ユーザーの一括インポート

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ユーザーを1人ずつ登録するのではなく、多くのユーザーを一度に登録できます。一括インポートを行うには、ユーザーのデータを含むCSV（カンマ区切り値）ファイルを作成します。一括インポートでは、メールアドレスや電話番号などの基本的なユーザーデータの設定に加えて、ユーザーロールの設定、エージェントの特権の指定、組織へのユーザーの追加などを行うことができます。一括インポートを使用すると、新しいユーザーを追加したり、既存のユーザーを更新したりすることができます。

組織とユーザーを一括インポートできるのは管理者だけです。トライアルアカウントを使用している場合、ユーザーの一括インポートはできません。

重要：ユーザーと組織の両方を一括インポートする場合は、先に組織をインポートする必要があります。「組織の一括インポート」を参照してください。

この記事では、次のトピックについて説明します。

• ユーザーおよび組織の一括インポートに伴う制限
• CSVファイルでユーザーデータを作成する
• CSVファイルのユーザーデータをインポートする

ユーザーおよび組織の一括インポートに伴う制限

ユーザーと組織に関する主要なデータセットをインポートできます。たとえば、一括インポートを使用する場合、後述の表で説明するユーザーデータをインポートすることができます。ただし、ユーザーのタイムゾーン、写真、言語環境設定などはインポートできません。後述の表に記載のないデータをインポートするには、Zendesk REST APIを使用する必要があります。「Importing users with the Zendesk API（Zendesk APIを使用したユーザーのインポート）」または「Importing organizations with the Zendesk API（Zendesk APIを使用した組織のインポート）」を参照してください

また、一括インポートには、次の制限もあります。

• インポート用CSVデータファイルには、2,000行を超えるデータを含めることはできません（1行はヘッダーとして使用され、残りの行にはユーザーデータまたは組織データが含まれます）。
• 一度にインポートできるCSVファイルは1つだけで、各ファイルのデータは2,000行以内である必要があります。このため、1,999を超えるユーザーまたは組織をインポートする場合は、ファイルをバッチごとに分けて作成し、バッチを1個ずつインポートする必要があります。最大2個のバッチをキューに入れて、バッググラウンドで実行することができます。3個以上のバッチをインポートするには、最初のバッチのインポートが終了してから、3個目のバッチを追加するようにしてください。
• FacebookまたはTwitterアカウントからの連絡先情報のインポートに、一括インポートを使用することはできません。代わりに、Zendesk REST APIを使用してください。「Importing users with the Zendesk API（Zendesk APIを使用したユーザーのインポート）」を参照してください。

CSVファイルでユーザーデータを作成する

インポートに追加するユーザーのリストを作成する場合は、おそらく、従業員データベースなどの別のユーザー管理システムからユーザーリストを生成することになるでしょう。これらのシステムの多くは、データをCSVファイルにエクスポートする機能を備えています。このリストをいちから作成する必要がある場合は、Microsoft ExcelやOpenOffice.orgのCalcなどを使用します。

ファイルを作成する際に注意すべき重要事項を以下に示します。

• このファイルは、適切なCSV形式であること、UTF-8エンコーディングを使用して保存されていることが必要です。
• CSVファイルの1行目はヘッダー行です。この行は、ファイルに必ず含める必要があります。
• ヘッダー行には、以下の表内の必須フィールドを必ず含めます。さらに、必須フィールド以外のフィールドも任意に選んで追加することができます。
• 含めたフィールドは、ヘッダー行に以下の表のリストと同じ順番で表示されます。
• データをインポートしないフィールドがある場合は、そのフィールドをヘッダー行に含めないでください。
• ファイル内に空のデータ列があると、ユーザーの既存のデータが、空のデータで上書きされます。
• notes欄または複数行のカスタムフィールドに改行を追加するには、Alt+Enterキーを押すか（Windowsの場合）、Ctrl+Option+Returnキーを押します（Macの場合）。

メモ：Microsoft Excelは、ファイルをそのまま保存することはできません。ファイルを保存するには、Google Sheetsにいったんアップロードし再ダウンロードしてから、Zendeskにアップロードしてください。また、Open Officeを使用してファイルを保存することもできます。

以下の表に、ファイルに含めることにできるフィールドを示します。

メモ：名前、メールアドレス、および制限のフィールドは、新規ユーザーをインポートするときに必要です。既存のユーザーが一括インポートによって更新される場合は、一意の識別子が1つだけ必要です（メールアドレスまたは外部IDなど）。

