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Las bases de conocimiento de Document360 se pueden conectar a su cuenta para sincronizar espacios de trabajo, categorías, subcategorías e idiomas específicos. Esta integración permite administrar los permisos de visualizador, volver a sincronizar el contenido manualmente y desconectar espacios de trabajo cuando sea necesario. Cada conexión exige un token de API y admite la sincronización de varios espacios de trabajo e idiomas por separado, de modo que puede mantener su contenido externo actualizado y accesible dentro de sus flujos de trabajo.
Se puede conectar la base de conocimientos de Document360 a su cuenta de Zendesk para hacer que el contenido sea accesible dondequiera que se use contenido externo. Cuando se conecta la base de conocimientos de Document360, se pueden especificar los espacios de trabajo, las categorías y subcategorías y los idiomas asociados con el contenido que desea facilitar en su cuenta de Zendesk. Una vez establecida la conexión, cualquier actualización o adición hecha a esos elementos es ingerida en Zendesk en la próxima sincronización.
Conectar un espacio de trabajo de Document360
Se puede usar el conector de conocimiento de Document360 para conectar los espacios de trabajo de Document360 a su cuenta de Zendesk. Una vez conectado, el contenido estará disponible dondequiera que se use contenido externo.
Si tiene varios espacios de trabajo en Document360, deberá crear conexiones separadas para cada uno de ellos. Si tiene varios idiomas que desea ingerir en su cuenta de Zendesk, también debe crear conexiones distintas para cada idioma.
Para cada conexión que cree, primero deberá crear un token de API usando GET como el método de HTTP permitido. Consulte la documentación de Document360 si desea información sobre cómo crear tokens de API para usarlos en aplicaciones como las de Zendesk.
Es necesario ser administrador de Conocimiento para poder configurar y administrar las conexiones al contenido externo.
- En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos (
) en la barra lateral. - Haga clic en Contenido externo > Conexiones en la barra lateral izquierda.
- En la tarjeta de Document360 que se encuentra en la parte inferior de la página Conexiones, haga clic en Conectar.
- Haga clic en Continuar para iniciar la conexión con Document360.
- Ingrese el token de API que creó en su cuenta de Document360 para esta conexión y luego haga clic en Continuar.Nota: Cada vez que cree una conexión, deberá proporcionar un token de API único. Cuando cree tokens de API en Document360 para usarlos con Zendesk, asegúrese de especificar GET como el método HTTP permitido. Consulte la documentación de Document360 para informarse.
- En el menú Espacio de trabajo, seleccione cualquier espacio de trabajo público que desee sincronizar.
- En el menú Idiomas, seleccione el idioma para la base de conocimientos que desea sincronizar.
Esta conexión sincroniza el contenido de Document360 únicamente en el idioma que especifique aquí. Deberá crear una nueva conexión para cada idioma.
- En el menú Categorías, seleccione las categorías que desea sincronizar.
Cada categoría o subcategoría que seleccione aparecerá como una etiqueta dentro del campo Categorías. Cuando se selecciona una categoría, solo se sincroniza el contenido que reside a nivel de la categoría. Las subcategorías que pertenecen a esa categoría no se sincronizan. Deberá seleccionar las categorías y las subcategorías que contienen el contenido que desea sincronizar.
Para eliminar una categoría o subcategoría de esta lista, haga clic en la X de la etiqueta relacionada.
- Haga clic en Sincronizar.
Agregar otro espacio de trabajo de Document360
Después de crear una conexión a un sitio de Document360, podrá agregar más espacios de trabajo a la conexión en cualquier momento.
- En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos () en la barra lateral.
- Haga clic en Contenido externo > Conexiones.
- Haga clic en el menú de opciones (
) en la fila del sitio de Document360 que contiene los espacios de trabajo que desea agregar, y luego seleccione Agregar contenido.
- En Espacio de trabajo, seleccione el sitio de Document360 que contiene los espacios que desea agregar.
- En el menú Idiomas, seleccione el idioma para la base de conocimientos que desea agregar.
- En el menú Categorías, seleccione las categorías que desea sincronizar del espacio de trabajo que está agregando.
- Haga clic en Sincronizar para comenzar a sincronizar los espacios de trabajo con Conocimiento.
Una vez completada la sincronización, la página mostrará un estado Sincronizado en color verde para cada espacio que se acaba de sincronizar.
