Microsoft hat kürzlich Änderungen angekündigt, die die Menge an Spam reduzieren sollen, den die Benutzer erhalten. Diese Änderung ist eine positive Entwicklung, an der Zendesk beteiligt ist. Beim Senden abgehender Nachrichten kann es zu Verzögerungen oder Ablehnungen kommen, da diese Änderungen Anforderungen bezüglich Ratenlimits sowie DNS-Prüfungen zur Überprüfung des Zustands Ihrer Datensätze enthalten. Zendesk überwacht ständig aktiv den Zustand unserer Infrastruktur, um die bestmögliche Zustellbarkeit zu gewährleisten.

Diese Änderungen von Microsoft bewirken eine strengere Einhaltung von RFC-Standards, insbesondere SPF und DKIM. Standards, die auch Zendesk einhält und mit unserem Produkt unterstützt. 

Überprüfen der Integrität Ihrer Zendesk-Instanz und Ihrer Domäne

Aufgrund der von Microsoft eingeführten Änderungen sollten Konten den Zustand ihrer Zendesk-Instanz überprüfen. Dies gilt besonders für den Abschnitt mit den Support-Adressen auf der E-Mail-Seite im Admin Center und die angepasste Domäne für die DKIM-Einrichtung.

System-Supportadressen (support@yoursubdomain.zendesk.com) verwenden sowohl SPF als auch DKIM, um sicherzustellen, dass sie die Sendeanforderungen erfüllen. Der von diesen Adressen gesendete Datenverkehr wird von uns mit diesen beiden Protokollen authentifiziert. 

Wenn wir Datenverkehr über die Domäne eines Kontos senden (support@yourdomain.com):

  • Konten wird empfohlen, einen SPF-Datensatz für ihre externen Supportadressen hinzuzufügen. Außerdem empfehlen wir unseren Kunden, den Zustand des SPF-Datensatzes ihrer eigenen Domäne zu überprüfen (EasyDMARC, EmailStuff und Kitterman sind hilfreiche Tools). Wenn Sie bei einem dieser Verifizierungsdienste Fehler sehen, wenden Sie sich an Ihren Domänenadministrator oder E-Mail-Anbieter.  
  • Es wird dringend empfohlen, DKIM zu aktivieren (nachdem Sie die erforderlichen DNS-Einträge hinzugefügt haben). Dadurch wird der ausgehende E-Mail-Verkehr eines Kontos um eine zusätzliche Validierungsebene erweitert. Bitte aktivieren Sie diese Funktion nicht, ohne zuerst die erforderlichen DNS/cname-Datensätze hinzuzufügen.
  • Fügen Sie einen DMARC-Eintrag für Ihre Domäne hinzu. Dies geschieht vollständig außerhalb von Zendesk und erfordert möglicherweise die Unterstützung Ihres Domänenadministrators oder E-Mail-Anbieters.

Weitere Überlegungen zur Verbesserung des E-Mail-Verkehrs

  • Entfernen Sie Vertriebs- und Marketinglinks aus den Agentensignaturen sowie aus Auslösern, Automatisierungen und HTML-Vorlagen. Microsoft (sowie andere Empfänger wie Gmail und Yahoo) können diese strenger behandeln, sodass Ihr geschäftlicher Support-Traffic als Teil eines unaufgeforderten Verkaufs-/Marketingversuchs erscheinen kann.
  • Entfernen Sie gegebenenfalls @outlook.com-Adressen für die E-Mail-Archivierung oder ersetzen Sie sie durch eine Adresse, die für erhöhten Datenverkehr ausgelegt ist. Microsoft führt Ratenlimits ein. Kostenlose E-Mail-Konten sind nicht für gewerbliche Archivierungszwecke gedacht.
  • Untersuchen Sie Ihre E-Mail-Workflows. Wenn ein Benutzer Ihnen nicht zuerst eine E-Mail sendet, kann der Empfang einer automatisierten Nachricht im Allgemeinen wie unerwünschter Verkehr erscheinen, besonders für kostenlose E-Mail-Anbieter.

Überblick

Obwohl Zendesk keine Kontrolle über das Verhalten oder die Akzeptanzrichtlinien externer Dienste oder Ressourcen hat, nehmen diese Dienste regelmäßig Änderungen vor, um RFC-Standards besser einzuhalten. Zendesk überwacht Aktualisierungen und Änderungen dieser Richtlinien, um ein Höchstmaß an Zustellbarkeit zu gewährleisten, und fordert seine Kunden dazu auf, sich an gute Praktiken für den Versand zu halten. Voraussetzung dafür ist ein Zusammenspiel folgender Aspekte:

  1. Unser Verhalten als E-Mail-Absender
  2. Den für Ihre Domäne vorhandenen DNS-Datensätze
  3. Den beim empfangenden Service geltenden Annahmerichtlinien 

Während diese neuen Anforderungen von Microsoft mit den Richtlinien übereinstimmen, die viele E-Mail-Server schon seit einiger Zeit verwenden, sollten Konten ohne SPF/DKIM/DMARC oder solche mit ungültigen Datensätzen diese Authentifizierungsprotokolle zu ihrem Vorteil nutzen.

Anfordern von Unterstützung

Wenn Sie Fragen zu den DNS-Datensätzen Ihrer Domäne oder zur Integrität Ihrer Domäne haben, wenden Sie sich an Ihren Domänenadministrator oder E-Mail-Anbieter. Zendesk kann solche Probleme nicht untersuchen oder beheben, da sie nicht in die Zuständigkeit unseres Supports fallen.

Wenn Sie Fragen zu E-Mails haben, die speziell für Ihr Zendesk-Konto gelten, wenden Sie sich an den Zendesk-Kundensupport. Wenn Sie Produkt-Feedback oder Funktionswünsche zu dieser Ankündigung haben, besuchen Sie unser Community-Forum, in dem wir Produkt-Feedback von Kunden sammeln und verwalten.

 

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