Sie können die E-Mail-Nachrichten, die Sie mit Ihren Leads und Kontakten austauschen, auch mit anderen Mitgliedern Ihres Teams teilen, damit sie für diese sichtbar sind. Dabei können Sie je nach Bedarf nur die Nachrichten eines bestimmten Leads oder Kontakts oder Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation für andere Sell-Benutzer sichtbar machen. Die Sichtbarkeitseinstellungen können für Leads, Kontakte und Geschäfte separat festgelegt werden.
In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:
- Aktivieren der E-Mail-Sichtbarkeit für eine E-Mail-Adresse
- Auswirkungen der Sichtbarkeitseinstellung auf Kontakte und Geschäfte
- Aktivieren der globalen E-Mail-Sichtbarkeit
- Arbeiten mit geteilten E-Mail-Konversationen
Aktivieren der E-Mail-Sichtbarkeit für eine E-Mail-Adresse
Über eine Einstellung auf der Lead-, Kontakt- oder Geschäftskarte können Sie eine E-Mail-Konversation mit einem Lead oder Kontakt oder zu einem bestimmten Geschäft für andere Sell-Benutzer sichtbar machen.
So machen Sie eine E-Mail-Konversation für alle Benutzer sichtbar
- Wählen Sie auf der Seite Leads, Kontakte oder Geschäfte den Lead, den Kontakt oder das Geschäft mit der E-Mail-Konversation aus, die Sie teilen möchten.
- Unter den Registerkarten Notiz hinzufügen und E-Mail senden finden Sie die Einstellung Sichtbare E-Mail-Konversationen. Klicken Sie auf Keine, um die Einstellung zu ändern.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Leads oder Kontakts.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Sichtbarkeitseinstellung wird in Alle geändert.
Wenn Sie diese Einstellung wählen, sind die ein- und abgehenden Nachrichten dieser E-Mail-Adresse für alle anderen Sell-Benutzer sichtbar, die Zugriff auf den Lead, den Kontakt oder das Geschäft haben.
Sie können diese Einstellung jederzeit wie oben beschrieben wieder deaktivieren.
Auswirkungen der Sichtbarkeitseinstellung auf Kontakte und Geschäfte
Das Ändern der Sichtbarkeitseinstellung wirkt sich wie folgt auf Kontakte und Geschäfte aus:
- Wenn die E-Mail-Adresse eines Kontakts auf der Kontaktkarte geteilt wird, wird sie auch auf seiner Geschäftskarte geteilt (sichtbar).
- Wenn die E-Mail-Adresse eines Geschäfts auf der Geschäftskarte geteilt wird, wird sie hingegen nicht auch auf der Kontaktkarte sichtbar. Wenn sie sowohl auf der Geschäfts- als auch auf der Kontaktkarte sichtbar sein soll, müssen Sie die Sichtbarkeitseinstellung auf der Geschäfts- und auf der Kontaktkarte ändern.
- Wenn Sie die Freigabe einer geteilten E-Mail-Adresse auf einer Kontaktkarte aufheben, werden Sie aufgefordert anzugeben, ob die Freigabe der E-Mail-Adresse auch auf den Karten aller verknüpften Geschäfte des Kontakts aufgehoben werden soll.
- Dementsprechend werden Sie beim Aufheben der Freigabe einer geteilten E-Mail-Adresse auf einer Geschäftskarte aufgefordert anzugeben, ob auch die Freigabe der E-Mail-Adresse des Kontakts aufgehoben werden soll.
Aktivieren der globalen E-Mail-Sichtbarkeit
Sie können nicht nur einzelne E-Mail-Adressen, sondern auch alle Ihre E-Mail-Konversationen mit Ihrem Team teilen. Dies kann für Leads, Kontakte und Geschäfte gesondert geschehen.
So aktivieren Sie die globale E-Mail-Freigabe
- Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen (
) und dann auf Kommunikationskanäle > E-Mail. - Klicken Sie auf die Registerkarte Sichtbarkeit.
- Klicken Sie für Leads, Kontakte und Geschäfte jeweils auf für Benutzer nicht sichtbar, um die Sichtbarkeitseinstellung zu ändern.
Es gibt vier mögliche Einstellungen:
- Für Benutzer nicht sichtbar – die Standardeinstellung. Ihre E-Mail-Konversationen sind für andere Benutzer nicht sichtbar.
- Für Benutzer sichtbar – Ihre E-Mail-Konversationen sind für andere Benutzer sichtbar.
- Für Benutzer nur sichtbar, wenn ich ein Inhaber oder Mitarbeiter bin – Ihre E-Mail-Konversationen sind für andere Benutzer nur sichtbar, wenn Sie der Inhaber des Leads, des Kontakts oder des Geschäfts oder ein zuständiger Mitarbeiter sind.
- Für Benutzer nur sichtbar, wenn ich ein Inhaber bin – Ihre E-Mail-Konversationen sind für andere Benutzer nur sichtbar, wenn Sie der Inhaber des Leads, des Kontakts oder des Geschäfts sind.
- Klicken Sie auf Speichern.
Arbeiten mit geteilten E-Mail-Konversationen
Die Sichtbarkeitseinstellung wird in E-Mail-Nachrichten im Aktivitäts-Feed auf Lead-, Kontakt- und Geschäftskarten angezeigt. Ein geschlossenes Vorhängeschloss zeigt an, dass die E-Mail-Konversation nicht geteilt wurde. Ein geöffnetes Vorhängeschloss zeigt an, dass sie geteilt wurde.
Wenn andere Mitglieder Ihres Teams ihre E-Mail-Konversationen mit Ihnen teilen, können Sie wie bei Ihren eigenen E-Mail-Konversationen den Empfangsstatus ihrer gesendeten E-Mail-Nachrichten sehen. Sie können nicht feststellen, ob der Inhaber der E-Mail-Konversation eine E-Mail-Nachricht gelesen hat, und nicht auf mit Ihnen geteilte E-Mail-Konversationen antworten. Es ist aber möglich, geteilte E-Mail-Nachrichten weiterzuleiten.