Administrar los espacios de trabajo de Document360 conectados a la cuenta de Zendesk
Una vez que haya creado una conexión de Document360, podrá modificarla según sea necesario.
Ver los detalles de la conexión de Document360
Cuando se crea una conexión de Document360, se puede ver información acerca de ella: cuándo fue creada, quién la creo y cuándo se sincronizó por última vez.
- En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos () en la barra lateral.
- Haga clic en Contenido externo > Conexiones en la barra lateral izquierda.
- Haga clic en el menú de opciones () en la fila del espacio que desea administrar y luego seleccione Administrar.
- Vea los detalles sobre la conexión:
- Creada: cuándo se creó la conexión.
- Conectada por: nombre del administrador de Conocimiento que creó la conexión.
- Elementos: número de elementos de contenido que están sincronizados.
- Estado: estado de la sincronización.
- Última sincronización: cuándo ocurrió la última sincronización. Las sincronizaciones se realizan automáticamente cada 24 horas, aunque también se pueden gatillar manualmente.
- Haga clic en Guardar.
Administrar los permisos de visualizador para el contenido de Document360
Los permisos de visualizador (que determinan quién puede ver el contenido conectado de Document360) se pueden configurar en los flujos de trabajo de Zendesk.
- En la interfaz Administrador de Conocimiento, haga clic en Administrar artículos () en la barra lateral.
- Haga clic en Contenido externo > Conexiones en la barra lateral izquierda.
- Haga clic en el menú de opciones () en la fila del espacio que desea administrar y luego seleccione Administrar.
- En Permisos de visualización, seleccione una de las siguientes opciones para determinar qué segmentos de usuarios pueden ver el contenido de este espacio.
-
Solo visible para los segmentos de usuarios seleccionados: seleccione hasta 10 segmentos de usuarios de cualquiera de las siguientes opciones (se requiere un plan Enterprise para seleccionar varios segmentos de usuarios):
- Usuarios que han iniciado sesión: incluye a los usuarios internos y externos que crean una cuenta e inician sesión en el centro de ayuda.
-
Agentes y administradores: incluye a los integrantes del equipo solamente, lo que permite crear contenido exclusivamente para uso interno. Nota: Los agentes Light se incluyen en este segmento. Si desea ver una lista de los permisos de los agentes Light, consulte Comprender y otorgar permisos a los agentes Light.
- Segmento de usuarios personalizado: permite restringir el acceso de visualización a usuarios específicos en función de etiquetas, organizaciones o grupos mediante la aplicación de segmentos de usuarios. Consulte Creación de segmentos de usuarios para limitar el acceso.
- Visible para todos: incluye a todas las personas que visitan el centro de ayuda y no exige inicio de sesión.
-
Solo visible para los segmentos de usuarios seleccionados: seleccione hasta 10 segmentos de usuarios de cualquiera de las siguientes opciones (se requiere un plan Enterprise para seleccionar varios segmentos de usuarios):
- Haga clic en Guardar.
Volver a sincronizar manualmente el contenido de Document360
Cuando Document360 se conecta como una fuente de contenido externo, se ejecuta un proceso de sincronización cada 24 horas para actualizar el contenido nuevo o modificado. También se puede forzar una sincronización manualmente.
- En la página Conexiones, haga clic en el menú de opciones () para el espacio de trabajo que desea sincronizar.
- Seleccione Sincronizar de nuevo.
Los espacios de trabajo de Document360 se sincronizan de inmediato, y la columna Última sincronización se actualiza con la hora de la sincronización más reciente.
Desconectar un espacio de trabajo de Document360
Las conexiones a los espacios de trabajo de Document360 se pueden eliminar si ya no se desea sincronizar su contenido. Si se elimina la conexión a un sitio, se eliminarán todas las conexiones de espacios dentro de ese sitio. Para eliminar la conexión a un espacio individual pero conservar las otras dentro del sitio, se puede eliminar la conexión a ese espacio únicamente.
Al eliminar la conexión, su contenido relacionado queda inaccesible en todos los lugares donde se usa contenido externo.
- En la página Conexiones, haga clic en el menú de opciones () para el sitio o espacio que desea desconectar.
- Seleccione Eliminar conexión.
- Lea el mensaje y luego haga clic en Eliminar.
El espacio se elimina de la lista de conexiones y ya no está disponible como una fuente de contenido externo.