Résumé ◀▼
Vous pouvez connecter des bases de connaissances Document360 à votre compte pour synchroniser des espaces de travail, des catégories, des sous-catégories et des langues. Cette intégration vous permet de gérer les permissions des lecteurs, de resynchroniser le contenu manuellement et de déconnecter les espaces de travail si besoin est. Chaque connexion nécessite un token API et prend en charge plusieurs espaces de travail et plusieurs langues indépendamment, ce qui permet de maintenir votre contenu externe à jour et accessible au sein de vos workflows.
Vous pouvez connecter votre base de connaissances Document360 à votre compte Zendesk pour rendre le contenu disponible partout où le contenu externe est utilisé. Quand vous connectez une base de connaissances Document360, vous pouvez spécifier les espaces de travail, les catégories, les sous-catégories et les langues associées au contenu que vous voulez rendre disponible dans votre compte Zendesk. Une fois la connexion établie, les mises à jour ou les ajouts apportés à ces éléments sont ingérés dans Zendesk lors de la synchronisation suivante.
Connexion d’un espace de travail Document360
Vous pouvez utiliser le connecteur de connaissances Document360 pour connecter vos espaces de travail Document360 à Zendesk. Une fois la connexion établie, le contenu est disponible partout où le contenu externe est utilisé.
Si vous avez plusieurs espaces de travail dans Document360, vous devez créer une connexion indépendante pour chaque espace de travail. Si vous voulez ingérer plusieurs langues dans votre compte Zendesk, vous devez aussi créer des connexions différentes pour chaque langue.
Pour chaque connexion que vous créez, vous devez commencer par créer un token API en utilisant GET comme méthode HTTP autorisée. Consultez la documentation de Document360 pour en savoir plus sur la création de tokens API pour les utiliser avec des applications comme Zendesk.
Vous devez être un administrateur Connaissances pour configurer et gérer les connexions de contenu externe.
- Dans l’Administrateur de Connaissances, cliquez sur Gérer les articles (
) dans la barre latérale. - Cliquez sur Contenu externe > Connexions dans la barre latérale gauche.
- Dans la fiche Document360 en bas de la page Connexions, cliquez sur Connecter.
- Cliquez sur Continuer pour lancer la connexion avec Document360.
- Saisissez le token API que vous avez créé dans votre compte Document360 pour cette connexion, puis cliquez sur Continuer.Remarque – Chaque fois que vous créez une connexion, vous devez fournir un token API unique. Quand vous créez des tokens API dans Document360 pour les utiliser avec Zendesk, n’oubliez pas de spécifier GET comme méthode HTTP autorisée. Pour en savoir plus, consultez la documentation de Document360.
- Dans le menu Espace de travail, sélectionnez l’espace de travail public que vous voulez synchroniser.
- Dans le menu Langues, sélectionnez la langue pour la base de connaissances que vous voulez synchroniser.
Cette connexion connectera le contenu Document360 dans la langue que vous spécifiez ici uniquement. Vous devez créer une nouvelle connexion pour chaque langue.
- Dans le menu Catégories, sélectionnez les catégories que vous voulez synchroniser.
Chaque catégorie ou sous-catégorie que vous sélectionnez s’affiche sous la forme d’un marqueur dans le champ Catégories. Quand vous sélectionnez une catégorie, vous ne synchronisez que le contenu au niveau de la catégorie, pas ses sous-catégories. Vous devez sélectionner les catégories ET les sous-catégories qui contiennent le contenu que vous voulez synchroniser.
Pour supprimer une catégorie ou une sous-catégorie de la liste, cliquez sur la croix (X) sur le marqueur associé.
- Cliquez sur Synchroniser.
Ajout d’un autre espace de travail Document360
Une fois que vous avez créé une connexion avec le site Document360, vous pouvez y ajouter d’autres espaces de travail quand vous le souhaitez.
- Dans l’Administrateur de Connaissances, cliquez sur Gérer les articles () dans la barre latérale.
- Cliquez sur Contenu externe > Connexions.
- Cliquez sur le menu des options (
) sur la ligne du site Document360 qui contient les espaces de travail que vous voulez ajouter, puis sélectionnez Ajouter un contenu.
- Dans Espace de travail, sélectionnez le site Document360 qui contient les espaces que vous voulez ajouter.
- Dans le menu Langues, sélectionnez la langue pour la base de connaissances que vous voulez ajouter.
- Dans le menu Catégories, sélectionnez les catégories que vous voulez sélectionner dans l’espace de travail que vous ajoutez.
- Cliquez sur Synchroniser pour commencer à synchroniser les espaces de travail avec Connaissances.
