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Disponible en todos los planes de Sell

El repositorio de documentos es un espacio de almacenamiento compartido donde se pueden guardar documentos que los integrantes del equipo pueden usar regularmente. Es administrado por usuarios con derechos de administrador.

Al igual que con los documentos que los usuarios de Sell cargan y adjuntan directamente, los documentos del repositorio se pueden adjuntar en los leads, contactos y tratos, y también agregar a los mensajes de correo electrónico.

Si desea información sobre cómo adjuntar documentos en los leads, contactos y tratos, y cómo enviar mensajes de correo electrónico, consulte Adjuntar documentos en leads, contactos y tratos.

Nota: Si agrega un documento al repositorio, solo lo podrán ver los usuarios de la cuenta que estén por debajo de usted en la jerarquía de usuarios. Los usuarios que se encuentren en el mismo nivel o en un nivel superior no podrán ver sus documentos. Si desea que todos los usuarios de Sell tengan acceso a un documento, el usuario que se encuentre en el nivel más alto de la jerarquía tendrá que cargar el documento.

En este artículo se explica cómo los usuarios con derechos de administrador agregan y administran documentos en el repositorio y se incluyen los siguientes temas:

  • Agregar documentos en el repositorio
  • Administrar los documentos del repositorio
  • Tipos de archivos y sus limitaciones

Agregar documentos en el repositorio

Solo los usuarios con derechos de administrador tienen acceso para agregar y administrar archivos en el repositorio.

Para agregar documentos en el repositorio

  1. Haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha del encabezado de página y luego seleccione Administrar el repositorio.
  2. Puede o bien soltar el archivo de un documento en la ventana del repositorio o seleccionar Cargar desde su computadora.
  3. Si elige la segunda opción, ubique el documento en su equipo, selecciónelo y haga clic en Abrir. El documento se agrega a la lista de documentos del repositorio.

Los documentos que se han agregado al repositorio se pueden agregar a los leads, contactos y tratos; consulte Adjuntar documentos en leads, contactos y tratos.

Administrar los documentos del repositorio

En el repositorio de documentos, puede ver los documentos, buscar documentos específicos por nombre, y ordenarlos por fecha y nombre.

También puede descargar los documentos en su equipo, cargar una nueva versión de un documento, cambiar los títulos de un documento y borrar documentos. Si selecciona un archivo, verá las opciones de administración en el panel derecho del repositorio.

Haga clic en la opción de administración que desea realizar en el archivo. Se le solicitará que complete la acción.

Nota: La actualización, edición del título y eliminación de los documentos afectan a toda la cuenta de Sell. Por ejemplo, si se actualiza un documento, la nueva versión se actualizará siempre que se adjunte en los leads, contactos y tratos. Solo se pueden borrar del repositorio los archivos que uno mismo haya agregado.

Para seleccionar varios archivos, presione la tecla Mayús mientras selecciona los archivos con el mouse.

Tipos de archivos y sus limitaciones

No hay ninguna restricción en cuanto al tamaño de los archivos individuales que se pueden cargar en Sell; sin embargo, cada plan de Sell tiene un límite por usuario para el almacenamiento de documentos. Por ejemplo, el límite de almacenamiento de documentos para cada usuario del plan Team es 2 GB. Si desea ver la lista completa de las limitaciones de almacenamiento de documentos por plan, consulte la página de comparación de planes de Zendesk Sell. 

En Sell se pueden cargar y almacenar los siguientes tipos de archivo: PDF, Word, Excel, Powerpoint, Pages, Keynote, PNG y JPG.

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