要約：◀▼
アクションフローでGoogleスプレッドシートのアクションを使用すると、アカウントを接続したり、スプレッドシートを作成・更新したり、自動ワークフローでチケットデータを記録したりできます。行の追加、挿入、読み取り、検索、更新が可能なため、チケットの追跡、チームとの詳細情報の共有、傾向、影響、件数に関するレポートの作成が容易になります。
Googleスプレッドシートをアクションビルダーに接続する
外部アクションをアクションフローで使用するには、アクションビルダーを外部システムへ接続する必要があります。
- アクションフローによって実行される外部アクションは、すべて外部システムを接続したユーザーに帰属します。したがって、各外部システムに接続する際は、個人の資格情報ではなく、専用のサービスアカウントを使用することが推奨されます。
- すべてのインテグレーションは、必要なスコープへのアクセスを要求します。ただし、外部システムへの接続を承認する前に、スコープを確認し、妥当性を検証することが重要です。
- APIキーを使用するツール（OpenAIなど）の資格情報を管理する場合、キーをセキュアな保管場所または資格情報管理ツールに保存することが最適です。
- 管理センターで、サイドバーにある「
アプリおよびインテグレーション」をクリックし、「アクション」>「アクションフロー」を選択します。 - アクションフローを新規作成するか、既存のアクションフローを編集します。
- ステップサイドバーを開きます。
- 「外部アクション」で、「Googleスプレッドシート」をクリックします。
- 「接続」をクリックします。
- Googleの指示に従って認証を行い、接続を確立します。
Google WorkspaceまたはGmailアカウントでログインします。管理環境で管理者の承認が必要になる場合があります。
メモ：アクションフローによって実行される外部アクションは、すべて外部システムを接続したユーザーに帰属します。したがって、各外部システムに接続する場合、個人の資格情報ではなく専用のサービスアカウントを使用することが推奨されます。
接続が完了すると、接続していることを示すインジケーター、接続したインスタンスの詳細情報、およびGoogleスプレッドシートで利用可能なアクションが表示されます。
アクションフローでのGoogleスプレッドシートアクションの使用
Googleスプレッドシートのアクションステップを使用すると、スプレッドシートを作成し、たとえばAI生成のチケットの要約などのデータをシートに追加して、他のユーザーと共有できます。
新しいGoogleスプレッドシートを作成する
「スプレッドシートを作成する」アクションを使用してスプレッドシートを作成します。
このアクションには以下の入力と出力が含まれます。
| 変数 | |
|---|---|
| 入力 | spreadsheet_title |
| 出力 |
spreadsheet_id、sheet_title
|
Googleスプレッドシートのリストを取得する
「スプレッドシートのリストを取得する」アクションを使用して、アカウント内のすべてのスプレッドシートのリストを取得します。このステップにより、アクションフローの外で作成されたスプレッドシートを参照し、操作できるようになります。
このアクションには以下の入力と出力が含まれます。
| 変数 | |
|---|---|
| 入力 | なし |
| 出力 |
スプレッドシートごとにspreadsheet_idとsheet_title
|
Googleスプレッドシートに新しいシートを作成する
「スプレッドシートのシートを作成する」アクションを使用して既存のスプレッドシートにシートを追加します。列の見出しや最初のデータ行を指定するオプションも含まれています。
このアクションには以下の入力と出力が含まれます。
| 変数 | |
|---|---|
| 入力 |
spreadsheet_id、sheet_title
|
| 出力 |
spreadsheet_id、sheet_title
|
Googleスプレッドシートに行を追加する
「行を追加」アクションを使用して、スプレッドシートに行を追加します。
このアクションには以下の入力と出力が含まれます。
| 変数 | |
|---|---|
| 入力 |
spreadsheet_id, sheet_title, values
|
| 出力 |
spreadsheet_id, sheet_title, values
|
Googleスプレッドシートで行を検索する
「行を検索」アクションを使用すると、シートの最初の1,000行から、1つ以上のフィルタ条件に一致する行を検索できます。検索結果には、検索上限に達したかどうかが表示されます。
このアクションには以下の入力と出力が含まれます。
| 変数 | |
|---|---|
| 入力 |
spreadsheet、sheet、Does the first row contain headers?、filter conditions
|
| 出力 | 一致した行の配列：各行には、行番号と値、一致件数、切り捨てインジケーター、HTTPステータスコードが含まれます。 |
Googleスプレッドシートで行を更新する
「行を更新」アクションを使用して、シート内の特定の行にある1つ以上のセルを更新します。
このアクションには以下の入力と出力が含まれます。
| 変数 | |
|---|---|
| 入力 | 必須：spreadsheet、sheet、Does the first row
contain headers?、row
numberオプション：列フィールド（シートの見出しに基づいて動的に生成される） |
| 出力 | スプレッドシートID、シート名、行番号、更新された列の一覧、およびHTTPステータスコード。 |
Googleスプレッドシートで行を挿入する
「シートに行を挿入」アクションを使用して、列ごとに1つ以上のセルの値を設定して、シートに新しい行を挿入します。行番号を空欄のままにすると、データがある最後の行の後に追加されます。行番号を指定すると、その位置に行が挿入され、既存の行は下にずれます。
このアクションには以下の入力と出力が含まれます。
| 変数 | |
|---|---|
