ID de la hoja de cálculo, título de la hoja, número de fila, lista de columnas actualizada y código de estado HTTP.

Leer una fila en una hoja de cálculo de Google

Utilice la acción Leer una fila para leer los contenidos de una determinada fila en una hoja.

Esta acción tiene las siguientes entradas y salidas:

  Variables
Entrada Requerido: spreadsheet, sheet, Does the first row contain headers?, row number

Opcional: campos de columna (generados de manera dinámica a partir de los encabezados de las hojas)
Salida ID de la hoja de cálculo, título de la hoja, número de fila, valores de la fila como objeto con los nombres de columna como claves y código de estado HTTP.

Receta: Registrar nuevos tickets de Zendesk en Hojas de cálculo de Google

El siguiente ejemplo de flujo de acciones agrega datos a un registro de ticket centralizado en Hojas de cálculo de Google. Cada vez que se envía un ticket de Zendesk, el flujo de acciones agrega automáticamente una fila nueva a la hoja de cálculo con todos los detalles. Esto permite al equipo automatizar el seguimiento de las tendencias, analizar el impacto y generar informes sobre el volumen.

Un flujo de acciones de este tipo podría constar de los siguientes pasos:
  1. Agregue un disparador de flujo de acciones con los siguientes detalles:
    1. Haga clic en Agregar disparador.
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Zendesk, haga clic en Tickets.
    3. Haga clic en Ciclo de vida y seleccione Ticket creado.
  2. Agregue un paso para buscar los detalles del ticket:
    1. En el generador de acciones, debajo del disparador de flujo de acciones, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones de Zendesk, haga clic en Buscar ticket.
    3. Bajo ID del ticket, haga clic en el campo y luego en Seleccione una variable en su lugar.
    4. En el menú de variables, seleccione Ticket creado como el paso que genera la variable que se desea usar y luego seleccione ID del ticket.
  3. Agregue un paso para buscar los detalles del usuario acerca del solicitante del ticket:
    1. En el generador de acciones, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones de Zendesk, haga clic en Buscar a un usuario.
    3. Bajo Tipo de ID de usuario, seleccione ID del usuario de Zendesk.
    4. Para ID del usuario, haga clic en Agregar variable.
    5. En el menú de variables, seleccione Buscar ticket como el paso que genera la variable que se desea usar y luego seleccione ID del solicitante.
  4. Agregue un paso para buscar los detalles acerca de la organización del solicitante del ticket:
    1. En el generador de acciones, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones de Zendesk, haga clic en Buscar una organización.
    3. Bajo Tipo de ID de organización, seleccione ID de la organización de Zendesk.
    4. Para ID de la organización, haga clic en Agregar variable.
    5. En el menú de variables, seleccione Buscar a un usuario como el paso que genera la variable que se desea usar y luego seleccione ID de la organización.
  5. Agregue un paso para buscar los detalles del usuario acerca del agente asignado al ticket:
    1. En el generador de acciones, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones de Zendesk, haga clic en Buscar a un usuario.
    3. Bajo Tipo de ID de usuario, seleccione ID del usuario de Zendesk.
    4. Para ID del usuario, haga clic en Agregar variable.
    5. En el menú de variables, seleccione Buscar ticket como el paso que genera la variable que se desea usar y luego seleccione ID del agente asignado.
  6. Agregue un paso que añada una fila a una hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google con la información recopilada del ticket, el solicitante, la organización y el agente asignado:
    1. En el generador de acciones, haga clic en el icono Agregar paso ().
    2. En la barra lateral de pasos, bajo Acciones externas, haga clic en Hojas de cálculo de Google y luego seleccione Adjuntar fila a hoja.
    3. Seleccione una Hoja de cálculo existente o haga clic en Crear nueva y escriba un Título de la hoja de cálculo.
    4. Seleccione la Hoja en la que se va a agregar la fila.
    5. Bajo Valores de filas, use las variables de los pasos anteriores para capturar los detalles que desee acerca del ticket, el solicitante, la organización y el agente asignado asociado con el ticket. Ingrese los datos en el orden en que aparecen las columnas en la hoja y separe el valor de cada columna con una coma.

      Por ejemplo, esto podría incluir la ID, el asunto y la fecha de creación del ticket, el nombre del solicitante del ticket, el nombre de la organización y otros aspectos.

  7. Haga clic en Guardar.
  8. Haga clic en Probar para probar el flujo de acciones.
  9. Haga clic en el menú de opciones () y seleccione Activar para comenzar a usar el flujo de acciones y registrar tickets de incidentes automáticamente en una hoja de Hojas de cálculo de Google.
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