Im folgenden Beitrag wird beschrieben, wie Sie Ihre vorbereitete CSV-Datei hochladen. Wenn Sie eine CSV-Datei erstellen möchten, lesen Sie den Beitrag Erstellen einer CSV-Datei zum Importieren von Leads, Kontakten oder Geschäften.
In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:
- Hochladen der CSV-Datei
- Importieren der Einstellungen und Zuordnen der Werte
- Überprüfen der Importeinstellungen
- Rückgängigmachen eines Imports
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Hochladen der CSV-Datei
Nachdem Sie Ihre CSV-Datei vorbereitet und sichergestellt haben, dass zu allen Geschäften Kontakte angegeben sind, können Sie Ihre Geschäfte importieren.
Wenn zu einem Geschäft bereits ein Kontakt vorhanden ist, wird dieser anhand von Werten wie der E-Mail-Adresse oder der Telefonnummer abgeglichen und mit dem Geschäft verknüpft. Wenn zu einem Geschäft noch kein Kontakt vorhanden ist, erstellt Sell einen Kontakt und verknüpft ihn mitdem Geschäft.
Wenn zu einem Geschäft bereits ein Kontakt vorhanden ist, können Sie den Kontakt anhand des Namens, der Telefonnummer oder der E-Mail-Adresse in den Duplikatsverwaltungseinstellungen unter Einstellungen > Daten > Duplikatsverwaltung > Duplikatsregeln verwalten abgleichen oder deduplizieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Duplikatseinstellungen.
Stellen Sie sicher, dass die Pipeline-Phase mit Ihren tatsächlichen Phasen übereinstimmt. Sie können auch weitere angepasste Felder (z. B. Standort) hinzufügen. Wenn die Felder „Inhaber“ oder „Hinzugefügt am“ keine Informationen enthalten, werden sie mit den Standardwerten (aktueller Benutzer, aktuelles Datum) hinzugefügt. Am besten überprüfen Sie anhand einer Testdatei, ob sich eventuelle Änderungen im Importbereich rückgängig machen lassen.
So importieren Sie Daten in Sell
- Klicken Sie in der Seitenleiste von Sell auf das Symbol Einstellungen (
) und dann auf Daten > Importieren. - Klicken Sie auf Neue Daten importieren.
- Klicken Sie auf CSV als Art von Importdatei.
- Klicken Sie auf Geschäfte und Kontakte importieren.
- Ziehen Sie die Datei in das Fenster oder klicken Sie auf Datei auswählen und laden Sie die Datei hoch.
- Klicken Sie auf Weiter.
Importieren der Einstellungen und Zuordnen der Werte
Unter Daten importieren können Sie angeben, wie die importierten Dateien verarbeitet werden sollen. Zum Beispiel können Sie festlegen, dass Daten überschrieben oder in einem zusätzlichen Feld gespeichert werden.
So importieren Sie die Daten neuer Geschäfte
- Klicken Sie im Dropdownmenü in der Zeile Bei diesem Import möchte ich auf neue Kontakte hinzufügen sowie vorhandene Kontakte aktualisieren.
- Klicken Sie im Dropdownmenü Wenn die Daten in Sell nicht mit Daten aus dem Import übereinstimmen auf alle vorhandenen Sell-Daten mit neuen Daten aus der Importdatei aktualisieren.
Optionen zum Importieren von Daten
- Neue Kontakte hinzufügen sowie vorhandene Kontakte aktualisieren. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie neue Kontakte hinzufügen und gegebenenfalls Änderungen an bereits in Sell vorhandenen Kontakten vornehmen möchten.
- Nur neue Kontakte hinzufügen, die nicht in Sell enthalten sind. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie ganz neue Daten importieren möchten, also beispielsweise Kontakte, die bisher noch nicht in Sell importiert wurden. Wenn Sie diese Option auswählen, erstellt Sell doppelte Unternehmen. Die Person wird aber nicht mit jedem Unternehmen verknüpft.
