Partage de rapports dans Insights (Professional et Enterprise)

Vous pouvez partager des rapports et des tableaux de bord en envoyant des e-mails programmés réguliers ou en les téléchargeant et les exportant. Le tableau de bord ou le rapport reflétera son statut actuel, pas la version au moment de la programmation d’envoi. Les valeurs filtrées sélectionnées au moment de la programmation d’envoi ne seront pas mises à jour.

Cet article contient les sections suivantes :

• Envoi d’un e-mail programmé avec un tableau de bord
• Envoi d’un e-mail programmé avec plusieurs tableaux de bord et rapports
• Modification des programmations d’envoi des e-mails de tableaux de bord et de rapports
• Téléchargement d’un onglet de tableau de bord au format PDF
• Exportation de rapports

Envoi d’un e-mail programmé avec un tableau de bord

Vous pouvez envoyer un seul tableau de bord à vos agents et vos utilisateurs finaux en utilisant l’option de programmation privée. Les e-mails programmés privés n’envoient qu’un seul tableau de bord par e-mail. Si vous voulez envoyer un e-mail contenant plusieurs tableaux de bord et rapports, consultez Envoi d’un e-mail programmé avec plusieurs tableaux de bord et rapports.

Pour envoyer un tableau de bord

1. Cliquez sur l’icône Rapports () dans la barre latérale, puis sur l’onglet Insights.
2. Cliquez sur l’icône Emailing dashboard dans le coin supérieur droit.

   

3. Sélectionnez les Dashboard tabs que vous souhaitez inclure.
4. Sélectionnez une option Repeats pour la fréquence d’envoi de l’e-mail, puis sélectionnez une option Time pour choisir l’heure d’envoi de l’e-mail.
5. Cliquez sur Add recipients or define custom subject and message.

   

6. Saisissez les destinataires de l’e-mail pour ce tableau de bord dans Send a copy to. Séparez les adresses e-mail par des virgules.
7. Saisissez un Email subject et un Email message.
8. Cliquez sur Schedule.
   Remarque – Vous ne pouvez pas modifier un e-mail programmé privé. Chaque fois que vous sélectionnez de nouveaux paramètres de programmation, un e-mail supplémentaire est créé. Vous devez supprimer l’e-mail programmé précédent, puis en créer un nouveau.

   Le tableau de bord sera envoyé par e-mail au format PDF à tous les destinataires à la fréquence et à l’heure que vous avez spécifiées. Le fichier PDF portera le nom de votre tableau de bord. Pour en savoir plus sur la façon de changer le nom du tableau de bord au format PDF, consultez Modification du nom d’un tableau de bord Insights au format PDF dans les notes techniques de Support.

Envoi d’un e-mail programmé avec plusieurs tableaux de bord et rapports

Vous pouvez envoyer plusieurs tableaux de bord et rapports aux agents au sein d’un seul e-mail en utilisant l’option de programmation globale. Les e-mails programmés globaux sont réservés aux agents disposant de l’accès à Insights. Les tableaux de bord et les rapports seront filtrés en fonction du profil du destinataire, et non des valeurs de filtres sélectionnées dans le tableau de bord. Par exemple, si votre utilisateur a défini la plage de dates du tableau de bord sur le mois de mai, cela sera reflété dans l’e-mail.

Pour envoyer plusieurs tableaux de bord et rapports

1. Cliquez sur l’icône Rapports, puis sur l’onglet Insights.
2. Cliquez sur GoodData dans le coin supérieur droit.
3. Cliquez sur Manage, puis sur l’onglet Emailing dashboards.

   

4. Cliquez sur Schedule New Email en haut à droite.
5. Dans la section Email, saisissez l’adresse e-mail de votre agent, le sujet de l’e-mail et le message. Séparez les agents par des virgules.
   Remarque – Si vous avez plus de 500 agents, vous devrez créer l’adresse GoodData des agents (consultez Ajout manuel d’agents pour les e-mails programmés).
6. Dans What to attach, sélectionnez tous les tableaux de bord et rapports que vous voulez envoyer. Vos tableaux de bord et rapports sont envoyés au format PDF.

