La page de gestion des congés permet aux responsables d'approuver ou de refuser les demandes de congés envoyées par les agents. Les responsables peuvent rouvrir les demandes si nécessaire et vérifier quels agents ont des congés et à quel moment.
Cet article contient les sections suivantes :
- Accéder à la page de gestion des congés
- Gestion de toutes les demandes de congés
- Consulter les congés d'un agent
- Création de règles d'approbation automatique de congés (programme d'accès anticipé)
Articles connexes :
Accéder à la page de gestion des congés
Pour accéder à la page de gestion des congés
-
Placez votre curseur sur l'icône d’emploi du temps, puis sélectionnez Gestion des congés.
La page de gestion des congés s'ouvre et vous permet de consulter toutes les demandes de congés, la demande d'un agent spécifique, et de définir des règles d’approbation automatique des congés.
Gestion de toutes les demandes de congés
La page des demandes contient toutes les demandes de congés sur votre compte. Elle comporte deux onglets, En attente et Clos.
Pour les agents qui appartiennent à plusieurs équipes, seul le responsable de la première équipe à laquelle ils sont affectés reçoit des notifications par e-mail au sujet des demandes de congés et peut les approuver. Si aucune équipe n'est définie dans votre compte, n'importe quel administrateur peut accéder aux demandes de congé et les approuver.
À propos des demandes de congés en attente
Dans l'onglet En attente, vous pouvez voir les demandes qui attendent d’être approuvées ou refusées. Cet onglet comporte les colonnes suivantes :
- Demandeur : nom de l'agent qui demande le congé
- Motif de congé : la raison pour laquelle l'agent prend un congé (qui peut aussi contenir un message de l'agent ou une note interne d'un autre responsable)
- Période de travail : la période de travail sur laquelle porte la demande de congé (il est pour l’instant impossible de demander des congés les jours où aucune période de travail n'est générée)
- Période de congé : les heures de la journée pendant lesquelles le congé a été pris et le nombre d'heures prises
- Date de la demande : la date à laquelle la demande a été effectuée et le nombre de jours à l'avance par rapport au congé
- Action : approuvez ou refusez la demande immédiatement. Vous pouvez également répondre en ajoutant un commentaire, ce qui vous permet d'envoyer un message à l'agent ou de laisser une note interne destinée aux autres responsables.
Approuver ou refuser une demande de congé en attente
Pour approuver ou refuser une demande de congé
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Placez votre curseur sur l'icône d’emploi du temps, puis sélectionnez Gestion des congés.
L'onglet En attente s'ouvre par défaut. - Placez votre curseur sur la demande que vous voulez approuver ou refuser, puis cliquez sur le menu options dans la colonne Action.
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Approuvez, refusez ou répondez par un commentaire. Une fois la demande approuvée ou refusée, elle est placée dans l'onglet Clos.
À propos des demandes de congés closes
L'onglet Clos affiche les demandes qui ont déjà été approuvées ou refusées. Cet onglet contient les mêmes colonnes que l'onglet En attente, à l'exception de la colonne Statut qui remplace la colonne Action.
La colonne Statut indique si la demande a été approuvée ou refusée ainsi que la personne qui a effectué cette action.
Réouverture des demandes de congés closes
Vous pouvez rouvrir une demande close si nécessaire.
Pour rouvrir une demande de congés close
- Placez votre curseur sur l'icône d’emploi du temps, puis sélectionnez Gestion des congés.
- Cliquez sur l'onglet Clos .
- Placez votre curseur sur la demande que vous souhaitez rouvrir, puis cliquez sur le menu options dans la colonne Statut.
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Choisissez l’une des options suivantes :
- Rouvrir : replace la demande dans l'onglet En attente
- Approuver/Refuser : approuve ou refuse la demande, selon son statut actuel.
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Rouvrir et répondre avec un commentaire : ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez envoyer un message à l'agent ou laisser une note interne.
Consulter les congés d'un agent
La barre latérale gauche de la page de gestion des congés affiche vos équipes et vos agents. Vous pouvez consulter les demandes de congés en attente et closes d'un agent spécifique.
Pour consulter les congés d'un agent spécifique
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Placez votre curseur sur l'icône d’emploi du temps, puis sélectionnez Gestion des congés.
L'onglet En attente s'ouvre par défaut. - Dans la barre latérale gauche, saisissez le nom ou l'adresse e-mail d'un agent.
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Cliquez sur le nom de l'agent pour consulter ses demandes de congés.
Remarque : Vous pouvez aussi consulter les demandes d'une équipe spécifique en cliquant sur le nom d'une équipe dans la barre latérale.
Création de règles d'approbation automatique de congés (programme d'accès anticipé)
Vous pouvez créer des règles qui approuvent automatiquement les demandes de congés de vos agents. Pour que la demande de congé d'un agent soit automatiquement approuvée, elle doit répondre à tous les critères que vous définissez dans vos règles.
La création de règles pour approuver automatiquement les demandes de congés des agents vous permet de gagner du temps, car vous n'aurez plus à approuver manuellement chaque demande.
Pour créer des règles d'approbation automatique de congés
- Placez votre curseur sur l'icône d’emploi du temps, puis sélectionnez Gestion des congés.
- Cliquez sur l'icône paramètres.
- Dans la fenêtre des paramètres des Congés, cliquez sur +Ajouter une règle.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez renommer la règle en cliquant sur le menu des options et en sélectionnant Renommer.
- Sélectionnez une ou plusieurs équipes auxquelles s'applique cette règle.
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Cochez les cases correspondant aux critères auxquels la règle doit répondre pour être appliquée. Vous pouvez ajuster le nombre de membres de l'équipe pour chaque sélection.
- Vous pouvez continuer à ajouter d'autres règles en cliquant sur +Ajouter une règle. Autrement, cliquez sur Enregistrer pour terminer.