Come posso avviare una sincronizzazione da Salesforce in base all’aggiornamento di un campo formula?

Domanda

Una limitazione nota dell'integrazione Salesforce è che la modifica di un campo formula mappato, che si tratti di un account, di un contatto o di un lead, non attiva la sincronizzazione con Zendesk. Questo è un problema se si usa un campo formula per sincronizzare i valori dei campi di ricerca Salesforce come descritto in questo articolo: Salesforce: sincronizzazione delle informazioni dei campi di ricerca con Zendesk Support. Questo problema di sincronizzazione è dovuto a una limitazione dell’API degli eventi di streaming di Salesforce, per la quale le modifiche ai campi formula non determinano la creazione di un evento di streaming.

Per risolvere il problema, crea un processo automatizzato, noto anche come "Flusso", in Salesforce usando un nuovo campo nascosto che verrà aggiornato automaticamente ogni volta che verranno apportate modifiche a uno dei campi chiave di Salesforce.

Risposta

Questa soluzione prevede tre passaggi. Per prima cosa, crea un nuovo campo casella di spunta in Salesforce da utilizzare come trigger nascosto per la sincronizzazione. Dopodiché, crea un campo casella di spunta corrispondente in Zendesk e aggiungilo alla mappatura della sincronizzazione. Infine, crea un flusso usando Creazione workflow di Salesforce per aggiornare automaticamente il nuovo campo casella di spunta.

Per creare il nuovo campo in Salesforce

1. Vai a Gestione oggetti e seleziona il tipo di oggetto da sincronizzare.
2. Vai a Campi e relazioni e aggiungi un nuovo campo.
3. Scegli la Casella di spunta per il tipo di dati e assegnale un nome. Ad esempio, Campi formula aggiornati. Lascia deselezionata l’opzione predefinita.
4. Seleziona la sicurezza a livello di campo appropriata e assicurati che gli amministratori di sistema abbiano accesso al campo.
5. Nella pagina delle impostazioni dei layout, deseleziona tutte le opzioni. Questo campo viene utilizzato solo in un processo in background e non deve apparire nella pagina in modo che gli utenti possano aggiornarlo.

Per creare il campo corrispondente in Zendesk e aggiornare la mappatura

1. Apri la pagina Campi utente o Campi organizzazione, a seconda che la sincronizzazione riguardi le organizzazioni o gli utenti.
2. Aggiungi un nuovo campo casella di spunta. Assegna al campo un nome che specifichi che tale campo viene utilizzato solo per la sincronizzazione con Salesforce. Ad esempio, Solo per uso all'interno di Salesforce.
3. Aggiungi il nuovo campo alla mappatura Salesforce. Segui le istruzioni in questa sezione: Configurazione della sincronizzazione dei referenti o dei lead Salesforce con gli utenti Zendesk.
4. Nella sezione di mappatura, aggiungi una nuova corrispondenza tra la nuova casella di spunta di Salesforce e la nuova casella di spunta di Zendesk e salva la configurazione.

Per creare un flusso in Salesforce

1. Vai a Configurazione > Strumenti piattaforma > Automazione dei processi > Flussi e seleziona Nuovo flusso.
2. Scegli il flusso attivato da record:
   
3. Seleziona un oggetto le cui modifiche ai campi attiveranno questo flusso (Account/Contatto/Lead) e specifica che vuoi che questo flusso venga eseguito quando Un record viene aggiornato:
   
4. Nel menu a discesa Requisiti condizioni, seleziona Qualsiasi condizione è soddisfatta (OR). Quindi, aggiungi le condizioni necessarie per ciascun campo pertinente. Non si tratta del campo formula in sé, ma del campo su cui si basa il campo formula.
   Ad esempio, se disponi di un campo formula chiamato Nome account manager mappato nel Centro amministrativo, il flusso dovrebbe rispondere alle modifiche apportate al campo Account manager, ovvero il campo di ricerca su cui si basa la formula:
   
   Per ogni campo, dovrai includere il campo a sinistra, l’operatore È cambiato e il valore True.
5. Dopo avere aggiunto le condizioni, in Ottimizza il flusso per scegli una delle seguenti opzioni e fai clic su Fine:
   1. • Aggiornamenti rapidi dei campi
      • Azioni e record correlati.
        
6. All’interno di Creazione workflow, fai clic sull’icona più per aggiungere un nuovo elemento:
   
7. Scegli Aggiorna record trigger
   
8. Crea un’azione che selezioni il campo casella di spunta creato in precedenza in questa guida
   
   
   
9. Ripeti i passaggi 7 e 8, ma questa volta crea un'azione che deselezioni quella casella:
   
10. Il flusso finito dovrebbe avere il seguente aspetto:
    
11. Salva e attiva il flusso.

Procedi ad aggiornare uno dei campi di ricerca in Salesforce e verifica se l’account o il contatto o il lead si sincronizza con Zendesk, come previsto.