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How to prevent sending CSAT when customer is requesting multiple issues. / 顧客が複数のリクエストを送信した場合にCSATの送信を抑制する方法
Posted Oct 25, 2021
※チケットは解決済みとして送信してから336時間(14日)で終了になるよう設定
※CSATはチケットを解決済みとして送信してから168時間(7日)で送信されるよう設定
1. フォームからお問い合わせがある(チケットAが生成される)
2. チケットAで回答を解決済みとして送信
3. 7日経過する前に、エンドユーザーが改めてフォームからお問い合わせ(チケットBが生成される)
4. チケットBの対応中に、チケットAが解決済みにしてから7日経過したことで満足度調査が送られてしまう
この結果、エンドユーザーが混乱したり、「解決していないのに満足度調査を送ってきた」とお怒りになるケースが見られました。
また、メールにそのまま返信いただけず、都度フォームからご連絡いただく方について特に顕著に発生しています。
CSATのメール文面にはチケット番号や件名などを記載していますが、それも確認しないエンドユーザーが多いため、有効な回避策を探しています。
よろしくおねがいします。
*This feedback is referred to ticket No.9671891
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2 comments
Permanently deleted user
我々の場合、運用で解決しているのですが、チケットの解決済のタイミングを返信時に切り替えるのではなく、担当者の判断である程度の期間、返信の有無を確認してからチケットを解決済にしています。なので解決してないのにというクレームは発生はしていません。
またこちらも担当者判断なのですが、CSATを送信しないというタグを設定し、送信しないこともできるようにしています。
なお、zendesk社にメッセージング以前の環境で問合せしていた際は、チケットの返信が何日かない場合、クローズしてもよいですかというメールが届いて、その後返信ない場合、チケットがクローズされるようになっていました。ここはポリシーによるかと思いますが、ご参考までに。
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立松貴央 TakaoTatematsu
弊社の場合も同じケースが起きたことがないので想像でコメントします。
一人の顧客から定期的に問い合わせが起こりうる製品なのだとしたら、CSATの送信タイミングはもっと短くされるのはどうでしょうか?
自分の関係する製品だと、解決済み1時間後に送信か、24時間後に送信しています。
CSATの設問が、CSに対する満足度調査のみでしたら、顧客対応に関するその時の温度感が大事だと思うので、時間がたつほど被回答者に過去の問い合わせ体験の記憶を思い出しす負担をかけてしまうかなと。
また、CSATの文面には、件名やチケット番号ではなく、「初回問い合わせ文」のプレースホルダーを含めているので、何度か問い合わせがあった場合でも、どの問い合わせに対する満足度かがわかるようにしています。CSATリンクを「初回問い合わせ文」の後に置くなどしてみても良いかもしれません。
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