설정해 놓은 기준 및 간격에 따라 문서를 검토 및 검증해야 할 때 알림을 보내도록 문서 검증 규칙을 만들 수 있습니다. 이로써 콘텐츠가 오래되거나 쓸모없게 되는 일이 없도록 하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 특정 레이블이 있거나, 특정 카테고리에 나타나거나, 오랫동안 업데이트되지 않은 문서를 3개월마다 검토하고자 할 수 있습니다.
문서 필터 및 빈도로 문서 검증 규칙이 만들어집니다. 문서가 규칙에 따른 기준 및 간격을 만족시키면 해당 문서의 소유자에게 이메일 알림이 전송되며 검증 필요 문서 목록에 해당 문서가 나타납니다.
이러한 문서는 검증되지 않은 것으로 간주되며 누군가 문서를 검증할 때까지 계속 그 상태가 유지됩니다. 문서 소유자는 계속해서 검증이 필요한 문서에 대한 이메일 알림을 일주일에 두 번 받습니다.
20개까지 검증 규칙을 만들 수 있습니다. Guide 관리자만 문서 검증 규칙을 만들 수 있습니다.
다른 규칙을 기준으로 규칙을 만들려면 기존 규칙을 복제할 수 있습니다.
문서 검증 규칙을 만들려면 다음과 같이 하세요.
- Guide의 사이드바에서 설정 아이콘(
)을 클릭한 다음 문서 검증을 클릭합니다.
- 추가를 클릭합니다.
추가 버튼이 없다면 최대 20개의 규칙을 이미 만든 것입니다. 새 규칙을 추가하려면 다른 규칙을 삭제하면 됩니다.
- 규칙 이름을 입력합니다.
- 알림 빈도를 선택합니다.
지정된 간격 후에 문서 소유자에게 이메일 알림이 전송되며 문서 검증 목록에 문서가 나타납니다.
- 이 규칙에 대한 문서 그룹을 결정하기 위한 필터를 선택합니다.
필터 옵션을 선택하면 아래에 해당 문서 목록이 나타납니다.
- 만들기를 클릭합니다.
문서 소유자는 규칙에 따라 문서 검토 준비가 되면 이메일 알림을 받습니다. 알림에 수신자를 추가하거나 변경할 수는 없습니다. 기본적으로 소유자가 작성자이지만 다른 사용자나 그룹으로 문서 소유자를 변경할 수 있습니다.
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