-
Nur vorhandene Sell-Kontakte mit neuen Daten aus der Importdatei aktualisieren. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nachträglich weitere Daten zu Kontakten hinzufügen möchten, mit denen Sie in Sell bereits arbeiten. Um Duplikate zu vermeiden und sicherzustellen, dass die neuen Daten jeweils dem richtigen Kontakt hinzugefügt werden, müssen Sie Felder auswählen, die in vorhandenen Sell-Kontakten enthalten sind und zur Identifizierung der zu aktualisierenden Datensätze verwendet werden können.
Hinweis: Wenn Sie die erste oder dritte Option wählen, werden beim Rückgängigmachen eines Imports keine Daten entfernt, die mit vorhandenen Kontakten zusammengefasst wurden. Es werden also ausschließlich neue Kontakte entfernt (siehe Rückgängigmachen eines Imports).
- Wenn die Daten in Sell nicht mit Daten aus dem Import übereinstimmen. (Diese Option wird nur angezeigt, wenn im Rahmen des ausgewählten Importvorgangs vorhandene Kontakte aktualisiert werden.) Diese Option weist darauf hin, dass Sie Änderungen an Kontakten vornehmen, die bereits in Sell vorhanden sind. Die Felder in den Kontaktdatensätzen können entweder einen Wert aufweisen oder leer sein. Sie haben also die Möglichkeit, vorhandene Feldwerte durch die neuen Daten aus Ihrer Datei zu ersetzen oder die Daten nur in leere Felder zu übernehmen.
Zur Auswahl stehen folgende Optionen:
- Nur leere Sell-Felder mit Daten aus der Importdatei aktualisieren. Verwenden Sie diese Option, um Daten aus der Importdatei in leere Felder zu übernehmen, aber keine vorhandenen Werte zu überschreiben.
- Alle vorhandenen Sell-Daten mit neuen Daten aus der Importdatei aktualisieren. Verwenden Sie diese Option, um die Daten aus der Importdatei in alle Felder zu übernehmen und vorhandene Werte gegebenenfalls zu überschreiben.
-
Automatisch ein angepasstes Feld für beide Werte erstellen. Verwenden Sie diese Option, um ein neues angepasstes Feld (in der Regel „Adresse“) zu erstellen. Beim Importieren von Leads sehen Sie eine zusätzliche Option, die beim Importieren von Kontakten oder Geschäften nicht erscheint:
Wenn ein Kontakt in der Importdatei bereits als Kontakt in Sell vorhanden ist:
- Nicht importieren
- Importieren und doppelte Kontakte erzeugen
Zuordnung
Auf dem Bildschirm „Zuordnung“ können Sie die Felder auswählen, die Sie den einzelnen Datenspalten zuordnen möchten, und bei Bedarf bearbeiten. Wenn Sie die oben beschriebenen Standardfelder verwenden, schlägt der Importer anhand der Spaltenüberschriften automatisch die passenden Felder vor.
So ordnen Sie Daten einem Feld zu
- Klicken Sie in der Seitenleiste von Sell auf Einstellungen > Daten > Importieren > Daten importieren.
- Klicken Sie im Dropdownmenü Feld zum Importieren auswählen auf das Feld, das Sie der jeweiligen Spalte zuordnen möchten.
Sie können auch vorhandene angepasste Felder zuordnen oder bei Bedarf neue Felder hinzufügen.
- Bei manchen Spalten haben Sie die Möglichkeit, erkannte Konflikte zu beheben oder zu ignorieren. Wenn in der Spalte Kontakt beispielsweise sowohl der Vor- als auch der Nachname angegeben ist, können Sie den Eintrag aufteilen. Klicken Sie unter In Vor- und Nachnamen teilen auf Bearbeiten.
Um sicherzustellen, dass die E-Mail-Adressen Ihres Kontakts korrekt abgeglichen werden, sollten Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts und nicht die E-Mail-Adresse des Unternehmens auswählen.
Manchmal (am häufigsten beim Importierten von Kontakten) müssen Sie angeben, ob ein Kontakt als Person oder als Unternehmen importiert werden soll. Wenn dies im Kopfbereich nicht angegeben ist, werden Sie gefragt, ob Sie diese Daten für den Personen- oder für den Unternehmenskontakt übernehmen möchten.
- Wenn Sie alle Felder überprüft haben, klicken Sie auf Importieren.
