Configuración de Zendesk para la integración con Microsoft Outlook

La integración con Outlook les permite a los usuarios de Outlook con o sin una cuenta de Zendesk copiar el contenido del correo electrónico en un nuevo ticket en Zendesk sin tener que salir de la aplicación de Outlook.

En este artículo se describe lo siguiente:

• Requisitos para configurar la integración
• Instalación y configuración de la integración
• Eliminación de la integración
• Preguntas frecuentes

Requisitos para configurar la integración

El administrador de su organización de Microsoft debe hacer la configuración de la integración en el Exchange Center, de este modo se puede asegurar de que todos los tickets creados sean enviados al subdominio correcto de Zendesk para su organización. Además, para configurar la integración, es necesario:

• Contar con Office 365. 
• Contar con los permisos necesarios para instalar complementos de Outlook.
• Ser un administrador de Zendesk.
• *Si está usando un servidor de Exchange local, consulte con el soporte de Microsoft para configurar el servidor y asegurarse de que el complemento va a funcionar.

Instalación y configuración de la integración

Antes de poder usar la integración de Outlook, deberá realizar lo siguiente:

• Instalar el complemento de Zendesk en Outlook.
• Configurar el complemento de Zendesk.
• Configurar la integración.

Para instalar el complemento de Zendesk

1. Abra Office 365 y haga clic en el panel Administrador.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, seleccione Administrador y haga clic en Exchange.
3. En la sección Organización, haga clic en complementos.
4. Haga clic en el símbolo más y seleccione Agregar desde la Tienda Office.
5. Haga clic en Zendesk para seleccionar el complemento y luego haga clic en Agregar.
6. Regrese a la lista de complementos y haga doble clic en Complemento de Zendesk.

De este modo se instala el complemento de Zendesk desde la tienda de Microsoft.

Para configurar el complemento de Zendesk

1. Abra Outlook y seleccione un mensaje de correo electrónico.
2. Haga clic en el complemento de Zendesk.
3. Asegúrese de que estén seleccionadas las siguientes opciones:
   • Poner este complemento a disposición de los usuarios de su organización
   • Obligatorio, siempre activado. Los usuarios no pueden desactivar este complemento

   

4. En la aplicación de escritorio de Outlook haga clic en el botón Zendesk en la parte superior derecha de la pantalla.
5. Haga clic en Crear ticket. 

Verá un mensaje de error con un vínculo para configurar la integración.

Para configurar la integración

1. En el mensaje de error que se describe más arriba, haga clic en el vínculo Configurar ahora. Se le redirigirá a la página de configuración de la integración.
2. Ingrese su subdominio y luego haga clic en Autorizar.
3. Complete la configuración y regrese a Outlook.
4. Cierre el complemento y ábralo de nuevo.
5. Haga clic en el botón Crear ticket. Verá que se ha creado correctamente un ticket en Zendesk. 

Eliminación de la integración

Vaya a https://outlook.zendesk-integrations.com/account, escriba su subdominio de Zendesk y haga clic en Borrar.

Preguntas frecuentes

Ya completé la configuración de la integración, pero la ventana del complemento sigue mostrando el aviso para configurar ahora.

Cierre la ventana del complemento haciendo clic en el complemento y luego vuelva a abrirla haciendo clic nuevamente. De este modo se actualizará el complemento y se podrá crear un ticket sin problemas.

El complemento está integrado con el subdominio de Zendesk equivocado. ¿Cómo lo cambio?

Vaya a https://outlook.zendesk-integrations.com/account, escriba su subdominio de Zendesk y haga clic en Borrar. Una vez borrado, podrá configurar nuevamente la integración usando el nuevo subdominio.

Cuando hago clic para ver en Zendesk se me pide que inicie sesión, pero no tengo credenciales. ¿Cómo puedo ver el ticket en Zendesk?

Solo aquellos empleados de su organización que tengan una cuenta de Zendesk podrán ver los tickets en la interfaz de Zendesk. Solicite una cuenta de Zendesk al administrador de Zendesk de su organización para poder ver el ticket dentro de Zendesk.

¿Cuántas cuentas de Zendesk pueden estar conectadas a Outlook?

Para esta integración, existe una limitación de 1:1.