ユーザーを1人ずつ登録するのではなく、多くのユーザーを一度に登録できます。一括インポートを行うには、ユーザーのデータを含むCSV（カンマ区切り値）ファイルを作成します。一括インポートでは、メールアドレスや電話番号などの基本的なユーザーデータの設定に加えて、ユーザーロールの設定、エージェントの特権の指定、組織へのユーザーの追加などを行うことができます。一括インポートを使用すると、新しいユーザーを追加したり、既存のユーザーを更新したりすることができます。
組織とユーザーを一括インポートできるのは管理者だけです。トライアルアカウントを使用している場合、ユーザーの一括インポートはできません。
ユーザーおよび組織の一括インポートに伴う制限
ユーザーと組織に関する主要なデータセットをインポートできます。たとえば、一括インポートを使用して、後述の表に示すデータをインポートできます。ただし、タイムゾーン、写真、言語設定などはインポートできません。後述の表にないデータをインポートするには、代わりにZendesk REST APIを使用する必要があります。「Importing users with the Zendesk API（Zendesk APIを使用したユーザーのインポート）」または「Importing organizations with the Zendesk API（Zendesk APIを使用した組織のインポート）」を参照してください
- インポート用CSVデータファイルには、2,000行を超えるデータを含めることはできません（1行はヘッダーとして使用され、残りの行にはユーザーデータまたは組織データが含まれます）。
- 一度にインポートできるCSVファイルは1つだけで、各ファイルのデータは2,000行以内である必要があります。このため、1,999を超えるユーザーまたは組織をインポートする場合は、ファイルをバッチごとに分けて作成し、バッチを1個ずつインポートする必要があります。最大2個のバッチをキューに入れて、バッググラウンドで実行することができます。3個以上のバッチをインポートするには、最初のバッチのインポートが終了してから、3個目のバッチを追加するようにしてください。
- FacebookまたはTwitterアカウントからの連絡先情報のインポートに、一括インポートを使用することはできません。代わりに、Zendesk REST APIを使用してください。「Importing users with the Zendesk API（Zendesk APIを使用したユーザーのインポート）」を参照してください。
CSVファイルでユーザーデータを作成する
インポートに追加するユーザーのリストを作成する場合は、おそらく、従業員データベースなどの別のユーザー管理システムからユーザーリストを生成することになるでしょう。これらのシステムの多くは、データをCSVファイルにエクスポートする機能を備えています。このリストをいちから作成する必要がある場合は、Microsoft ExcelやOpenOffice.orgのCalcなどを使用します。
- このファイルは、適切なCSV形式であること、UTF-8エンコーディングを使用して保存されていることが必要です。
- CSVファイルの1行目はヘッダー行です。この行は、ファイルに必ず含める必要があります。
- ヘッダー行には、以下の表内の必須フィールドを必ず含めます。さらに、必須フィールド以外のフィールドも任意に選んで追加することができます。
- 含めたフィールドは、ヘッダー行に以下の表のリストと同じ順番で表示されます。
- データをインポートしないフィールドがある場合は、そのフィールドをヘッダー行に含めないでください。
- ファイル内に空のデータ列があると、ユーザーの既存のデータが、空のデータで上書きされます。
- notes欄または複数行のカスタムフィールドに改行を追加するには、Alt+Enterキーを押すか（Windowsの場合）、Ctrl+Option+Returnキーを押します（Macの場合）。
以下の表に、ファイルに含めることにできるフィールドを示します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
| name | 新規ユーザーのインポート時に必須。ユーザーのフルネーム。 |
| 新規ユーザーのインポート時に必須。ユーザーの完全なメールアドレス（someuser@mycompany.com）。1人のユーザーに複数のメールアドレスを設定することができます。「複数の電子メールアドレスを1人のユーザーに指定する」を参照してください。 | |
| external_id | ユーザーのメールアドレス以外にもIDがある場合（従業員IDやカスタマーリファレンス番号など）、この欄に入力できます。同じIDのデータは上書きされてしまうため、外部IDはユーザーごとに一意である必要があります。 |
| details | 住所など、このユーザーに関する詳細情報。この情報を見ることができるのはエージェントだけです。エンドユーザーの画面には表示されません。 |
| notes | このユーザーに関するメモ。メモを見ることができるのはエージェントだけです。エンドユーザーの画面には表示されません。 |
| phone | ユーザーの電話番号。固有の電話番号が直通番号として追加されます。既存の電話番号は予備回線として追加されます。 |
| shared_phone_number | 共有している電話番号である場合は、「true」に設定します。共有している電話番号は、ユーザーIDとして使用できません。 |
