Sie können Kontakte, Leads und Geschäfte aus einer CSV-Datei nach Zendesk Sell importieren und auf diese Weise rasch große Mengen von Geschäftsinformationen in einem Arbeitsgang erfassen. Wenn Sie vorhandene Geschäfte aktualisieren möchten, lesen Sie den Beitrag Importieren von Leads, Kontakten und Geschäften aus einer CSV-Datei.
Hinweis: Die meisten Arten von Feldern lassen sich importieren. Es gibt jedoch bestimmte Felder, die Sie nicht importieren können. Weitere Informationen finden Sie unter Beim Import nicht unterstützte Feldtypen.
In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:
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Vorbereiten der CSV-Datei
In der Regel exportieren Sie die Liste der zu importierenden Kunden mit der CSV-Exportfunktion aus einem Benutzermanagementsystem. Wenn Sie die Liste neu erstellen müssen, können Sie dies mit einem Programm wie Microsoft Excel oder OpenOffice Calc tun.
Um Ihre Datei vorzubereiten, stellen Sie Folgendes sicher:
- Die Datei, die Sie hochladen möchten, ist richtig formatiert.
- Angepasste Kontrollkästchenfelder enthalten entweder „0“ oder „1“ (entspricht Nein/Ja).
- Bei jeder Spalte in der CSV-Datei ist die erste Zeile jeweils die Kopfzeile. Daran können Sie die Daten identifizieren, die beim Import zugeordnet werden.
- Daten, die Sie für ein Feld nicht importieren, sind nicht in der Kopfzeile angegeben.
- Die Datei ist eine korrekt formatierte CSV-Datei und mit UTF-8- oder UTF-16-Codierung gespeichert, damit alle Symbole richtig verarbeitet werden (z. B. — , “, č, ć, ł).
- In den Daten sind keine Zeilenumbrüche vorhanden, da Zeilenumbrüche in der Kopfzeile beim Importieren Probleme bereiten.
- Die Importdatei ist nicht übermäßig groß: Sie sollten nicht mehr als 3.000 Kontakte auf einmal importieren. Wenn die CSV-Datei beispielsweise 5.000 Kontakte enthält, sollten Sie sie in zwei Importvorgänge aufteilen. Grundsätzlich können Sie beliebig viele Kontakte hochladen und beliebig viele CSV-Dateien importieren.
- Wenn Sie einen Lead oder Kontakt einem bestimmten Benutzer in Ihrem Konto zuweisen möchten, müssen Sie eine Spalte namens Owner in die Datei aufnehmen und diese dem Feld Inhaber in Sell zuordnen. Der Inhaber gibt an, welcher Benutzer in Ihrem Konto für einen bestimmten Lead oder Kontakt zuständig ist.
- Wenn Sie Geschäfte importieren und jedes Geschäft mit einem Kontakt verknüpfen, kann der Kontakt entweder ein einzelner Kontakt (Person) oder ein Unternehmenskontakt sein.
- Wenn Ihr Geschäft mit einem Personenkontakt verknüpft ist, muss der Kontakt einen Nachnamen haben. Wenn Sie den vollständigen Namen Ihres Kontakts importieren, sollte dieser in zwei Spalten – Vorname und Nachname – aufgeteilt sein.
- Wenn der Kontakt Ihres Geschäfts bereits in Ihrem Sell-Konto vorhanden ist, fasst Zendesk den vorhandenen Kontakt mit dem Kontakt in Ihrer CSV-Datei zusammen und sendet Ihnen per E-Mail eine Übersicht der zusammengefassten Daten.
- Jedes Geschäft weist einen Namen und einen zugehörigen Kontakt auf. Geschäfte, zu denen keine Phase angegeben ist, werden standardmäßig in die erste Phase der Pipeline gestellt.
- Weisen Sie während des Imports einem Benutzer in Ihrem Konto keine Geschäfte zu. Die Daten werden der Person zugewiesen, die sie importiert. Nach Abschluss des Importvorgangs können Sie Daten neu zuweisen.
