Di recente, Microsoft ha annunciato l'implementazione di modifiche per ridurre la quantità di spam che gli utenti ricevono. Si tratta di un cambiamento positivo che vede Zendesk allineato. Potresti riscontrare ritardi o rifiuti nell’invio in uscita poiché queste modifiche includono requisiti relativi ai limiti e controlli DNS per verificare lo stato dei record. Zendesk monitora sempre attivamente lo stato dell’infrastruttura per fornire la massima deliverability possibile.
Queste modifiche apportate da Microsoft aderiscono maggiormente agli standard RFC, in particolare SPF e DKIM. Questi sono standard a cui Zendesk si attiene e che supporta con il nostro prodotto.
Verifica dello stato della tua istanza Zendesk e del tuo dominio
A causa delle modifiche introdotte da Microsoft, gli account potrebbero voler rivedere lo stato della propria istanza Zendesk, in particolare la sezione Indirizzi di assistenza nella pagina Email del Centro amministrativo e Configurazione del dominio personalizzato per DKIM.
Gli indirizzi di assistenza del sistema (assistenza@sottodominio.zendesk.com) utilizzano sia SPF che DKIM per garantire che soddisfino i requisiti di invio. Il traffico inviato da questi indirizzi viene autenticato dalla nostra stessa autorità con entrambi i protocolli.
Quando inviamo traffico per conto del dominio di un account (assistenza@sottodominio.com):
- Si invitano gli account ad aggiungere un record SPF per i propri indirizzi di assistenza esterna. Inoltre, invitiamo i clienti a verificare lo stato del record SPF del proprio dominio (EasyDMARC, EmailStuffe Kitterman sono strumenti utili). Se vedi errori in uno o più di questi servizi di verifica, contatta il tuo amministratore di dominio o provider email.
- Si consiglia vivamente di abilitare DKIM (dopo aver aggiunto i record DNS richiesti). Questo aggiunge un ulteriore livello di convalida al traffico email in uscita di un account. Non abilitare questa funzione senza prima aggiungere i record DNS/cname richiesti.
- Aggiungi un record DMARC per il tuo dominio. Questa operazione viene eseguita interamente al di fuori di Zendesk e potrebbe richiedere l’assistenza dell’amministratore di dominio o del provider email.
Altre considerazioni per migliorare lo stato del traffico email
- Rimuovi i link commerciali e di marketing dalle firme degli agenti o da trigger, automazioni o modelli HTML. Questi messaggi potrebbero essere valutati più restrittivamente da Microsoft (oltre che da altri destinatari, come Gmail e Yahoo) e potrebbero far sembrare che il tuo traffico di assistenza transazionale faccia parte di un tentativo di vendita o marketing non invitato.
- Valuta la possibilità di rimuovere gli indirizzi @outlook.com per l'archiviazione delle email o di sostituirli con un indirizzo progettato per gestire i maggiori carichi di traffico. Microsoft sta introducendo limiti. Gli account email gratuiti non sono concepiti per scopi di archiviazione commerciale.
- Esamina i workflow delle email. In generale, se un utente non ti ha prima inviato un’email, la ricezione di un messaggio automatizzato può sembrare un traffico non invitato, in particolare a qualsiasi provider email gratuito.
Riepilogo
Sebbene Zendesk non abbia alcun controllo sul comportamento o sulle politiche di accettazione di alcun servizio o risorsa esterna, è comune che questi servizi implementino modifiche per aderire meglio agli standard RFC. Zendesk monitora gli aggiornamenti e le modifiche a queste politiche per garantire i massimi livelli di deliverability e incoraggia i clienti a utilizzare pratiche di invio corrette, che uniscono:
- Che cosa facciamo in qualità di mittente di email
- I record DNS esistenti per il tuo dominio
- Le politiche di accettazione in vigore presso il servizio ricevente
Sebbene questi nuovi requisiti di Microsoft siano in linea con le politiche che molti server email usano da un po’ di tempo, gli account che non hanno adottato SPF/DKIM/DMARC o quelli con record non validi vorranno valutare la possibilità di sfruttare questi protocolli di autenticazione a proprio vantaggio.
Come ottenere assistenza
Per qualsiasi domanda sui record DNS o sullo stato del tuo dominio, rivolgiti al tuo amministratore di dominio o provider email. Zendesk non può indagare o risolvere questi problemi, in quanto non rientrano nel nostro ambito di assistenza.
Per qualsiasi domanda riguardante l’indirizzo email specifico del tuo account Zendesk, contatta l’assistenza clienti Zendesk. Per feedback sui prodotti o richieste di funzionalità correlate a questo annuncio, visita il forum della community, dove raccogliamo e gestiamo il feedback dei clienti sui prodotti.