表1. ユーザーのインポート用データ

フィールド	説明
name	新規ユーザーのインポート時に必須。ユーザーのフルネーム。
email	新規ユーザーのインポート時に必須。ユーザーの完全なメールアドレス（[e-mail]）。1人のユーザーに複数のメールアドレスを設定することができます。「複数の電子メールアドレスを1人のユーザーに指定する」を参照してください。
external_id	ユーザーのメールアドレス以外にもIDがある場合（従業員IDやカスタマーリファレンス番号など）、この欄に入力できます。同じIDのデータは上書きされてしまうため、外部IDはユーザーごとに一意である必要があります。
details	住所など、このユーザーに関する詳細情報。この情報を見ることができるのはエージェントだけです。エンドユーザーの画面には表示されません。
notes	このユーザーに関するメモ。メモを見ることができるのはエージェントだけです。エンドユーザーの画面には表示されません。
phone	ユーザーの電話番号。固有の電話番号が直通番号として追加されます。既存の電話番号は予備回線として追加されます。
role	大文字と小文字を区別。「End-user」、「Agent」、または「Admin」。この欄を指定しないと、ユーザーはエンドユーザーとして設定されます。
restriction	ユーザーのロールが「エージェント」に設定されている場合、新規ユーザーのインポート時に必須。制限には、エージェントの特権、アクセスできるチケットなどを設定できます。 次のいずれかの値を入力できます。 assigned：このエージェントに割り当て済みのチケットにのみアクセスできます。 groups：このエージェントのグループに割り当てられたチケットにのみアクセスできます。 none：何の制限もなく、すべてのチケットにアクセスできます。 organization：このエージェントの組織のユーザーによって要求されたチケットのみにアクセスできます。 requested：エージェント自身のチケットのみにアクセスできます（エージェントがリクエスタであるチケットのみ）。 Light Agent：ライトエージェントと同じ制限がユーザーに課せられます（「ライトエージェントの権限について」を参照）。 Zendesk SupportのEnterpriseプランでは、制限フィールドを使用して、エージェントユーザーに事前定義済みのロールまたはカスタムロールを割り当てることができます。後述の「エージェントにEnterpriseエージェントロールを割り当てる」を参照してください。
organization	ユーザーを追加する組織の名前。事前に組織がヘルプデスクに追加されている必要があります。追加されていないと、インポートに失敗します。 ProfessionalとEnterpriseでは、ユーザーを複数の組織に追加できます。それには、組織名をパイプ（｜）で区切って指定します（「ユーザーを複数の組織にインポートする」を参照）。
tags	Zendesk Supportでユーザーと組織のタグ付けが有効になっている場合（「ユーザーおよび組織へのタグの追加」を参照）、ユーザータグを追加できます。複数のタグを指定する場合、タグ間はカンマで区切ります。
brand	アカウントに複数のブランドがある場合は、ブランドのサブドメインを指定できます。ブランドのサブドメインによって、ユーザーに送信される最初に送信されるメールのブランドが決まります。ただし、そのブランドがアクティブで、有効なヘルプセンターを持っている必要があります。指定したブランドのサブドメインがアクティブでないか、ヘルプセンターが有効になっていないか存在しない場合、列は無視され、最初に送信されるメールはデフォルトのブランドで送信されます。
custom_fields.	ユーザーの一括インポートを実行する場合、「custom_fields.」という接頭辞に続いてフィールドキーを指定することで、カスタムユーザーフィールドをインポートできます。 たとえば、subscription_dateというフィールドキーのフィールド値をインポートするには、次のように指定します。 custom_fields.subscription_date 情報をチェックボックスにインポートする場合は、チェックボックスをオンにするには「true」と入力し、オフにするには「false」と入力します。 メモ：カスタムユーザーフィールドのキーを見つけるには、管理アイコン（）をクリックして「ユーザーフィールド」を選択し、目的のカスタムフィールドの名前をクリックします。フィールドキーが、右側のプロパティパネルに表示されます。 フィールド値の形式が正しくないと、インポートは失敗します。そして、保存に失敗したレコードを示すエラーレポートが表示されます。カスタム日付フィールドには、YY/MM/DDまたはYYYY-MM-DDの形式を使用してください。 重要：ドロップダウンリストオプションの値を設定するには、ドロップダウンリストの作成時に追加したタグを使用します。 「ユーザープロフィールへのカスタムフィールドの追加」を参照してください。

一括インポート時にユーザーに送信される登録確認メールに関する注意

一括インポートを使って新しいユーザーを追加すると、追加された各エンドユーザーには登録確認用のメールが届きます。この登録確認メールにはメールアドレス確認用のリンクが記載されており、このリンクをクリックすると、パスワードを作成してサインインするように求められます。登録確認メール配信の設定を変更して、これらのユーザーに確認メールが送られないようにすることもできます。

メモ：一括インポートによって追加されたユーザーに登録確認メールを送信するには、Guideを有効にする必要があります。Guideが有効になっている場合、一括インポートしたユーザーに登録確認メールを送信したくなければ、一括インポートを実行する前にGuideを一時的に無効にします。詳しくは、「初めてのGuideの使い方」を参照してください

登録確認メールがユーザーに送信されないようにするには

1. サイドバーにある管理アイコン（）をクリックし、「設定」>「カスタマー」を選択します。
2. 「ユーザー登録確認メール」セクションで「エージェントまたは管理者によって新規ユーザーが登録された際にも確認メールを送信する」オプションをオフにします。

   

   メモ：このオプションは、Guideを有効にするまで使用できません。
3. 「タブを保存」をクリックします。

複数の組織にユーザーをインポートする（ProfessionalおよびEnterprise）

ProfessionalまたはEnterpriseプランでは、一括インポート時にユーザーを複数の組織に追加できます。

それには、CSVデータファイル内の組織のセルに、複数の組織をパイプ記号で区切って入力します。以下はその例です。Organization1|Organization2|Organization3

