Verwenden des Dokumentenspeichers

Welchen Plan habe ich?

Der Dokumentenspeicher ist ein gemeinsam genutzter Speicherbereich für Dokumente, die von mehreren Teammitgliedern routinemäßig verwendet werden. Er wird von Benutzern mit Administratorberechtigungen verwaltet.

Ebenso wie die von Sell-Benutzern selbst hochgeladenen Dokumente können auch die Dokumente im Dokumentenspeicher mit Leads, Kontakten und Geschäften verknüpft sowie an E-Mail-Nachrichten angehängt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Anhängen von Dokumenten an Leads, Kontakte und Geschäfte.

Hinweis: Wenn Sie ein Dokument zum Repository hinzufügen, ist es nur für Benutzer sichtbar, die in der Benutzerhierarchie unter Ihnen stehen. Benutzer auf Ihrer oder einer höheren Hierarchieebene können Ihre Dokumente nicht sehen. Wenn alle Benutzer in Sell in der Lage sein sollen, auf ein Dokument zuzugreifen, muss es von dem Benutzer hochgeladen werden, der an der Spitze der Hierarchie steht.

In diesem Beitrag wird beschrieben, wie Administratoren Dokumente im Dokumentenspeicher hinzufügen und verwalten. Er enthält die folgenden Themen:

• Hinzufügen von Dokumenten zum Dokumentenspeicher
• Verwalten der Dokumente im Dokumentenspeicher
• Größenbeschränkungen und Dateitypen

Hinzufügen von Dokumenten zum Dokumentenspeicher

Zum Hinzufügen und Verwalten von Dateien im Dokumentenspeicher werden Administratorberechtigungen benötigt.

So fügen Sie Dokumente zum Dokumentenspeicher hinzu

1. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Ihr Profilsymbol und dann auf Speicher verwalten.
2. Ziehen Sie eine Dokumentdatei mit der Maus in das Fenster des Dokumentenspeichers oder klicken Sie auf Vom Computer hochladen.
3. Im letzteren Fall wählen Sie das Dokument auf Ihrem Computer aus und klicken Sie auf Öffnen. Das Dokument wird zur Liste im Dokumentenspeicher hinzugefügt.

Dokumente, die zum Speicher hinzugefügt wurden, können Leads, Kontakten und Geschäften hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Anhängen von Dokumenten an Leads, Kontakte und Geschäfte.

Verwalten der Dokumente im Dokumentenspeicher

Im Dokumentenspeicher können Sie Ihre Dokumente anzeigen, anhand des Namens nach Dokumenten suchen und die Dokumente nach Name und Datum sortieren.

Außerdem können Sie die Dokumente auf Ihren Computer herunterladen, neue Versionen der Dokumente hochladen, Dokumenttitel ändern und Dokumente löschen. Wenn Sie eine Datei auswählen, werden die Verwaltungsoptionen im rechten Bereich des Dokumentenspeichers angezeigt.

Klicken Sie auf die Verwaltungsoption, die Sie auf die Datei anwenden möchten. Sie werden aufgefordert, die Aktion zu bestätigen.

Hinweis: Das Aktualisieren und Löschen von Dokumenten sowie das Ändern des Titels wirkt sich auf Ihr gesamtes Sell-Konto aus. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument aktualisieren, wird die neue Version in alle Leads, Kontakte und Geschäfte übernommen, mit denen das Dokument verknüpft ist. Sie können nur Dokumente löschen, die Sie dem Dokumentenspeicher selbst hinzugefügt haben.

Wenn Sie mehrere Dateien auswählen möchten, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie sie nacheinander an.

Größenbeschränkungen und Dateitypen

Sie können beliebig große Dateien in Sell hochladen. Allerdings steht bei jedem Sell-Plan pro Benutzer nur ein begrenzter Speicherplatz für Dokumente zur Verfügung. Beim Team-Plan ist der Speicherplatz für Dokumente beispielsweise auf 2 GB pro Benutzer begrenzt. Eine vollständige Liste der für die verschiedenen Pläne geltenden Speicherplatzbegrenzungen finden Sie in der Zendesk Sell-Planübersicht. 

Sell unterstützt das Hochladen und Speichern der folgenden Dateitypen: PDF, Word, Excel, PowerPoint, Pages, Keynote, PNG und JPG.