ドキュメントリポジトリの使用

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ドキュメントリポジトリは、多くのチームメンバーが日常的に使用するドキュメントを保管できる共有ストレージスペースです。ドキュメントリポジトリの管理は、管理者権限を持つユーザーが行います。

ユーザーが直接アップロードして添付するドキュメントと同様に、リポジトリ内のドキュメントは、リード、取引先、取引に添付したり、メールメッセージに追加することができます。

リード、取引先、取引、メールメッセージへのドキュメントの添付については、「リード、取引先、取引へのドキュメントの添付」を参照してください。

メモ：リポジトリにドキュメントを追加した場合、ユーザー階層で自分より下位にあるアカウントのユーザーのみがドキュメントを表示できます。ユーザー階層内で自分と同レベル以上のユーザーは、それらのドキュメントを表示できません。Sellのすべてのユーザーがドキュメントにアクセスできるようにしたい場合には、階層の最上位のユーザーがドキュメントをアップロードする必要があります。

この記事では、管理者ユーザーがリポジトリにドキュメントを追加して管理する方法について、次のトピックで説明します。

• ドキュメントをリポジトリに追加する
• リポジトリのドキュメントを管理する
• ファイルの制限とタイプ

ドキュメントをリポジトリに追加する

管理者権限を持つユーザーのみが、リポジトリ内のファイルを追加および管理するアクセス権を持っています。

ドキュメントをリポジトリに追加するには

1. ページヘッダーの右上にあるプロフィールアイコンをクリックし、「リポジトリ管理」を選択します。
2. ドキュメントファイルをドキュメントリポジトリウィンドウにドロップするか、「コンピュータからアップロード」を選択します。
3. 後者を選択した場合は、コンピュータ上でドキュメントを探して選択し、「開く」をクリックします。ドキュメントがリポジトリのドキュメントのリストに追加されます。

リポジトリに追加されたドキュメントは、リード、取引先、および取引に添付することができます（「リード、取引先、取引へのドキュメントの添付」を参照）。

リポジトリのドキュメントを管理する

ドキュメントリポジトリでは、ドキュメントを表示したり、ファイル名を入力して特定のドキュメントを検索したり、名前と日付でソートしたりすることができます。

また、ドキュメントをコンピュータにダウンロードしたり、新しいバージョンのドキュメントをアップロードしたり、ドキュメントのタイトルを変更したり、ドキュメントを削除したりすることもできます。ファイルを選択すると、リポジトリの右パネルに管理オプションが表示されます。

ファイルに実行する管理オプションをクリックします。操作を完了するように求められます。

メモ：ドキュメントの更新、ドキュメントタイトルの編集、ドキュメントの削除は、Sellアカウント全体に影響します。たとえば、ドキュメントを更新すると、リード、取引先、取引に添付されるときに新しいバージョンに更新されます。ドキュメントを削除できるのは、自分で追加したリポジトリからのみです。

複数のファイルを選択するには、Shiftキーを押しながらマウスでファイルを選択します。

ファイルの制限とタイプ

Sellにアップロードできる個々のファイルのサイズに制限はありません。ただし、各Sellプランには、ユーザーごとにドキュメントストレージ制限があります。たとえば、Teamプランでは、各ユーザーのドキュメントストレージ制限は2GBです。プランごとのドキュメントストレージ制限の詳しいリストについては、Zendesk Sellプランの比較ページを参照してください。 

Sellは、PDF、Word、Excel、Powerpoint、Pages、Keynote、PNG、JPGのファイルタイプのアップロードと保存をサポートしています。