- Wenn Sie einen Unternehmensnamen zu einem Kontakt hinzufügen, werden in Ihrer Sell-Kontaktliste zwei Datensätze erstellt – einer für die Person und einer für das Unternehmen. Daher ist das Importieren eines Unternehmensnamens zusammen mit dem Kontakt optional.
- Wenn Sie Geschäfte importieren und auf einen früheren Zeitpunkt zurückdatieren möchten, fügen Sie eine Spalte namens Deal Added On zur Datei hinzu. Diese Spalte wird dem Feld Hinzufügungsdatum Ihrer Geschäfte zugeordnet. Wenn die CSV-Datei diese Spalte nicht aufweist, wird standardmäßig der Tag, an dem der Import abgeschlossen wurde, als Erstellungsdatum des Geschäfts verwendet. Beachten Sie beim Erstellen der Spalte für das Hinzufügungsdatum die folgenden Richtlinien:
- Wenn Ihr Konto das amerikanische Datumsformat mit dem 12-Stunden-Zeitformat verwendet, ordnet Sell nur Datumsangaben in der Schreibweise MM/TT/JJJJ zu.
- Wenn Ihr Konto das europäische Datumsformat mit dem 24-Stunden-Zeitformat verwendet, ordnet Sell nur Datumsangaben in der Schreibweise TT/MM/JJJJ zu.
In der folgenden Tabelle sind Beispiele für Felder aufgeführt, die Sie in die CSV-Datei aufnehmen können.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| first name | Vorname des Kunden. |
| last name | Nachname des Kunden. Für den Import neuer Leads ist der Nachname oder der Unternehmensname erforderlich. Bei Kontakten ist der Nachname erforderlich. |
| name |
Vollständiger Name des Kunden – kann während des Importvorgangs automatisch in den Vor- und den Nachnamen aufgeteilt werden. Hinweis: Zendesk Sell unterscheidet bei Kontakten zwischen Personenkontakten (Mitarbeitern) und Unternehmenskontakten. Die Felder für den Vor- und den Nachnamen müssen in jeder Importdatei enthalten sein – Zendesk muss wissen, wie wir Ihre Kontakte nennen sollen. Außerdem gibt es in Sell die Möglichkeit, den Vor- und den Nachnamen unabhängig voneinander zuzuordnen und zu importieren. Unternehmenskontakte müssen keinen Vor- und Nachnamen, sondern nur einen Unternehmensnamen aufweisen. |
| mobile number | Mobiltelefonnummer des Leads/Kontakts. |
| work number | Geschäftliche Telefonnummer des Leads/Kontakts. |
| email address | Vollständige E-Mail-Adresse des Kunden (z. B. benutzer@meinefirma.com). Sie können weitere E-Mail-Felder hinzufügen, um mehrere E-Mail-Adressen eines Kunden zu erfassen. |
| company name |
Für den Import neuer Leads ist der Nachname oder der Unternehmensname erforderlich. Unternehmensname des Kunden. Hinweis: Wenn Sie Kontakte mit einem Unternehmen verknüpfen möchten, fügen Sie eine separate Spalte für den Unternehmensnamen zur Datei hinzu. Beim Importieren ordnet Sell Personenkontakte den Unternehmenskontakten zu, sodass Ihre Personenkontakte beim Anzeigen der Unternehmen in Sell als deren Mitarbeiter aufgeführt werden. Wenn Sie Personenkontakten keinen Unternehmensnamen zuordnen, werden sie beim Importieren nicht mit Unternehmenskontakten verknüpft. |
| title | Stellenbezeichnung des Kunden. |
| source (Lead) | Kanal, in dem der Lead oder das Geschäft erstellt wurde (siehe Verfolgen von Lead- und Geschäftsquellen). Dies ist ein Dropdownfeld. Wenn die zu Ihren importierten Daten passende Quelle nicht vorhanden ist, kann sie zur vorhandenen Quellenliste hinzugefügt oder wahlweise auch der Datensatz einer anderen Quelle zugeordnet werden. |
| industry | Branche des Kunden für das Kategorisieren und Filtern Ihrer Leads und Kontakte. Dies ist ein Dropdownfeld. Wenn die zu Ihren importierten Daten passende Branche nicht vorhanden ist, kann sie zur vorhandenen Branchenliste hinzugefügt werden. Wahlweise kann auch die Zuordnung geändert werden, um eine andere bereits vorhandene Branche auszuwählen. |
| notes | Notizen zum Kunden. Sie können Notizen zu den Lead-, Kontakt- oder Geschäftskarten hinzufügen oder ein weiteres Feld einfügen, zum Beispiel „Description“. |
| street (address) |
Anschrift des Kunden. Hinweis: Wenn Sie eine Adresse in einen Kontakt importieren, sollten Sie die einzelnen Adressbestandteile in der CSV-Datei in mehrere Spalten aufteilen. Auf diese Weise lassen sich die Datensätze später in Sell nach diesen Feldern sortieren oder filtern. Die Importdatei sollte Spalten für die folgenden Felder enthalten: Straße, Ort, Region/Bundesland, Postleitzahl und Land.
