Un rol determina lo que pueden hacer los usuarios con los leads, contactos o tratos en Sell. Los roles son útiles para configurar varios usuarios con los mismos permisos. Por ejemplo, si tiene un equipo de desarrollo comercial y quiere que todos los integrantes de ese equipo tengan exactamente los mismos permisos.
En los planes Professional y Enterprise, puede crear roles personalizados en los que puede especificar cómo los usuarios que tienen asignados ese rol pueden ver, crear y administrar sus propios registros y los registros de otros usuarios en Sell. Estas opciones se pueden configurar de forma independiente para los leads, contactos y tratos. Puede asignar todos los usuarios que desee a un rol.
Para poder trabajar con roles, se necesitan derechos de administrador.
Se tienen que activar permisos avanzados para crear y usar estos roles personalizados en Sell.
En este artículo, se tratan los siguientes temas:
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Crear un rol con permisos avanzados de jerarquía y acciones
Cada vez que se agrega un nuevo usuario, se le puede asignar un rol personalizado que ya se ha creado, en lugar de configurar sus permisos individualmente.
Si ha creado una jerarquía de usuarios, puede crear roles en función de la estructura del equipo definida en la jerarquía de usuarios.
Para configurar un nuevo rol
- Haga clic en el icono Configuración (
) y luego seleccione Administrar > Usuarios. - Abra la pestaña Roles. Nota: Esta pestaña está visible solo después de que se ha configurado una jerarquía de usuarios.
- Haga clic en Nuevo rol.
- En Crear un rol nuevo, especifique un nombre para el rol (por ejemplo, Ventas internas) y una descripción opcional para explicar lo que abarca el rol. Esto beneficia a los otros administradores de la cuenta.
Elija un nombre de rol que tenga sentido, para que sea fácil de identificar cuando tenga que asignar el rol a un usuario.
- En Configurar permisos, hay cinco grupos con permisos para los leads, contactos y tratos, que tratan de lo que un usuario puede hacer con sus propios registros, y los de sus pares, subordinados o administradores. Todos estos términos corresponden a la posición del usuario en la jerarquía de usuarios. Considere los permisos que desea para el usuario:
- Ver: el usuario tiene acceso de solo lectura (es el tipo de permiso más restrictivo y un usuario no puede hacer comentarios ni modificar un registro de ninguna manera).
- Agregar: el usuario puede ingresar un nuevo lead, contacto o trato en Sell.
- Actualizar: el usuario puede realizar una amplia gama de acciones, lo que incluye:
- Editar campos
- Mover los tratos a través de las distintas fases, mover los leads a estados
- Agregar notas, agregar actividades de registro y hacer citas
- Comunicar (enviar correo electrónico, hacer llamadas, enviar mensajes de texto)
- Agregar y eliminar documentos, agregar y eliminar productos
- Reasignar propiedad: el usuario puede, por ejemplo, mover un trato de un dueño a otro. También puede convertir leads en contactos.
- Borrar: el usuario tiene acceso para borrar. Tenga cuidado al otorgar el acceso para borrar. Por ejemplo, no es posible recuperar los tratos una vez que han sido borrados.
- En Configurar permisos, abra la pestaña Leads. Hay varias opciones disponibles para especificar cómo pueden trabajar con los leads los usuarios que tienen este rol. Los valores predeterminados se presentan para cada tipo de permiso. Configure los permisos de rol para cada tipo de acción:
-
Pueden ver leads:
- Sus leads y los de sus subordinados
- Sus leads, los de sus subordinados y los de sus pares
- Sus leads, los de sus subordinados, pares y administradores
- Los mismos leads que el administrador
- Pueden agregar leads: seleccione la casilla de verificación si pueden agregar leads, deseleccione la casilla si no pueden agregar leads.
-
Pueden actualizar leads: seleccione la casilla de verificación si pueden actualizar leads, luego defina cuáles leads pueden actualizar. Deseleccione la casilla si no pueden actualizar leads.
- Solo sus leads y los de sus subordinados
- Todos los leads que pueden ver
-
Pueden reasignar la propiedad y convertir leads: seleccione la casilla de verificación si pueden reasignar la propiedad y convertir leads, luego defina con cuáles leads pueden hacerlo. Deseleccione la casilla si no pueden hacerlo.
- Solo sus leads y los de sus subordinados
- Todos los leads que pueden ver
-
Pueden borrar leads: seleccione la casilla de verificación si pueden borrar leads, luego defina cuáles leads pueden borrar. Deseleccione la casilla si no pueden borrar leads.
