Partage de rapports dans Insights (Professional et Enterprise)

Vous pouvez facilement imprimer ou exporter les rapports afin de les partager. Pour partager les rapports, vous pouvez aussi programmer des e-mails réguliers pour les tableaux de bord.

Remarque – Si vous n’avez pas activé Insights, consultez Activation d’Insights. Si vous êtes un agent Enterprise doté d’un rôle personnalisé, il est possible que vous n’y ayez pas accès selon la façon dont votre administrateur a configuré votre rôle.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Envoi par e-mail de tableaux de bord programmés
• Envoi par e-mail de rapports programmés aux agents
• Masquage des tableaux de bord et des rapports et partage avec des agents spécifiques
• Consultation et modification des e-mails programmés existants
• Téléchargement d’un onglet de tableau de bord au format PDF
• Exportation de rapports
• Impression d’un rapport

Pour voir une liste des ressources, consultez Insights resources (en anglais).

Envoi par e-mail de tableaux de bord programmés

Vous pouvez programmer d’envoyer régulièrement par e-mail une version PDF d’un tableau de bord Insights. Vous pouvez envoyer le tableau de bord à quiconque, y compris les personnes qui ne sont pas des agents Zendesk Support. Le tableau de bord reflétera son statut actuel, pas la version au moment de la programmation d’envoi de l’e-mail. 

Remarque – Un tableau de bord programmé ne peut être envoyé qu’à 10 destinataires, qu’il s’agisse de vos agents ou d’utilisateurs externes. 

Pour programmer l’envoi par e-mail d’un rapport à un agent ayant accès à Insights, consultez Envoi par e-mail de rapports programmés.

Pour programmer l’envoi par e-mail d’un tableau de bord

1. Cliquez sur l’icône Rapports () dans la barre latérale, puis sur l’onglet Insights.
2. Cliquez sur l’icône Emailing dashboard dans le coin supérieur droit.

   

3. Sélectionnez les Dashboard tabs que vous souhaitez inclure.
4. Sélectionnez une option Repeats pour la fréquence de l’e-mail, puis sélectionnez une option Time pour choisir l’heure d’envoi de l’e-mail.
5. Cliquez sur Add recipients or define custom subject and message.

   

6. Saisissez les destinataires de l’e-mail pour ce tableau de bord dans Send a copy to.

   Séparez les adresses e-mail par une virgule.

7. Saisissez un Email subject et un Email message.
8. Cliquez sur Schedule.

   Le tableau de bord sera envoyé par e-mail au format PDF à tous les destinataires en fonction de la fréquence et de l’heure que vous avez spécifiées. Le PDF sera livré en mode portrait uniquement et portera le nom de votre tableau de bord. Il est impossible de modifier l’orientation et de passer en mode paysage. Pour en savoir plus sur la façon de changer le nom du tableau de bord au format PDF, consultez Modification du nom d’un tableau de bord Insights au format PDF dans les notes techniques de Support.

   Remarque - Quand vous programmez l’envoi par e-mail d’un tableau de bord à partir du tableau de bord lui-même, le tableau de bord ou rapport reçu sera filtré en fonction des valeurs sélectionnées au moment de la programmation. 

   Vous pouvez supprimer l’e-mail programmé à tout moment, mais pas le modifier. Pour modifier la programmation d’un e-mail, vous devez supprimer la programmation, puis en créer une nouvelle (consultez Consultation et modification des programmations existantes).

   Conseil : Joel Hellman explique comment afficher les détails des tableaux de bord programmés dans notre communauté.

Envoi par e-mail de rapports programmés aux agents

Vous pouvez programmer des e-mails réguliers pour l’envoi de rapports aux agents. Vous ne pouvez adresser ces e-mails programmés qu’aux agents qui ont activé Insights. Les administrateurs ne peuvent pas activer Insights pour les agents. Chaque agent doit le faire pour son compte. Consultez Activation d’Insights pour votre compte.

Le tableau de bord ou le rapport reflétera son statut actuel, pas la version du tableau de bord ou du rapport au moment de la programmation d’envoi de l’e-mail.