| 入力 | 必須：spreadsheet、sheet、Does the first row
contain headers?、row number、row values （シートの見出しに基づいて動的に生成される列フィールド）オプション：列フィールド（シートの見出しに基づいて動的に生成される） |
| 出力 | スプレッドシートID、シート名、行番号、更新された列の一覧、およびHTTPステータスコード。 |
Googleスプレッドシートで行を読み取る
「行を読み取る」アクションを使用して、シート内の特定の行の内容を読み取ります。
このアクションには以下の入力と出力が含まれます。
| 変数 | |
|---|---|
| 入力 | 必須：spreadsheet、sheet、Does the first row
contain headers?、row
numberオプション：列フィールド（シートの見出しに基づいて動的に生成される） |
| 出力 | スプレッドシートID、シート名、行番号、列名をキーとする行の値のオブジェクト、およびHTTPステータスコード。 |
レシピ：Googleスプレッドシートに新しいZendeskチケットを記録する
以下のアクションフローの例では、Googleスプレッドシートで一元管理しているチケットログにデータを追加します。Zendeskのチケットが送信されるたびに、アクションフローが自動的に詳細情報を記載した新しい行をスプレッドシートに追加します。これにより、チームは傾向の追跡、影響の分析、件数に関するレポート作成を自動化できます。
- 以下の詳細情報を設定してアクションフロートリガを追加します。
- 「トリガを追加」をクリックします。
- ステップサイドバーのZendeskセクションで「チケット」をクリックします。
- 「ライフサイクル」をクリックし、「チケットの作成」を選択します。
- チケットの情報を検索するステップを追加します。
- アクションビルダーで、アクションフロートリガの下にあるステップを追加アイコン（
）をクリックします。 - ステップサイドバーの「Zendeskアクション」で、「チケットを検索」をクリックします。
- 「チケットID」で、フィールドをクリックし、「変数を選択する」をクリックします。
- 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「チケットの作成」を選択した後、「チケットID」を選択します。
- アクションビルダーで、アクションフロートリガの下にあるステップを追加アイコン（
- チケットのリクエスタに関するユーザーの詳細を検索するステップを追加します。
- アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
- ステップサイドバーのZendeskアクションで、「ユーザーを検索」をクリックします。
- 「ユーザーIDタイプ」で、「ZendeskユーザーID」を選択します。
- 「ユーザーID」で、「変数を追加」をクリックします。
- 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「チケットを検索」を選択した後、「リクエスタID」を選択します。
- アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（
- チケットのリクエスタの組織に関する詳細を検索するステップを追加します。
- アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
- ステップサイドバーの「Zendeskアクション」で、「組織を検索する」をクリックします。
- 「組織IDタイプ」で、「Zendesk組織ID」を選択します。
- 「組織ID」で、「変数を追加」をクリックします。
- 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「ユーザーを検索」を選択した後、「組織ID」を選択します。
- アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（
- チケット担当者に関するユーザーの詳細を検索するステップを追加します。
- アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
- ステップサイドバーのZendeskアクションで、「ユーザーを検索」をクリックします。
- 「ユーザーIDタイプ」で、「ZendeskユーザーID」を選択します。
- 「ユーザーID」で、「変数を追加」をクリックします。
- 変数メニューから、使用する変数を出力するステップとして「チケットを検索」を選択した後、「担当者ID」を選択します。
- アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（
- チケット、リクエスタ、組織、担当者に関して収集した情報をGoogleスプレッドシートに追加する行を作成するステップを追加します。
- アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（）をクリックします。
- ステップサイドバーの「外部アクション」で、「Googleスプレッドシート」をクリックした後、「行をシートに追加する」を選択します。
- 既存のスプレッドシートを選択するか、「新規作成」をクリックしてスプレッドシートのタイトルを入力します。
- 行を追加するシートを選択します。
- 「行の値」で、前の手順で作成した変数を使用して、チケット、リクエスタ、組織、およびチケットに関連付けられた担当者に関する必要な情報を取得します。シートに列が表示される順序でデータを入力し、各列の値をカンマで区切ります。
たとえば、チケットID、件名、作成日、リクエスタ名、組織名などの値を含めることができます。
- アクションビルダーで、ステップを追加アイコン（
- 「保存」をクリックします。
- 「テスト」をクリックし、アクションフローをテストします。
- オプションメニュー（
）をクリックし、「アクティブにする」を選択します。これで、Googleスプレッドシートに事象チケットを自動で記録するアクションフローが有効になります。