- Solo sus leads y los de sus subordinados
- Todos los leads que pueden ver
-
Pueden ver leads:
- Abra la pestaña Contactos. Hay varias opciones disponibles para especificar cómo pueden trabajar con los contactos los usuarios que tienen este rol. Los valores predeterminados se presentan para cada tipo de permiso. Configure los permisos de rol para cada tipo de acción:
-
Pueden ver contactos:
- Sus contactos y los de sus subordinados
- Sus contactos, los de sus subordinados y los de sus pares
- Sus contactos, los de sus subordinados, pares y administradores
- Los mismos contactos que sus administradores
-
Establecer permisos diferentes para ver clientes potenciales y clientes: seleccione la casilla de verificación si distingue entre clientes potenciales y clientes, luego seleccione un permiso de acción:
Pueden ver clientes y clientes potenciales
- Sus clientes potenciales y clientes y los de sus subordinados
- Sus clientes potenciales y clientes, los de sus subordinados y los de sus pares
- Sus clientes potenciales y clientes, los de sus subordinados, pares y administradores
- Los mismos clientes potenciales y clientes que sus administradores
- Pueden agregar contactos: seleccione la casilla de verificación si pueden agregar contactos, deseleccione la casilla si no pueden agregar contactos.
-
Pueden actualizar contactos:
- Solo sus contactos y los de sus subordinados
- Todos los contactos que pueden ver
-
Pueden reasignar la propiedad de los contactos:
- Solo sus contactos y los de sus subordinados
- Todos los contactos que pueden ver
-
Pueden borrar contactos:
- Solo sus contactos y los de sus subordinados
- Todos los contactos que pueden ver
-
Pueden ver contactos:
- Abra la pestaña Tratos. Hay varios campos disponibles para especificar cómo pueden trabajar con los tratos los usuarios que tienen este rol. Los valores predeterminados se presentan para cada tipo de permiso. Configure los permisos de rol para cada tipo de acción:
-
Pueden ver tratos:
- Sus tratos y los de sus subordinados
- Sus tratos, los de sus subordinados y los de sus pares
- Sus tratos, los de sus subordinados, pares y administradores
- Los mismos tratos que sus administradores
- Pueden agregar tratos: seleccione la casilla de verificación si pueden crear tratos, deseleccione la casilla si no pueden hacer tratos.
-
Pueden actualizar tratos:
- Solo sus tratos y los de sus subordinados
- Todos los tratos que pueden ver
-
Pueden reasignar la propiedad de los tratos:
- Solo sus tratos y los de sus subordinados
- Todos los tratos que pueden ver
-
Pueden borrar tratos:
- Solo sus tratos y los de sus subordinados
- Todos los tratos que pueden ver
-
Pueden ver tratos:
- Haga clic en Guardar para crear el nuevo rol.
- En Administración de usuarios > Roles, verá el nuevo rol con una columna que muestra el número de usuarios asignados a ese rol. Cuando el rol se crea por primera vez, el número de usuarios asignados es 0.
Ahora ya puede agregar usuarios al rol.
Actualizar un rol
Un rol existente se puede actualizar en la pestaña Roles. Nota: Si se actualiza la configuración de un rol, las actualizaciones se aplicarán a todos los usuarios asignados a ese rol en cuanto se guarden los cambios. Para ver los usuarios asignados al rol, puede pasar el mouse por encima del texto asignado a los usuarios que se encuentra más arriba de Guardar.
Para actualizar un rol
- Haga clic en el icono Configuración () y luego seleccione Administrar > Usuarios.
- Abra la pestaña Roles.
- Haga clic en el nombre del rol que desea actualizar.
- Edite el nombre, la descripción o los permisos que desea cambiar.
- Haga clic en Guardar.
Las actualizaciones se aplican a todos los usuarios asignados a ese rol.
Borrar un rol
Un rol existente se puede borrar en la pestaña Roles. Nota: No se puede borrar un rol si el rol tiene asignado usuarios. Para continuar, debe asignar los usuarios a un nuevo rol, o cancelar la asignación y configurar los permisos manualmente. A continuación puede borrar el rol.
Para borrar un rol
- Haga clic en el icono Configuración () y luego seleccione Administrar > Usuarios.
- Abra la pestaña Roles.
- Haga clic en el nombre del rol que desea borrar y mire la columna de usuarios asignados para verificar que no haya ningún usuario asignado a ese rol. Tendrá que eliminar el rol de todos los usuarios para poder borrarlo.
Si pasa el mouse por encima del número en la columna de usuarios asignados, verá los nombres de los usuarios asignados a ese rol. - Haga clic en Borrar este rol. Verá esta opción solo si no hay ningún usuario asignado a ese rol.
- Haga clic en Borrar para confirmar que desea borrar el rol.
El rol se borra y ya no se puede recuperar.