Une fois la synchronisation terminée, le statut Synchronisé s’affiche en vert pour chaque nouvel espace synchronisé.
Gestion des espaces de travail Document360 connectés à votre compte Zendesk
Une fois que vous avez créé une connexion Document360, vous pouvez la modifier en fonction de vos besoins.
Consultation des détails de la connexion Document360
Quand vous créez une connexion Document360, vous pouvez consulter des informations au sujet de la connexion, sa date de création, le nom de son créateur et l’heure de sa dernière synchronisation.
- Dans l’Administrateur de Connaissances, cliquez sur Gérer les articles () dans la barre latérale.
- Cliquez sur Contenu externe > Connexions dans la barre latérale gauche.
- Cliquez sur le menu des options () sur la ligne de l’espace que vous voulez gérer, puis sélectionnez Gérer.
- Consultez les détails de la connexion :
- Créé : la date de création de la connexion
- Connecté par : le nom de l’administrateur Connaissances qui a créé la connexion
- Éléments : le nombre d’éléments synchronisés
- Statut : le statut de synchronisation
- Dernière synchronisation : l’heure de la dernière synchronisation (les synchronisations s’exécutent automatiquement toutes les 24 heures, mais vous pouvez aussi les déclencher manuellement)
- Cliquez sur Enregistrer.
Gestion des permissions des lecteurs pour le contenu Document360
Vous pouvez configurer les permissions de lecteur pour définir qui peut voir votre contenu Document360 connecté dans vos workflows Zendesk.
- Dans l’Administrateur de Connaissances, cliquez sur Gérer les articles () dans la barre latérale.
- Cliquez sur Contenu externe > Connexions dans la barre latérale gauche.
- Cliquez sur le menu des options () sur la ligne de l’espace que vous voulez gérer, puis sélectionnez Gérer.
- Sous Permissions de consultation, sélectionnez l’une des options suivantes pour définir quels segments d’utilisateurs peuvent consulter le contenu de cet article :
-
Visible uniquement par les segments d’utilisateurs sélectionnés : sélectionnez un maximum de 10 segments d’utilisateurs parmi les suivants (l’édition Enterprise est requise pour la sélection de plusieurs segments d’utilisateurs) :
- Utilisateurs connectés : inclut les utilisateurs internes et externes qui créent un compte et se connectent à votre centre d’aide.
-
Agents et administrateurs : inclut uniquement les membres de l’équipe pour vous permettre de créer du contenu réservé à une utilisation interne. Remarque – Les agents light sont inclus à ce segment. Pour une liste des permissions des agents light, consultez Configuration des permissions des agents light.
- Segment d’utilisateurs personnalisé : vous permet de restreindre l’accès en fonction de marqueurs, d’organisations ou de groupes en appliquant des segments d’utilisateurs. Consultez Création de segments d’utilisateurs pour restreindre l’accès).
- Visible par tous : inclut tous les utilisateurs qui visitent votre centre d’aide et ne nécessite pas de connexion.
-
Visible uniquement par les segments d’utilisateurs sélectionnés : sélectionnez un maximum de 10 segments d’utilisateurs parmi les suivants (l’édition Enterprise est requise pour la sélection de plusieurs segments d’utilisateurs) :
- Cliquez sur Enregistrer.
Resynchronisation manuelle du contenu Document360
Quand vous connectez Document360 comme source de contenu externe, un processus de synchronisation s’exécute toutes les 24 heures pour mettre à jour le contenu nouveau ou modifié. Vous pouvez aussi forcer une synchronisation manuellement.
- Sur la page Connexions, cliquez sur le menu des options () pour l’espace de travail que vous voulez synchroniser.
- Sélectionnez Synchroniser à nouveau.
Les espaces de travail Document360 sont synchronisés immédiatement et la colonne Dernière synchronisation est mise à jour pour refléter l’heure de la synchronisation la plus récente.
Déconnexion d’un espace de travail Document360
Vous pouvez supprimer des connexions avec les espaces de travail Document360 si vous ne voulez plus synchroniser leur contenu. Si vous supprimez la connexion avec un site, les connexions avec tous les espaces de ce site sont supprimées. Pour supprimer la connexion avec un espace spécifique tout en conservant les autres, supprimez uniquement cette connexion.
Quand vous supprimez une connexion, le contenu connexe n’est plus disponible là où du contenu externe est utilisé.
- Sur la page Connexions, cliquez sur le menu des options () pour le site ou l’espace que vous voulez déconnecter.
- Sélectionnez Supprimer la connexion.
- Lisez le message, puis cliquez sur Supprimer.
L’espace est supprimé de la liste des connexions et n’est plus disponible comme source de contenu externe.