Configuration de rappels pour la révision et la vérification des articles

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Vous pouvez créer des règles de vérification d’article pour envoyer des rappels quand les articles doivent être révisés et vérifiés, en fonction des critères et du laps de temps que vous configurez. Cela vous aide à vous assurer que votre contenu ne devient pas obsolète. Par exemple, vous pouvez vouloir réviser tous les trois mois les articles qui ont un libellé spécifique, qui s’affichent dans une catégorie donnée ou qui n’ont pas été mis à jour depuis un moment.

Vous créez une règle de vérification d’article d’un filtre d’article et d’une fréquence. Quand les articles satisfont les critères et le laps de temps en fonction d’une règle, des notifications par e-mail sont envoyées aux propriétaires des articles concernés et les articles s’affichent dans la liste des articles à vérifier.

Ces articles sont considérés comme non vérifiés et le restent jusqu’à ce quelqu’un les vérifie. Les propriétaires des articles continuent de recevoir des notifications par e-mail deux fois par semaine pour les articles devant être vérifiés.

Vous pouvez créer jusqu’à 20 règles de vérification. Vous devez être un administrateur Guide pour créer des règles de vérification d’article.

Vous pouvez dupliquer une règle existante si vous voulez que votre règle soit fondée sur une autre règle.

Pour créer une règle de vérification d’article

1. Dans Guide, cliquez sur l’icône Paramètres () dans la barre latérale, puis sur Vérification d’article.
2. Cliquez sur Ajouter.

   Si vous ne voyez pas ce bouton, c’est que vous avez déjà créé le nombre maximum de règles (20). Vous pouvez supprimer une règle si vous voulez en ajouter une nouvelle.

   

3. Saisissez le nom de la règle.
4. Sélectionnez une fréquence de rappel.

   Après le laps de temps spécifié, une notification par e-mail est envoyée au propriétaire de l’article et l’article s’affiche dans la liste des articles à vérifier.

5. Sélectionnez Filtres pour déterminer le groupe d’articles concernés par cette règle.

   Au fur et à mesure que vous sélectionnez des options de filtre, une liste des articles affectés s’affiche en dessous.

6. Cliquez sur Créer.

Le propriétaire des articles reçoit une notification par e-mail quand les articles sont prêts à être révisés en fonction de la règle. Vous ne pouvez pas modifier les destinataires des notifications ni en ajouter. Par défaut, le propriétaire est l’auteur de l’article, mais vous pouvez modifier le propriétaire de l’article et choisir un autre utilisateur ou un groupe.

Important : Quand vous rétrogradez les propriétaires des articles du rôle d’agent à celui d’utilisateur final, vous devez réaffecter leurs articles à un agent ou un administrateur Guide actuel. Sinon, les agents qui ont été rétrogradés au rôle d’utilisateur final continueront de recevoir des e-mails de vérification d’article pour ces articles. Cela représente un risque de sécurité pour votre organisation (consultez Modification du propriétaire d’un article).