|
| city | Ort der Kundenadresse. |
| postal code or zip code | Postleitzahl der Kundenadresse. |
| state/region | Bundesland/Region der Kundenadresse. |
| country | Land der Kundenadresse (Dropdownfeld). |
| company address |
Unternehmensanschrift des Kunden. Hinweis: Wenn Sie für Personen- und Unternehmenskontakte unterschiedliche Adressen importieren, müssen Sie in der Datei separate Spalten für die Personenadresse und die Unternehmensadresse erstellen. Für die Personenadresse sollten Sie die Spalten „person address (street address)“, „person city“, „person region/state“ und „person country“ und für die Unternehmensadresse die Spalten „company street“, „company city“, „company region/state“ usw. einrichten. |
| tags | Stichwörter zum Lead, Kontakt oder Geschäft, nach denen Kunden kategorisiert sowie Smart Lists und Berichte rasch gefiltert werden können (siehe Verwenden von Stichwörtern in Leads, Kontakten und Geschäften). Geben Sie die Stichwörter durch Kommas getrennt ein. |
| owner | Der für den Lead, den Kontakt oder das Geschäft zuständige Sell-Benutzer. |
| website | Website des Kunden. |
| skype | Eingebetteter Link zum Skype-Konto des Kunden. |
| Eingebetteter Link zum Facebook-Konto des Kunden. | |
| Eingebetteter Link zum X (vormals Twitter)-Konto des Kunden. | |
| Eingebetteter Link zum LinkedIn-Konto des Kunden. | |
| fax | Faxnummer des Kunden. |
| description | Beschreibung des Kundenprofils. |
| Angepasstes Feld |
Diese Felder können vorhandenen angepassten Feldern zugeordnet (oder während des Imports erstellt) werden. Folgende angepasste Felder werden unterstützt:
|
Beachten Sie beim Importieren außerdem die folgenden Empfehlungen:
- Sie können beliebig viele Datensätze gleichzeitig importieren. Es wird jedoch empfohlen, eine große CSV-Datei für den Import in kleinere Dateien aufzuteilen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass der Importvorgang nicht zu lange dauert, und Sie können prüfen, ob die einzelnen Dateien korrekt importiert werden. Beginnen Sie mit einer Dateigröße von 20 kB und, wenn alles in Ordnung ist, erhöhen Sie die Dateigröße für die weiteren Dateien auf 30-50 kB.
- Stellen Sie sicher, dass die Kopfzeile keine Zeilenumbrüche enthält, da die Datei sonst nicht richtig importiert wird.
CSV-Beispielvorlage
Wenn Sie noch keine CSV-Datei haben oder eine neue Datei erstellen möchten, können Sie die Daten Ihrer Geschäfte mit einem Programm wie Excel in unsere Zendesk-CSV-Vorlage übernehmen. CSV-Vorlage herunterladen