Compartir conversaciones por correo electrónico con el equipo

Los mensajes de correo electrónico que se envían a los leads y contactos (y que se reciben de ellos) se pueden poner a disposición de otros miembros del equipo (o compartirlos con ellos). Esto se puede hacer individualmente (para un lead o contacto específico), o bien se puede permitir que todas las conversaciones por correo electrónico sean visibles para otros usuarios de Sell. La configuración de visibilidad se puede definir por separado para los leads, contactos y tratos.

En este artículo se tratan los siguientes temas:

• Activar la visibilidad de correo electrónico para una dirección de correo electrónico
• Cómo la configuración de visibilidad afecta a los contactos y tratos
• Activar la visibilidad global de correo electrónico
• Trabajar con conversaciones por correo electrónico que son compartidas 

Activar la visibilidad de correo electrónico para una dirección de correo electrónico

A través de un ajuste rápido en la tarjeta de lead, contacto o trato, se puede hacer que una conversación por correo electrónico con un lead o un contacto, o relacionada con un trato específico, sea visible para otros usuarios de Sell.

Para permitir que todos los usuarios vean una conversación por correo electrónico

1. En la página Leads, Contactos o Tratos, seleccione el lead, contacto o trato que contiene la conversación por correo electrónico que desea compartir.
2. Debajo de las pestañas Agregar una nota y Enviar correo electrónico verá la opción Conversaciones por correo electrónico visibles. Haga clic en Ninguna para cambiar el ajuste.

   

3. Seleccione la casilla de verificación junto al nombre del lead o contacto.
4. Haga clic en Guardar y la configuración de visibilidad cambia a Todas.

Si selecciona este ajuste, los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos con esta dirección de correo electrónico serán visibles para los otros usuarios de Sell que tengan acceso al lead, contacto o trato.

Este ajuste se puede desactivar en cualquier momento siguiendo los mismos pasos.

Nota: Este ajuste se aplica a la dirección de correo electrónico seleccionada que se usa en la conversación por correo electrónico. Si el lead o contacto tiene otra dirección de correo electrónico en su perfil (en un campo personalizado), esto no tendrá ningún efecto en esa dirección de correo electrónico. 

Cómo la configuración de visibilidad afecta a los contactos y tratos

Si se cambia la configuración de visibilidad, los contactos y tratos se verán afectados de las siguientes maneras:

• Si se comparte la dirección de correo electrónico de un contacto en la tarjeta de contacto, también se comparte (se hace visible) en la tarjeta de trato del contacto.
• Sin embargo, si se comparte la dirección de correo electrónico en la tarjeta de trato, no se hace visible en la tarjeta de contacto. Si desea que esté visible en la tarjeta de contacto y en la tarjeta de trato, tendrá que cambiar la configuración de visibilidad en ambas tarjetas.
• Si se deja de compartir una dirección de correo electrónico en una tarjeta de contacto, se le solicitará que elija si también desea dejar de compartir la dirección de correo electrónico en los tratos asociados que tenga el contacto.
• De igual manera, si se deja de compartir una dirección de correo electrónico en una tarjeta de trato, se le solicitará que deje de compartir la dirección de correo electrónico del contacto.

Activar la visibilidad global de correo electrónico

Además de compartir direcciones de correo electrónico una por una, puede permitir que todas sus conversaciones por correo electrónico sean compartidas con su equipo. Esto se puede hacer de forma independiente para los leads, contactos y tratos.

Nota: La configuración global es anulada si se comparte manualmente una dirección de correo electrónico usando las instrucciones mostradas más arriba. Por ejemplo, si el comportamiento predeterminado del sistema es que las conversaciones por correo electrónico con los leads no sean visibles y luego se establece manualmente que la dirección de correo electrónico de un lead específico sea visible, se anula la configuración global y se vuelve visible para los otros usuarios.

Para compartir el correo electrónico globalmente

1. Haga clic en el icono Configuración () y luego seleccione Canales de comunicación > Correo electrónico.
2. Seleccione la pestaña Visibilidad.
3. Por separado para los leads, contactos y tratos, haga clic en No están visibles para los usuarios para cambiar la configuración de visibilidad.

   

   Hay cuatro opciones:

   • No están visibles para los usuarios: el valor predeterminado. Sus conversaciones por correo electrónico no son visibles para los otros usuarios.
   • Están visibles para los usuarios: sus conversaciones por correo electrónico son visibles para los otros usuarios.
   • Están visibles para los usuarios solo si soy un dueño o colaborador: sus conversaciones por correo electrónico son visibles para otros usuarios solo si usted es el dueño del lead, contacto o trato, o si es un colaborador del mismo.
   • Están visibles para los usuarios solo si soy un dueño: sus conversaciones por correo electrónico son visibles para otros usuarios solo si usted es el dueño del lead, contacto o trato.
4. Haga clic en Guardar.

Nota: Si selecciona la opción Están visibles para los usuarios solo si soy un dueño o colaborador o Están visibles para los usuarios solo si soy un dueño, y luego cambia al dueño del lead, contacto o trato, la configuración de visibilidad será determinada por la configuración de visibilidad del nuevo dueño.

Trabajar con conversaciones por correo electrónico que son compartidas

La configuración de visibilidad se muestra en los mensajes de correo electrónico en el feed de actividades en las tarjetas de lead, contacto o trato. El icono de candado cerrado indica que la conversación por correo electrónico no se ha compartido. El icono de candado abierto indica que sí se ha compartido.

Cuando otros integrantes del equipo comparten sus conversaciones por correo electrónico con usted, puede ver el estado de recibo en los mensajes de correo electrónico que envíen, de igual manera que lo vería en sus propias conversaciones por correo electrónico. No podrá ver si el dueño de la conversación por correo electrónico ha leído un mensaje de correo electrónico y no podrá responder a las conversaciones por correo electrónico que se hayan compartido con usted. Sin embargo, sí podrá reenviar los mensajes de correo electrónico compartidos.