| role | 大文字と小文字を区別。「End-user」、「Agent」、または「Admin」。この欄を指定しないと、ユーザーはエンドユーザーとして設定されます。 |
| restriction |
ユーザーのロールが「エージェント」に設定されている場合、新規ユーザーのインポート時に必須です。restrictionには、エージェントの特権、アクセスできるチケットなどを設定できます。エージェントにする新規ユーザーをインポートする場合は必須です。
次のいずれかの値を入力できます。
Zendesk SupportのEnterpriseプランでは、制限フィールドを使用して、エージェントユーザーに事前定義済みのロールまたはカスタムロールを割り当てることができます。後述の「エージェントにEnterpriseエージェントロールを割り当てる」を参照してください。 |
| organization | ユーザーを追加する組織の名前。事前に組織がヘルプデスクに追加されている必要があります。追加されていないと、インポートに失敗します。
ProfessionalとEnterpriseでは、ユーザーを複数の組織に追加できます。それには、組織名をパイプ（｜）で区切って指定します（「ユーザーを複数の組織にインポートする」を参照）。 |
| tags | Zendesk Supportでユーザーと組織のタグ付けが有効になっている場合（「ユーザーおよび組織へのタグの追加」を参照）、ユーザータグを追加できます。複数のタグを指定する場合、タグ間はカンマで区切ります。 |
| brand | アカウントに複数のブランドがある場合は、ブランドのサブドメインを指定できます。ブランドのサブドメインによって、ユーザーに送信される最初に送信されるメールのブランドが決まります。ただし、そのブランドがアクティブで、有効なヘルプセンターを持っている必要があります。指定したブランドのサブドメインがアクティブでないか、ヘルプセンターが有効になっていないか存在しない場合、列は無視され、最初に送信されるメールはデフォルトのブランドで送信されます。
ブランドのサブドメインの名前だけを指定します。たとえば、「mydomain」を使用し、「mydomain.zendesk.com」は使用しません。 |
| custom_fields.<field key> | ユーザーの一括インポートを実行する場合、「custom_fields.」という接頭辞に続いてフィールドキーを指定することで、カスタムユーザーフィールドをインポートできます。
たとえば、subscription_dateというフィールドキーのフィールド値をインポートするには、次のように指定します。 custom_fields.subscription_date 情報をチェックボックスにインポートする場合は、チェックボックスをオンにするには「true」と入力し、オフにするには「false」と入力します。
メモ：カスタムユーザーフィールドのキーを見つけるには、管理アイコン（
 ）をクリックして「ユーザーフィールド」を選択し、目的のカスタムフィールドの名前をクリックします。フィールドキーが、右側のプロパティパネルに表示されます。フィールド値の形式が正しくないと、インポートは失敗します。そして、保存に失敗したレコードを示すエラーレポートが表示されます。カスタム日付フィールドには、YY/MM/DDまたはYYYY-MM-DDの形式を使用してください。
重要：ドロップダウンリストオプションの値を設定するには、ドロップダウンリストの作成時に追加したタグを使用します。
「ユーザープロフィールへのカスタムフィールドの追加」を参照してください。 |
一括インポート時にユーザーに送信される登録確認メールに関する注意
一括インポートを使って新しいユーザーを追加すると、追加された各エンドユーザーには登録確認用のメールが届きます。この登録確認メールにはメールアドレス確認用のリンクが記載されており、このリンクをクリックすると、パスワードを設定してサインインするように求められます。登録確認メール配信の設定を変更して、これらのユーザーに確認メールが送られないようにすることもできます。
登録確認メールがユーザーに送信されないようにするには
- サイドバーにある管理アイコン（）をクリックし、「設定」>「カスタマー」を選択します。
- 「ユーザー登録確認メール」セクションで「エージェントまたは管理者によって新規ユーザーが登録された際にも確認メールを送信する」オプションをオフにします。
メモ：このオプションは、Guideを有効にするまで使用できません。 - 「タブを保存」をクリックします。
複数の組織にユーザーをインポートする（ProfessionalおよびEnterprise）
ProfessionalまたはEnterpriseプランでは、一括インポート時にユーザーを複数の組織に追加できます。
それには、CSVデータファイル内の組織のセルに、複数の組織をパイプ記号で区切って入力します。例：Organization1|Organization2|Organization3
以下は、3つの異なる組織を追加するCSVサンプルの例です。
"name","email","external_id","details","notes","phone","role","restriction","organization","tags"