以下は、3つの異なる組織を追加するCSVサンプルの例です。

"name","email","external_id","details","notes","phone","role","restriction","organization","tags" Enrico Venticello,"[e-mail]",,,,,,,Organization1|Organization2|Organization3,,

存在しない組織をリストに追加した場合、インポートに失敗します。

アルファベット順で先頭の組織がユーザーのデフォルトの組織となります。.csvインポートを使用して、これとは別のデフォルト組織を設定することはできません。ユーザーのデフォルトの組織は、手動で調整することも、Core API - Set Membership as Defaultエンドポイントを使用して調整することもできます。

エージェントにEnterpriseカスタムロールを割り当てる（Enterpriseのみ）

Enterpriseでは、エージェントを定義済みロールまはたカスタムロールに割り当てることができます（「カスタムエージェントロール」を参照）。Enterpriseプランのエージェントロールは、前述の表に挙げた標準の制限とは異なり、単体のアクセス許可ではなく、アクセス許可のセットです。

カスタムのエージェントロールを作成した場合は、そのカスタムロールの名前を使用します。たとえば、エージェントに「ヘルプデスクリーダー」という名前のロールを設定したCSVの例を以下に示します。

"name","email","external_id","details","notes","phone","role", "restriction","organization","tags" 山田 怜,"[e-mail]",,,,,"agent","ヘルプデスクのリーダー",,

Zendesk Supportに存在しないロールを誤って指定した場合、そのエージェントは「ライトエージェント」に設定されます。この場合は、手動でユーザープロフィールを編集することで、別のエージェントロールに変更できます。

メモ：Enterpriseでは、エージェントロールによって標準のエージェント制限が上書きされます。つまり、前述の表にある標準の制限を使用して、エージェントをインポートまたは更新することはできません。エージェントロールを使用する必要があります。

また、インポート時に大文字と小文字が区別されないため、「Help Desk Mastermind」と「help Desk mastermind」は、同じエージェントロールとして設定されます。

複数のメールアドレスと電話番号を1人のユーザーに指定する

一括インポート時に、external_id列を使用して、プライマリメールアドレスとセカンダリメールアドレスおよび電話番号を1人のユーザーに割り当てることができます。

それには、上の図のように、同じ外部IDを複数のメールアドレスまたは電話番号に割り当てます。同じ外部IDに関連付けられたメールまたは通話は、そのIDに関連付けられたユーザーにルーティングされます。

2つのメールアドレスのうち最初のアドレスが既存のユーザーと一致すると、そのユーザーは更新されます。ただし、2番目のメールアドレスも既存のユーザー（最初のメールアドレスに関連付けられた同じユーザーまたは別のユーザー）と一致した場合、最初のメールアドレスに関連付けられたユーザーは、両方のメールアドレスで更新され、「メールアドレスが既に存在します」という2番目のユーザーエラーが発生します。

CSVファイルのユーザーデータをインポートする

この操作により、新しいユーザーのデータをインポートするだけでなく、既存のユーザーの情報も更新することができます。

CSVファイルのユーザーデータをインポートするには

1. サイドバーにある管理アイコン（）をクリックし、「メンバー」を選択します。
2. 「ユーザーの一括インポート」（右側の列）を選択します。
3. インポートの種類を選択します。
   • ユーザーを新規作成
   • 既存のユーザーを更新
     重要：「更新」を実行すると、実際には「置換」が行われます。つまり、「既存のユーザーを更新」を選択した場合、CSVファイル内にリストされたユーザーの既存のデータが置き換えられることになります。ファイルには、更新したいフィールドだけを含めるようにします。空のデータ列がある場合、ユーザーの既存のデータが上書きされ、空白になります。また、既存のユーザーを更新したときに置き換えられるデータや追加されるデータについて詳しくは、「既存のユーザープロフィールデータを更新する」を参照してください。
4. 「ファイルを選択」または「代わりに自分でデータ内に貼り付ける」リンクをクリックします。
5. 「インポート」をクリックします。

インポート操作がキューに追加され、ユーザーは、インポート処理が完了したときにZendesk Supportに追加されます。「ユーザーおよび組織の一括インポートに伴う制限」を参照してください。インポートが完了すると、その旨を通知するメールが届きます。

既存のユーザープロフィールデータを更新する

前述のとおり、一括インポートを行う場合は「既存のユーザーを更新」を選択することができます。このオプションを選択すると、Supportに以前に追加済みのユーザーのプロフィールデータを更新できるようになります。データによって、置き換えられるものと、既存のデータにさらに追加されるものとがあるので注意してください。

メモ：外部IDはユーザーごとに一意である必要があります。

次のユーザーデータは置き換えられます。

• name
• external_id
• role
• restriction
• organization
• custom_fields

次のユーザーデータは追加されます（既存のデータに追加されます）。

• details
• notes
• tags
• phone（セカンダリ電話番号として追加される）
• email（セカンダリメールアドレスとして追加される）