Sie haben auch die Möglichkeit, mehrere vorhandene Geschäfte in einem Arbeitsgang zu aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Smart Lists zum Aktualisieren und Bearbeiten mehrerer Leads, Kontakte und Geschäfte in einem Arbeitsgang.
Hinweis: Wenn die Daten sowohl für die Person als auch für das Unternehmen übernommen werden sollen, müssen Sie sicherstellen, dass die CSV-Datei zwei Spalten enthält, damit sie in beide Kontakte importiert werden kann.Wenn beim Import kein Feld vorgeschlagen wird, können Sie auf das Dropdownfeld klicken und in der Liste nach dem betreffenden Standardfeld oder angepassten Feld suchen. Sie können auch den Namen des Felds eingeben, um die Liste automatisch zu filtern.
Wenn Sie ein Feld zugeordnet haben, können Sie die Spalte bearbeiten oder ignorieren. Im letzteren Fall wird die gesamte Spalte ignoriert und die Daten werden nicht importiert.
So ändern Sie die Importeinstellungen
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
Wenn Sie versehentlich auf „Ignorieren“ geklickt haben, klicken Sie einfach auf Diese Spalte importieren, um zu den Zuordnungseinstellungen zurückzukehren.
Überprüfen der Importeinstellungen
Wenn alle Felder zugeordnet sind, können Sie die Importeinstellungen und die Feldzuordnungsparameter überprüfen.
- Überprüfen Sie unter Daten importieren alle Felder, die zugeordnet werden sollen, und die Beispielwerte aus der CSV-Datei.
- Falls etwas nicht in Ordnung ist, kehren Sie zu den Zuordnungseinstellungen zurück und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
- Klicken Sie auf Importieren, um den Vorgang abzuschließen.
Rückgängigmachen eines Imports
Wenn Sie aus irgendeinem Grund zu einem früheren Import zurückkehren müssen, können Sie einfach den Import auswählen, der rückgängig gemacht werden soll.
So machen Sie einen Import rückgängig
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen > Daten > Importieren. Unter Importverlauf wird eine nach Datum geordnete Liste Ihrer abgeschlossenen Importvorgänge angezeigt.
- Klicken Sie unter Import rückgängig machen auf das Importdatum, um die aus der entsprechenden Datei importierten Daten aus Ihrem Konto zu entfernen.
Hinweis: Beim Rückgängigmachen eines Imports werden keine Daten entfernt, die mit vorhandenen Geschäften zusammengefasst wurden. Es werden nur neu erstellte Geschäfte entfernt.
Beachten Sie beim Rückgängigmachen eines Imports folgende Punkte:
- Ein Import kann nur von einem Administrator rückgängig gemacht werden.
- Wenn Sie einen Import rückgängig machen, bleiben die während des Importvorgangs erstellten angepassten Felder und Stichwörter in Ihrem Konto erhalten.
- Wenn während eines Imports zwei Datensätze zusammengefasst werden oder ein vorhandener Datensatz mit neuen Informationen aktualisiert wird, wird die Zusammenfassung nicht aufgehoben und der Datensatz nicht gelöscht.
- Das Neuzuweisen eines importierten Datensatzes an einen anderen Inhaber verhindert nicht, dass sein Import rückgängig gemacht wird.
- Wenn Sie ein Geschäft aus einem Kontakt erstellen, der anhand der CSV-Datei importiert wurde, wird dieser Kontakt beim Rückgängigmachen des Imports nicht gelöscht, da das Geschäft einen Primärkontakt erfordert.
- Wenn Sie einen Kontakt und ein Geschäft durch denselben CSV-Import erstellen, werden beim Rückgängigmachen dieses Imports sowohl der Kontakt als auch das Geschäft gelöscht.
- Bei der Massenaktualisierung vorhandener Daten ist die Option „Import rückgängig machen“ nicht verfügbar (siehe Aktualisieren mehrerer Datensätze mithilfe einer CSV-Datei).
Hinweis: Wenn mehr als 1000 Einträge importiert wurden, kann es bis zu 10 Minuten dauern, bis alle importierten Daten wieder aus Ihrem Konto entfernt sind.