   

7. Dans la section Schedule, sélectionnez la fréquence et l’heure.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout manuel d’agents

Si vous avez plus de 500 agents, le remplissage automatique de New scheduled e-mail risque de ne pas fonctionner dans GoodData.

Remarque – Si vous avez moins de 500 agents, vous n’êtes pas obligé de saisir les agents manuellement (consultez la section précédente Envoi d’un e-mail programmé avec plusieurs tableaux de bord et rapports).

Vous pouvez ajouter manuellement des agents pour qu’ils reçoivent des e-mails programmés, mais vous ne pouvez pas utiliser leur adresse e-mail habituelle. Vous devrez saisir leur adresse GoodData. Pour ce faire, recherchez d’abord l’ID d’un agent dans Zendesk Support. L’ID est le nombre inclus dans l’URL du profil de l’agent.

Ensuite, utilisez la convention suivante pour créer l’adresse GoodData de l’agent :

zendesk-gooddata+<IDAgentZendesk>@zendesk.com

Par exemple, si l’ID de l’agent est 491697820, son adresse GoodData sera :

[e-mail]

Saisissez l’adresse de l’agent dans New scheduled e-mail dans GoodData. Séparez les agents par une virgule.

Modification des programmations d’envoi des e-mails de tableaux de bord et de rapports

Après avoir créé un e-mail programmé, vous pouvez modifier son heure d’envoi et ses destinataires. Vous ne pouvez ni modifier ni dupliquer un e-mail programmé privé. Vous devez supprimer l’e-mail programmé, puis en créer un nouveau.

Pour modifier les programmations globales

1. Dans GoodData, cliquez sur Manage en haut de l’écran.
2. Sélectionnez l’onglet Emailing Dashboards.
3. Sous Global Schedules Created Through Manage, cliquez sur le titre de la programmation dans la colonne Description.

   

4. Cliquez sur Save.

Vous pouvez également supprimer ou dupliquer un e-mail programmé global en cliquant sur Delete ou Duplicate dans la colonne des contrôles.

Téléchargement d’un onglet de tableau de bord au format PDF

Vous pouvez télécharger un PDF de tous les rapports dans un onglet de tableau de bord à envoyer ou à imprimer.

Pour télécharger un PDF d’un onglet de tableau de bord

1. Dans Insights, ouvrez l’onglet de tableau de bord que vous voulez télécharger ou imprimer.
2. Cliquez sur l’icône Download PDF dans le coin supérieur droit.

   

   Le PDF se télécharge automatiquement quand il est prêt.

3. Enregistrez le fichier PDF.

   Une fois ce fichier enregistré, vous pouvez le partager ou l’imprimer.

Exportation de rapports

Vous pouvez exporter un rapport pendant que vous êtes en train de le consulter, ou à partir d’un tableau de bord sans même ouvrir le rapport.

Remarque – Si l’exportation de votre rapport prend plus de cinq minutes et si vous recevez un message d’erreur, c’est qu’il y a trop de données à exporter dans le format demandé. Dans ce cas, vous pouvez choisir un format plus simple (CSV au lieu de XLS par exemple) ou vous pouvez modifier le rapport pour réduire le volume de données qu’il contient.

Pour exporter un rapport que vous êtes en train de consulter

1. Dans Insights, ouvrez l’onglet de tableau de bord contenant le rapport que vous voulez exporter.
2. Cliquez sur le titre du rapport.
3. Cliquez sur Export en bas à gauche du rapport, puis sélectionnez une option d’exportation.

   

Pour télécharger un rapport à partir d’un tableau de bord

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur le menu à côté du titre du rapport que vous voulez télécharger.

   

2. Cliquez sur Download as, puis sélectionnez une option dans le menu déroulant.

   Le fichier se télécharge automatiquement.