Le politiche di conservazione dei dati sono fondamentali per le aziende per garantire la conformità alle normative, poiché molti settori hanno leggi che impongono la conservazione di determinati tipi di dati. Ad esempio, la legislazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) impone alle aziende dell’UE di non conservare i dati personali più a lungo del necessario e le aziende devono dimostrare di rispettare questo principio. Spesso le aziende devono rispettare diverse leggi sulla conservazione dei dati, a seconda del settore e dell’ubicazione.
- Elimina gli utenti finali che non sono attivi da tre anni.
- Elimina gli utenti finali la cui organizzazione NON è Acme, Inc. e che non sono stati attivi negli ultimi due anni
- Elimina gli utenti finali senza tag retain che non sono stati attivi negli ultimi 18 mesi
Quando elimini gli utenti finali in Zendesk, questi vengono eliminati temporaneamente e messi in coda, in attesa di essere eliminati definitivamente dopo 30 giorni.
Articoli correlati:
Informazioni sulle pianificazioni di eliminazione degli utenti finali
Le pianificazioni di eliminazione degli utenti finali continuano a cercare ed eliminare gli utenti finali che sono inattivi da un certo periodo di tempo. Ad esempio, se crei una pianificazione che elimina un utente finale dopo un anno di inattività, ma l’utente finale commenta un ticket entro tale periodo, quest'ultimo non viene eliminato. Il conteggio ricomincia da zero e l'utente verrà eliminato un anno dopo l'ultima attività.
- L’ultima attività dell’utente finale nel centro assistenza, inclusa l’ultima volta che ha cercato, visualizzato o commentato un articolo.
- L’ultima volta che l’utente finale ha effettuato l’accesso.
- L’ultimo commento a un ticket dell’utente finale, ovvero la data/ora dell’ultimo commento aggiunto dall’utente a un ticket di cui è il richiedente.
L'attività dell'utente non include le attività eseguite da un membro del team o da Zendesk, come la data di chiusura di un ticket.
Dopo l'attivazione, una pianificazione di eliminazione non è un evento una tantum. Zendesk continua a cercare ed eliminare gli utenti finali, a meno che non venga disattivata la pianificazione. Le pianificazioni di eliminazione iniziano a eliminare gli utenti finali idonei entro 72 ore dal momento in cui vengono soddisfatti i criteri definiti. Ad esempio, se una pianificazione prevede l'eliminazione degli utenti finali inattivi dopo 3 anni, il processo di rimozione inizierà entro 72 ore dal raggiungimento dei 3 anni di inattività. Zendesk può eliminare fino a 24.000 utenti finali per account al giorno.
Le pianificazioni di eliminazione prevedono l’eliminazione temporanea degli utenti finali, il che significa che gli utenti rimangono nel database di Zendesk e sono accessibili, con le dovute limitazioni, ai dipendenti Zendesk che godono di determinati privilegi di accesso al database. A questo punto è possibile eliminare definitivamente l’utente o scegliere di non intraprendere ulteriori azioni e lasciare che sia Zendesk a eliminare l’utente in modo permanente dopo 30 giorni.
Puoi tenere traccia di queste modifiche nel registro di verifica filtrando in base a Tipo di attività: Aggiornato.
Creazione di pianificazioni di eliminazione degli utenti finali
Puoi creare fino a 10 pianificazioni di eliminazione degli utenti finali, ma puoi avere una sola pianificazione attiva alla volta. Se disponi del componente aggiuntivo Protezione e privacy dei dati avanzate, puoi attivare fino a 10 pianificazioni di eliminazione degli utenti finali.
Per creare una pianificazione di eliminazione degli utenti finali
- In Centro amministrativo, fai clic su Account
nella barra laterale, quindi seleziona Sicurezza > Pianificazioni di eliminazione.
- Fai clic su Crea pianificazione di eliminazione > Utenti finali.
Se hai già creato 10 pianificazioni di eliminazione degli utenti finali, viene visualizzato un messaggio che ti informa che hai raggiunto il limite. Prima di crearne una nuova, devi eliminare una esistente.
- Inserisci il Nome della pianificazione.
Usa una convenzione di denominazione coerente per riconoscere meglio i tipi di pianificazioni simili.
- (Facoltativo) Inserisci una Descrizione per la pianificazione di eliminazione.
- In Ultima attività, indica quando eliminare gli utenti finali in base all'ultima attività svolta in Zendesk. Questo campo è obbligatorio.
Nota: La data meno recente di ultima attività è l'1 gennaio 2018. Per gli utenti finali la cui ultima attività risale a prima di quella data viene indicata come data di ultima attività l'1 gennaio 2018.
- Fai clic su Aggiungi condizione per aggiungere ulteriori condizioni per l’eliminazione degli utenti finali, ad esempio in base all’organizzazione o ai tag. Puoi configurare la pianificazione dell’eliminazione in modo che vengano eliminati gli utenti finali che soddisfano tutte o una qualsiasi delle condizioni specificate. Consulta Creazione di istruzioni di condizione per le pianificazioni di eliminazione degli utenti finali.
Puoi aggiungere un’ulteriore condizione per l’eliminazione degli utenti finali. Se disponi del componente aggiuntivo Protezione e privacy dei dati avanzate, puoi aggiungere un numero illimitato di condizioni.
- Seleziona una categoria, un operatore e un valore per ciascuna condizione.
L’operatore determina la relazione tra la categoria e il valore. Ad esempio, se selezioni l’operatore È, la categoria deve essere uguale al valore.
- (Facoltativo) Una volta aggiunte le condizioni, fai clic su Anteprima per visualizzare in anteprima il numero approssimativo di utenti finali che corrispondono ai criteri e che verranno eliminati quando la pianificazione sarà attiva.
- Fai clic su Crea.
- Attiva la pianificazione di eliminazione.
Creazione di istruzioni di condizione per le pianificazioni di eliminazione degli utenti finali
Le istruzioni di condizione sono costituite da categorie, operatori di campo e valori di condizione (che variano in base alla categoria selezionata). Le istruzioni condizionali sono essenzialmente istruzioni "if" che eliminano i ticket che soddisfano i criteri specificati.
Nella tabella seguente sono riportate le categorie disponibili per la creazione di istruzioni di condizione per le pianificazioni di eliminazione degli utenti finali.
Categoria | Descrizione |
---|---|
Attività più recente | Elimina gli utenti finali in base a quando sono stati attivi l’ultima volta. È necessaria almeno una condizione relativa all'ultima attività.
Le pianificazioni di eliminazione eliminano gli utenti finali che sono rimasti inattivi per il periodo di tempo specificato nel campo Ultima attività. Ad esempio, se la condizione Ultima attività è impostata su 365 giorni e l’utente finale ha commentato un ticket durante tale intervallo di tempo, l’utente in questione non viene eliminato. Il calcolo del tempo ricomincia e l'utente finale verrà eliminato dopo 365 giorni dalla data dell'ultima attività. |
Organizzazione | Elimina gli utenti finali in base all’organizzazione, se disponi di più organizzazioni. |
Tag | Elimina gli utenti finali con i tag ticketselezionati. |
0 commenti