La página Administración de tiempo libre permite a los administradores aprobar o denegar las solicitudes de tiempo libre enviadas por los agentes. Los administradores pueden reabrir las solicitudes según sea necesario, además de verificar qué agentes tienen tiempo libre y cuándo.
Este artículo contiene las siguientes secciones:
- Acceder a la página de administración de tiempo libre
- Administrar todas las solicitudes de tiempo libre
- Ver el tiempo libre de un agente
- Crear reglas de aprobación automática de tiempo libre (EAP)
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Acceder a la página de administración de tiempo libre
Para acceder a la página de administración de tiempo libre
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Pase el mouse por encima del ícono de horario y luego seleccione Administración de tiempo libre.
Se abre la página Administración de tiempo libre donde puede ver todas las solicitudes de tiempo libre, ver la solicitud de tiempo libre de un agente específico y establecer reglas para aprobar automáticamente el tiempo libre.
Administrar todas las solicitudes de tiempo libre
La página de solicitudes contiene todas las solicitudes de tiempo libre en su cuenta. Tiene dos pestañas, Pendientes y Cerradas.
En el caso de los agentes que pertenecen a varios equipos, solo el administrador del primer equipo al que están asignados para recibir notificaciones por correo electrónico sobre solicitudes de tiempo libre puede aprobarlas. Si su cuenta no tiene equipos configurados, cualquier administrador puede acceder a las solicitudes de tiempo libre y aprobarlas.
Acerca de las solicitudes pendientes de tiempo libre
En la pestaña Pendientes, puede ver las solicitudes que deben ser aprobadas o denegadas. Esta pestaña incluye las siguientes columnas:
- Solicitante: Nombre del agente que solicita el tiempo libre
- Motivo de tiempo libre: El motivo por el cual el agente se toma tiempo libre (que también puede contener un mensaje del agente o una nota interna de otro gerente)
- Turno: El turno al que pertenece la solicitud de tiempo libre (por ahora no es posible solicitar tiempo libre para los días en los que no se generan turnos)
- Periodo de tiempo libre: Las horas del día correspondientes al tiempo libre y el número de horas
- Fecha de solicitud: El día en que se hizo la solicitud y con cuántos días de anticipación
- Acción: Apruebe o rechace la solicitud de inmediato. También puede responder con un comentario que le permita enviar un mensaje al agente o dejar una nota interna a otros administradores
Aprobar o denegar una solicitud pendiente de tiempo libre
Para aprobar o denegar una solicitud de tiempo libre
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Pase el mouse por encima del ícono de horario y luego seleccione Administración de tiempo libre.
La pestaña Pendientes se abre de manera predeterminada. - Pase el mouse por encima de la solicitud que desea aprobar o denegar y luego haga clic en el menú de opciones en la columna Acción.
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Apruebe, niegue o responda con un comentario. Una vez que se aprueba o niega la solicitud, se mueve a la pestaña Cerradas.
Acerca de las solicitudes de tiempo libre cerradas
La pestaña Cerradas muestra las solicitudes que ya fueron aprobadas o denegadas. Esta pestaña contiene las mismas columnas que la pestaña Pendiente, excepto que incluye una columna Estado en lugar de una columna Acción.
La columna Estado muestra si la solicitud fue aprobada o denegada y quién realizó la acción.
Reabrir solicitudes de tiempo libre cerrado
Puede reabrir una solicitud cerrada si es necesario.
Para reabrir una solicitud de tiempo libre cerrada
- Pase el mouse por encima del ícono de horario y luego seleccione Administración de tiempo libre.
- Haga clic en la pestaña Cerradas.
- Pase el mouse por encima de la solicitud que desea volver a abrir y luego haga clic en el menú de opciones en la columna Estado.
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Seleccione una de estas opciones:
- Reabrir: mueve la solicitud de nuevo a la pestaña Pendientes
- Aprobar / Denegar: aprueba o deniega la solicitud según el estado actual
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Reabrir y responder con un comentario: se abre una ventana donde se puede enviar un mensaje al agente o dejar una nota interna
Ver el tiempo libre de un agente
La barra lateral izquierda de la página Administración de tiempo libre muestra sus equipos y agentes. Puede ver las solicitudes de tiempo libre pendientes y cerradas de un agente específico.
Para ver el tiempo libre de un agente específico
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Pase el mouse por encima del ícono de horario y luego seleccione Administración de tiempo libre.
La pestaña Pendientes se abre de manera predeterminada. - En la barra lateral izquierda, ingrese el nombre o la dirección de correo electrónico de un agente.
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Haga clic en el nombre del agente para ver sus solicitudes de tiempo libre.
Nota: También puede ver las solicitudes de un equipo específico haciendo clic en su nombre en la barra lateral.
Crear reglas de aprobación automática de tiempo libre (EAP)
Puede crear reglas que aprueben automáticamente las solicitudes de tiempo libre de sus agentes. Para que la solicitud de tiempo libre de un agente sea aprobada automáticamente, debe cumplir todos los criterios que se definen en las reglas.
La creación de reglas para aprobar automáticamente las solicitudes de tiempo libre de los agentes ayuda a ahorrar tiempo al no tener que aprobar manualmente cada solicitud de tiempo libre.
Para crear reglas de aprobación automática de tiempo libre
- Pase el mouse por encima del ícono de horario y luego seleccione Administración de tiempo libre.
- Haga clic en el ícono de configuración.
- En la ventana Configuración de tiempo libre, haga clic en + Agregar regla.
- Si desea, puede cambiar el nombre de la regla haciendo clic en el menú de opciones y seleccionando Cambiar nombre.
- Seleccione uno o más equipos a los que se aplicará esta regla.
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Seleccione la casilla de verificación de los criterios que debe cumplir la regla para que se pueda aplicar. Puede ajustar el número de integrantes del equipo para cada selección.
- Puede seguir agregando reglas adicionales haciendo clic en + Agregar regla. Haga clic en Guardar para terminar.