Remarque – Vous pouvez programmer l’envoi d’e-mails de tableau de bord à quiconque, pas seulement aux agents (consultez Envoi par e-mail de tableaux de bord programmés).

Pour programmer l’envoi par e-mail d’un rapport

1. Cliquez sur l’icône Rapports () dans la barre latérale, puis sur l’onglet Insights.
2. Cliquez sur GoodData dans le coin supérieur droit.

   

3. Cliquez sur Manage, puis sur l’onglet Emailing Dashboards.

   

4. Cliquez sur Schedule new email.
5. Saisissez les infos pour l’e-mail, sélectionnez le tableau de bord ou le rapport que vous souhaitez envoyer et définissez le calendrier d’envoi.

Remarque - Quand vous programmez un envoi par e-mail pour un tableau de bord ou un rapport à partir de l’onglet Emailing dashboards, le tableau de bord ou rapport reçu sera filtré en fonction du profil de chaque destinataire.

Le destinataire que vous ajoutez à la liste de distribution des e-mails doit être un agent Zendesk Support ayant accès à Insights. Les agents éligibles apparaissent automatiquement au fur et à mesure de votre saisie. Si l’adresse e-mail d’un agent n’apparaît pas automatiquement, il doit peut-être activer Insights dans son compte.

Remarque – Si vous avez plus de 500 agents, le remplissage automatique risque de ne pas fonctionner. Pour ajouter des agents manuellement afin qu’ils puissent recevoir un rapport programmé, consultez la section suivante Ajout manuel d’agents pour les rapports programmés.

Ajout manuel d’agents pour les rapports programmés

Si vous avez plus de 500 agents, le remplissage automatique de New scheduled e-mail risque de ne pas fonctionner dans GoodData.

Remarque – Si vous avez moins de 500 agents, vous n’êtes pas obligé de saisir les agents manuellement (consultez la section précédente Envoi par e-mail de rapports programmés aux agents).

Vous pouvez ajouter manuellement des agents pour qu’ils reçoivent des rapports programmés, mais vous ne pouvez pas utiliser leur adresse e-mail habituelle. Vous devrez saisir leur adresse GoodData. Pour ce faire, recherchez d’abord l’ID d’un agent dans Zendesk Support. L’ID est le nombre inclus dans l’URL du profil de l’agent.

Ensuite, utilisez la convention suivante pour créer l’adresse GoodData de l’agent : 

zendesk-gooddata+<IDAgentZendesk>@zendesk.com

Par exemple, si l’ID de l’agent est 491697820, son adresse GoodData sera :

[e-mail]

Saisissez l’adresse de l’agent dans New scheduled e-mail dans GoodData. Séparez les agents par une virgule.

Masquage des tableaux de bord et des rapports et partage avec des agents spécifiques

Quand vous créez un tableau de bord ou un rapport, vous êtes la seule personne à pouvoir le voir jusqu’à ce que vous le publiiez. Une fois que vous l’avez publié, il est visible par tous. Si vous publiez votre tableau de bord uniquement, tous les rapports de ce tableau de bord deviennent également visibles. Vous pouvez masquer vos tableaux de bord plus tard, mais tous les rapports et mesures restent visibles.

Pour masquer les rapports ou mesures d’un tableau de bord, vous devez les convertir en objets personnels. Vous êtes la seule personne autorisée à voir les objets personnels, mais vous pouvez les partager avec toute personne disposant d’un lien.

Un rapport est masqué si l’icône œil () s’affiche en regard du bouton d’enregistrement, en haut de votre rapport.

Remarque – Pour suivre ces étapes, vous devez d’abord avoir créé un rapport. Pour en savoir plus au sujet de la création de rapports, consultez Création de rapports et tableaux de bord personnalisés dans Insights.

Pour masquer un rapport :

1. En haut à droite de votre rapport, cliquez sur le menu déroulant Options, puis sélectionnez Settings.
2. Dans Settings, désélectionnez Visible to all users.

   

3. Cliquez sur Enregistrer.

   Le rapport est alors masqué. Pour rendre le rapport à nouveau visible, cliquez sur l’icône œil () en haut du rapport.