Enrico Venticello,"venticello@somecompany.com",,,,,,,Organization1|Organization2|Organization3,,存在しない組織をリストに追加した場合、インポートに失敗します。
アルファベット順で先頭の組織がユーザーのデフォルトの組織となります。.csvインポートを使用して、これとは別のデフォルト組織を設定することはできません。ユーザーのデフォルトの組織は、手動で調整することも、Core API - Set Membership as Defaultエンドポイントを使用して調整することもできます。
エージェントにEnterpriseカスタムロールを割り当てる（Enterpriseのみ）
Enterpriseでは、エージェントを定義済みロールまはたカスタムロールに割り当てることができます（「カスタムエージェントロール」を参照）。Enterpriseプランのエージェントロールは、前述の表に挙げた標準の制限とは異なり、単体のアクセス許可ではなく、アクセス許可のセットです。
カスタムのエージェントロールを作成した場合は、そのカスタムロールの名前を使用します。たとえば、エージェントに「ヘルプデスクリーダー」という名前のロールを設定したCSVの例を以下に示します。
"name","email","external_id","details","notes","phone","role",
"restriction","organization","tags"
Enrico Venticello,"venticello@somecompany.com",,,,,"agent","Help Desk Mastermind",,Zendesk Supportに存在しないロールを誤って指定した場合、そのエージェントは「ライトエージェント」に設定されます。この場合は、手動でユーザープロフィールを編集することで、別のエージェントロールに変更できます。
また、インポート時に大文字と小文字が区別されないため、「Help Desk Mastermind」と「help Desk mastermind」は、同じエージェントロールとして設定されます。
複数のメールアドレスと電話番号を1人のユーザーに指定する
一括インポート時にexternal_id列を使用して、プライマリメールアドレス、セカンダリメールアドレス、および電話番号を1人のユーザーに割り当てることができます。
これを行うには、上の図に示すように、メールアドレス（複数）と電話番号、そして同時にインポートするすべてのチケットフィールド（例：role）に同じ外部IDを割り当てます。同じ外部IDに関連付けられたメールまたは通話は、そのIDに関連付けられたユーザーにルーティングされます。
2つのメールアドレスのうち最初のアドレスが既存のユーザーと一致すると、そのユーザーは更新されます。ただし、2番目のメールアドレスも既存のユーザー（最初のメールアドレスに関連付けられた同じユーザーまたは別のユーザー）と一致した場合、最初のメールアドレスに関連付けられたユーザーは、両方のメールアドレスで更新され、「メールアドレスが既に存在します」という2番目のユーザーエラーが発生します。
CSVファイルのユーザーデータをインポートする
この操作により、新しいユーザーのデータをインポートするだけでなく、既存のユーザーの情報も更新することができます。
- サイドバーにある管理アイコン（）をクリックし、「メンバー」を選択します。
- 「ユーザーの一括インポート」（右側の列）を選択します。
- インポートの種類を選択します。
- ユーザーを新規作成
- 既存のユーザーを更新
重要：「更新」を実行すると、実際には「置換」が行われます。つまり、「既存のユーザーを更新」を選択した場合、CSVファイル内にリストされたユーザーの既存のデータが置き換えられることになります。ファイルには、更新したいフィールドだけを含めるようにします。空のデータ列がある場合、ユーザーの既存のデータが上書きされ、空白になります。また、既存のユーザーを更新したときに置き換えられるデータや追加されるデータについて詳しくは、「既存のユーザープロフィールデータを更新する」を参照してください。
- 「ファイルを選択」または「代わりに自分でデータ内に貼り付ける」リンクをクリックします。
- 「インポート」をクリックします。
インポート操作がキューに追加され、ユーザーは、インポート処理が完了したときにZendesk Supportに追加されます。「ユーザーおよび組織の一括インポートに伴う制限」を参照してください。インポートが完了すると、その旨を通知するメールが届きます。
既存のユーザープロフィールデータを更新する
前述のとおり、一括インポートを行う場合は「既存のユーザーを更新」を選択することができます。このオプションを選択すると、Supportに以前に追加済みのユーザーのプロフィールデータを更新できるようになります。データによって、置き換えられるものと、既存のデータにさらに追加されるものとがあるので注意してください。
次のユーザーデータは置き換えられます。
- name
- external_id
- role
- restriction
- organization
- Custom fields
次のユーザーデータは追加されます（既存のデータに追加されます）。
- details
- notes
- tags
- phone（セカンダリ電話番号として追加される）
- email（セカンダリメールアドレスとして追加される）
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