문서를 검토하고 검증하도록 알림 설정하기

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설정해 놓은 기준 및 간격에 따라 문서를 검토 및 검증해야 할 때 알림을 보내도록 문서 검증 규칙을 만들 수 있습니다. 이로써 콘텐츠가 오래되거나 쓸모없게 되는 일이 없도록 하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 특정 레이블이 있거나, 특정 카테고리에 나타나거나, 오랫동안 업데이트되지 않은 문서를 3개월마다 검토하고자 할 수 있습니다.

문서 필터 및 빈도로 문서 검증 규칙이 만들어집니다. 문서가 규칙에 따른 기준 및 간격을 만족시키면 해당 문서의 소유자에게 이메일 알림이 전송되며 검증 필요 문서 목록에 해당 문서가 나타납니다.

이러한 문서는 검증되지 않은 것으로 간주되며 누군가 문서를 검증할 때까지 계속 그 상태가 유지됩니다. 문서 소유자는 계속해서 검증이 필요한 문서에 대한 이메일 알림을 일주일에 두 번 받습니다.

20개까지 검증 규칙을 만들 수 있습니다. Guide 관리자만 문서 검증 규칙을 만들 수 있습니다.

다른 규칙을 기준으로 규칙을 만들려면 기존 규칙을 복제할 수 있습니다.

문서 검증 규칙을 만들려면 다음과 같이 하세요.

1. Guide의 사이드바에서 설정 아이콘()을 클릭한 다음 문서 검증을 클릭합니다.
2. 추가를 클릭합니다.

   추가 버튼이 없다면 최대 20개의 규칙을 이미 만든 것입니다. 새 규칙을 추가하려면 다른 규칙을 삭제하면 됩니다.

   

3. 규칙 이름을 입력합니다.
4. 알림 빈도를 선택합니다.

   지정된 간격 후에 문서 소유자에게 이메일 알림이 전송되며 문서 검증 목록에 문서가 나타납니다.

5. 이 규칙에 대한 문서 그룹을 결정하기 위한 필터를 선택합니다.

   필터 옵션을 선택하면 아래에 해당 문서 목록이 나타납니다.

6. 만들기를 클릭합니다.

문서 소유자는 규칙에 따라 문서 검토 준비가 되면 이메일 알림을 받습니다. 알림에 수신자를 추가하거나 변경할 수는 없습니다. 기본적으로 소유자가 작성자이지만 다른 사용자나 그룹으로 문서 소유자를 변경할 수 있습니다.

중요: 문서 소유자를 상담원에서 최종 사용자로 다운그레이드할 때에는 문서 소유권도 현재 Guide 상담원이나 관리자에게 재배정해야 합니다. 문서 소유권을 재배정하지 않으면 최종 사용자로 다운그레이드된 상담원이 그러한 문서에 대한 문서 검증 이메일을 계속 받게 됩니다. 이는 조직에 보안 위험을 초래합니다(문서 소유자 변경하기 참조).