An jeden Ihrer Leads, Kontakte und Geschäfte können Dokumente mit weiteren Informationen angehängt werden. Wenn Sie beispielsweise einem Kontakt ein Angebot zugeschickt haben, können Sie es auf diese Weise in den entsprechenden Sell-Kontaktdatensatz aufnehmen.
Sell-Benutzer können Dokumente direkt (z. B. von ihrem eigenen Computer aus) hochladen oder Dokumente aus dem Dokumentenspeicher anhängen, die von einem Benutzer mit Administratorberechtigungen dort abgelegt wurden. Der Dokumentenspeicher ist ein gemeinsam genutzter Speicherbereich für Dokumente, die von mehreren Teammitgliedern routinemäßig verwendet werden.
In diesem Beitrag wird beschrieben, wie Sie Dokumente anhängen und verwalten. Er enthält die folgenden Themen:
- Hochladen von Dokumenten zu Leads, Kontakten und Geschäften
- Verwalten der hochgeladenen Dokumente
- Größenbeschränkungen und Dateitypen
- Versenden von Dokumenten per E-Mail
Der Dokumentenspeicher wird von Benutzern mit Administratorberechtigungen verwaltet und in einem separaten Beitrag beschrieben (siehe Verwenden des Dokumentenspeichers).
Wenn Sie die Zendesk Sell-App für iOS oder Android verwenden, lesen Sie den Beitrag Anhängen von Dokumenten unter iOS bzw. Anhängen von Dokumenten unter Android.
Hochladen von Dokumenten zu Leads, Kontakten und Geschäften
Lead-, Kontakt- und Geschäftskarten weisen einen Bereich für Dokumente auf, in dem Sie ein Dokument hochladen oder im Dokumentenspeicher auswählen und an den Datensatz anhängen können.
So fügen Sie ein neues Dokument hinzu
- Wählen Sie den Lead, den Kontakt oder das Geschäft aus, dem Sie ein Dokument hinzufügen möchten.
- Klicken Sie im Bereich Dokumente auf das Pluszeichen (+) und dann auf Neue hinzufügen.
- Sie werden aufgefordert, eine Datei in den Bereich zu ziehen oder an einem Speicherort auf Ihrem Computer auszuwählen.
- Die Datei wird hochgeladen und in der Liste im Bereich Dokumente angezeigt.
So fügen Sie ein Dokument aus dem Dokumentenspeicher hinzu
- Wählen Sie den Lead, den Kontakt oder das Geschäft aus, dem Sie ein Dokument hinzufügen möchten.
- Klicken Sie im Bereich Dokumente auf das Pluszeichen (+) und dann auf Aus dem Speicher hinzufügen.
- Wählen Sie im Dokumentenspeicher das Dokument aus, das Sie anhängen möchten, und klicken Sie dann auf Dokument anhängen.
- Die Datei wird angehängt und in der Liste im Bereich Dokumente angezeigt.
Wenn Sie für einen Lead, Kontakt oder Geschäft mehr Dokumente angehängt haben, als sich im Bereich darstellen lassen, können Sie mit der Schaltfläche Alle anzeigen die gesamte Liste einblenden.
Verwalten der hochgeladenen Dokumente
Die in Ihr Sell-Konto hochgeladenen Dokumente können heruntergeladen, umbenannt und gelöscht werden.
Sie können einzelne Dateien oder mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen, indem Sie auf Alle anzeigen klicken und sie in der Dokumentenübersicht auswählen. Klicken Sie auf die gewünschte Datei (oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wählen Sie mehrere Dateien aus) und klicken Sie dann auf das Symbol „Herunterladen“.
Sie können auf der Dokumentenübersichtsseite auch mehrere Dateien auswählen und löschen.
Dokumente erben die für den jeweiligen Benutzer des Kontos festgelegten Berechtigungen. Dokumente können von jedem Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsberechtigungen für Leads, Kontakte oder Geschäfte hochgeladen, heruntergeladen oder gelöscht werden.
Dokumente, die zum Dokumentenspeicher hinzugefügt wurden, können heruntergeladen, aber nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Die Dokumente im Dokumentenspeicher können nur von Administratoren verwaltet werden (siehe Verwalten des Dokumentenspeichers).
Größenbeschränkungen und Dateitypen
Sie können beliebig große Dateien in Sell hochladen. Allerdings steht bei jedem Sell-Plan pro Benutzer nur ein begrenzter Speicherplatz für Dokumente zur Verfügung. Beim Team-Plan ist der Speicherplatz für Dokumente beispielsweise auf 2 GB pro Benutzer begrenzt. Eine vollständige Liste der für die verschiedenen Pläne geltenden Speicherplatzbegrenzungen finden Sie in der Zendesk Sell-Planübersicht.
Sell unterstützt das Hochladen und Speichern der folgenden Dateitypen: PDF, Word, Excel, PowerPoint, Pages, Keynote, PNG und JPG.
Versenden von Dokumenten per E-Mail
Die hochgeladenen und die im Dokumentenspeicher bereitgestellten Dokumente können auch per E-Mail versendet werden.
So hängen Sie ein Dokument an eine E-Mail-Nachricht an
- Wählen Sie einen Lead, einen Kontakt oder ein Geschäft aus.
- Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail senden.
- Klicken Sie auf das Symbol Anhängen neben der Schaltfläche Platzhalter.
- Wählen Sie in der Liste der hochgeladenen Dokumente, auf Ihrem Computer oder im Dokumentenspeicher das gewünschte Dokument aus.
- Klicken Sie auf Anhängen.
