示例场景
电子商务服装公司 Fashionocracy 希望经销商通过其 Zendesk 门户请求提供样品。样品账单会回传给经销商，且必须先由授权主管批准相关费用，然后才能寄送样品。然而，主管通常不会请求提供样品，而仅负责批准发票。Fashionocracy 配置团队如何将其经销商的主管纳入样品请求工作流程，而不影响效率或自动化？
成分列表
- 低权限专员用户角色
- 工单表格
- 触发器
- 自定义工单字段
- 工单字段占位符
- 自行程序（可选）
- 宏（可选）
分析：我们想要达到什么目标？
组织发出需要主管批准的请求。我们希望提醒主管进行回复，同时自动分配工单并将其置于“待回应”状态，直到主管批准请求。
解决方案：将批准者设置为低权限专员
将客户的用户角色从终端用户转为专员似乎有悖常理，但在本例中，不这样做您将难以围绕终端用户的批准者创建工作流程。以下是演示公司 Fashionocracy 在上述示例场景中将使用的步骤。在本例中，经销商组织是 DASH International，主管是 Mikkel，请求者是 Kim。此外，还将使用现有样品请求表格。
路线
第 1 步
调出 Mikkel 的个人资料，将用户角色从终端用户更改为低权限专员。
- 系统会通过提示提醒您此更改可能会影响工作流程和权限。
第 2 步
使用以下规则创建触发器：
- 工单表格是样品请求
- 工单组织为 DASH International
- 工单：状态 = 待回应
- 工单组 = 市场营销
- 通知：给用户发送电邮 = Mikkel
- 电邮主题
“需要批准：{{ticket.organization.name}} 已请求提供样品”
-
电邮正文
您好！
{{ticket.requester.name}} 已请求提供 {{custom ticket field placeholder}} 的样品。此请求需要您的批准。
请单击此链接批准或拒绝此请求：{{ticket.link}}
{{ticket.requester.first_name}} 已告诉我们 {{custom ticket field placeholder}} 请求提供样品。请尽快回复。
谢谢！Fashionocracy Provisioning 团队祝您度过愉快的一天
- 电邮主题
大功告成！
您已完成！现在，您可以添加多个“低权限专员批准者”，方法是复制刚创建的触发器，并更改触发器条件中的组织。
其他业务规则工作流程
- 添加一个触发器，以通知请求者其请求当前正在等待其管理者批准（与您当前触发器基本相同，只是您通知的是请求者而不是批准者）
- 创建一个宏，让请求者知道其请求已被批准
- 添加一个自行程序，以提醒“低权限专员批准者”：如果工单在一段时间后仍被标为“待回应”，则相应请求仍处于已开启状态。
还有更多！
需要注意的事项
- 低权限专员用户角色虽然是权限最少的专员，也仍是专员用户角色。换言之，您必须了解新的“低权限专员批准者”可以和无法查看的内容。最好创建虚拟低权限专员个人资料，以便您登录并从其角度查看所有内容。
- 相应调整低权限专员权限。进入低权限专员用户角色设置，确保您已锁定所有不希望其访问的内容（例如：将其“报告查看”设置从“只读”切换为“无法查看”）
- 确保“低权限专员批准者”及其成员来自同一组织。这不仅可确保您的业务规则工作流程正常工作，也有助于确保批准者只能看到其自己组织内的工单。
- 您可考虑为每个“低权限专员批准者”创建一个专员组，以进一步确保批准者无法访问门户中的任何其他工单。这样您以后也可以更轻松地创建一些业务规则。