Configuration de rappels pour la révision et la vérification des articles

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La vérification est un paramètre d’article qui vous permet d’indiquer si un article est exact et à jour ou s’il a besoin d’être révisé et potentiellement modifié. Vous pouvez utiliser la vérification d’article pour :

• Annuler manuellement la vérification des articles, ce qui déclenche la révision immédiate et la vérification par les propriétaires des articles.
• Annuler automatiquement la vérification des articles en configurant les règles de vérification d’article basées sur des critères de filtre et d’intervalle prédéfinis.

Quand des articles ne sont pas vérifiés, leurs propriétaires reçoivent des rappels par e-mail leur demandant de réviser et vérifier leurs articles. Vous ne pouvez pas modifier les destinataires des notifications ni en ajouter. Par défaut, le propriétaire est l’auteur de l’article, mais vous pouvez modifier le propriétaire de l’article et choisir un autre utilisateur ou un groupe.

Important : quand vous rétrogradez les propriétaires des articles du rôle d’agent à celui d’utilisateur final, vous devez réaffecter leurs articles à un agent ou un administrateur Guide actuel. Sauf si vous affectez un nouveau propriétaire à ces articles, les agents qui ont été rétrogradés au rôle d’utilisateur final continueront de recevoir des e-mails de vérification pour les articles qui leur appartiennent. Pour en savoir plus, consultez Modification du propriétaire d’un article.

Cet article contient les sections suivantes :

• Annuler la vérification d’un article manuellement
• Créer des règles de vérification d’article

Annuler la vérification d’un article manuellement

Vous pouvez utiliser la vérification d’article pour initier une révision unique du contenu de votre base de connaissances. Par exemple, si vous changez de nom de marque, vous devez réviser vos articles et les modifier pour refléter le nouveau nom.

Pour effectuer une révision unique, vous pouvez annuler la vérification des articles individuellement ou en masse.

Pour vérifier un article individuel

1. Dans Guide, cliquez sur l’icône Gérer les articles () dans la barre latérale.
2. Sélectionnez un ou plusieurs articles à mettre à jour.

   Vous ne pouvez pas sélectionner plus de 30 articles simultanément. Pour sélectionner 30 articles à la fois, cochez la case en regard de Titre en haut de la liste.

   

3. Cliquez sur le menu des actions en masse Paramètres de l’article en bas, puis sélectionnez Annuler la vérification.

   

4. Cliquez sur Annuler la vérification pour confirmer que vous souhaitez bien vérifier les articles sélectionnés.

Créer des règles de vérification d’article

Vous pouvez créer des règles de vérification d’article pour envoyer des rappels quand les articles doivent être révisés et vérifiés, en fonction des critères et du laps de temps que vous configurez. Cela vous aide à vous assurer que votre contenu ne devient pas obsolète. Par exemple, vous pouvez vouloir réviser tous les trois mois les articles qui ont un libellé spécifique, qui s’affichent dans une catégorie donnée ou qui n’ont pas été mis à jour depuis un moment.

Vous pouvez créer jusqu’à 20 règles de vérification. Vous devez être un administrateur Guide pour créer des règles de vérification d’article.

Vous pouvez dupliquer une règle existante si vous voulez que votre règle soit fondée sur une autre règle.

Pour créer une règle de vérification d’article

1. Dans Guide, cliquez sur l’icône Paramètres () dans la barre latérale, puis sur Vérification d’article.
2. Cliquez sur Ajouter.

   Si vous ne voyez pas ce bouton, c’est que vous avez déjà créé le nombre maximum de règles (20). Vous pouvez supprimer une règle si vous voulez en ajouter une nouvelle.

   

3. Saisissez le nom de la règle.
4. Sélectionnez une fréquence de rappel.

   Après le laps de temps spécifié, une notification par e-mail est envoyée au propriétaire de l’article et l’article s’affiche dans la liste des articles à vérifier.

5. Sélectionnez Filtres pour déterminer le groupe d’articles concernés par cette règle.

   Au fur et à mesure que vous sélectionnez des options de filtre, une liste des articles affectés s’affiche en dessous. Consultez Limites des produits Guide pour votre centre d’aide pour connaître les limites portant sur les filtres.

6. Cliquez sur Créer.