   Remarque – Si vous masquez un objet qui ne vous appartient pas, conservez le lien. Vous n’aurez plus accès à l’objet sans ce lien.

Pour partager un rapport masqué avec des utilisateurs spécifiques

• Envoyez l’URL de votre rapport ou mesure à l’utilisateur.

  Si vous êtes un administrateur de projet, vous pouvez verrouiller les objets masqués ou choisir d’afficher les rapports masqués en sélectionnant Show hidden reports en haut de l’onglet Rapports.

Consultation et modification des e-mails programmés existants

Dans l’onglet Emailing Dashboards, vous pouvez consulter toutes les programmations visibles créées par les agents dans Zendesk et les modifier.

Pour accéder à l’onglet Emailing Dashboards

1. Cliquez sur l’icône Rapports () dans la barre latérale, puis sur l’onglet Insights.
2. Cliquez sur GoodData dans le coin supérieur droit.

   

3. Cliquez sur Manage, puis sur l’onglet Emailing Dashboards.

   

   Dans l’onglet Emailing Dashboards, vous voyez les e-mails programmés divisés en deux catégories :

• Global schedules (programmations globales) sont les tableaux de bord envoyés uniquement à vos agents qui ont accès à Insights (consultez Envoi par e-mail de rapports programmés aux agents). Vous pouvez cliquer sur le nom d’une programmation pour la modifier. Dans la colonne Controls à l’extrême droite, vous pouvez dupliquer ou supprimer la programmation.
• Private schedules (programmations privées) sont les tableaux de bord envoyés à n’importe quel destinataire (consultez Envoi par e-mail de tableaux de bord programmés). Comme ces tableaux peuvent être envoyés aux utilisateurs finaux, vous pouvez voir les adresses e-mail auxquels ils sont envoyés dans la colonne Copy Emailed to. Vous ne pouvez pas modifier les programmations privées et devez plutôt supprimer l’e-mail de tableau de bord programmé sous Controls, puis en créer un nouveau. 

Téléchargement d’un onglet de tableau de bord au format PDF

Vous pouvez télécharger un PDF de tous les rapports dans un onglet de tableau de bord à envoyer ou à imprimer.

Pour télécharger un PDF d’un onglet de tableau de bord

1. Dans Insights, ouvrez l’onglet de tableau de bord que vous voulez télécharger ou imprimer.
2. Cliquez sur l’icône Download PDF dans le coin supérieur droit.

   

   Le PDF se télécharge automatiquement quand il est prêt.

3. Enregistrez le fichier PDF.

   Une fois ce fichier enregistré, vous pouvez le partager ou l’imprimer.

Exportation de rapports

Vous pouvez exporter un rapport pendant que vous êtes en train de le consulter, ou à partir d’un tableau de bord sans même ouvrir le rapport.

Remarque – Si l’exportation de votre rapport prend plus de cinq minutes et si vous recevez un message d’erreur, c’est qu’il y a trop de données à exporter dans le format demandé. Dans ce cas, vous pouvez choisir un format plus simple (CSV au lieu de XLS par exemple) ou vous pouvez modifier le rapport pour réduire le volume de données qu’il contient.

Pour exporter un rapport que vous êtes en train de consulter

1. Dans Insights, ouvrez l’onglet de tableau de bord contenant le rapport que vous voulez exporter.
2. Cliquez sur le titre du rapport.
3. Cliquez sur Export en bas à gauche du rapport, puis sélectionnez une option d’exportation.

   

Pour télécharger un rapport à partir d’un tableau de bord

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur le menu à côté du titre du rapport que vous voulez télécharger.

   

2. Cliquez sur Download as, puis sélectionnez une option dans le menu déroulant.

   Le fichier se télécharge automatiquement.

Impression d’un rapport

Vous pouvez ouvrir et imprimer un rapport à partir d’un tableau de bord.

Pour imprimer un rapport

1. Dans Insights, ouvrez l’onglet de tableau de bord contenant le rapport que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le titre du rapport.
3. Cliquez sur Print en bas à gauche du rapport.