Para cada uno de los leads, contactos o tratos, se puede adjuntar documentación adicional. Por ejemplo, si se ha enviado una propuesta de ventas a un contacto y se desea incluir esa información en los datos del contacto en Sell.
Los usuarios individuales de Sell pueden cargar documentos directamente (desde sus propios equipos, por ejemplo) y también pueden adjuntar documentos del repositorio de documentos que han sido colocados ahí por un usuario con derechos de administrador. El repositorio es un espacio de almacenamiento compartido donde se pueden guardar documentos que los integrantes del equipo pueden usar regularmente.
En este artículo se explica cómo adjuntar y administrar documentos y se incluyen los siguientes temas:
- Cargar documentos en leads, contactos y tratos
- Administrar los documentos cargados
- Tipos de archivos y sus limitaciones
- Enviar los documentos por correo electrónico
El repositorio de documentos se describe en otro artículo (consulte Uso del repositorio de documentos) porque es administrado por usuarios con derechos de administrador.
Si está usando las aplicaciones de Zendesk Sell para iOS o Android, consulte Documentos adjuntos en iOS y Documentos adjuntos en Android.
Cargar documentos en leads, contactos y tratos
Las tarjetas de leads, contactos y tratos incluyen un panel Documentos donde se puede cargar un documento para adjuntar al registro o seleccionar un documento del repositorio de documentos.
Para agregar un nuevo documento
- Seleccione el lead, contacto o trato al cual desea agregar un documento.
- En el panel Documentos, haga clic en + y luego en Agregar nuevo.
- Se le solicitará que suelte un archivo para cargar o que lo seleccione en algún lugar del equipo.
- El archivo se cargará y aparecerá en el panel Documentos.
Para agregar un documento del repositorio
- Seleccione el lead, contacto o trato al cual desea agregar un documento.
- En el panel Documentos, haga clic en + y luego en Agregar desde el repositorio.
- Seleccione el documento del repositorio que desea adjuntar y luego haga clic en Adjuntar documento.
- El archivo se adjuntará y aparecerá en el panel Documentos.
Si ha adjuntado muchos documentos a un lead, contacto o trato, para ver toda la lista de documentos adjuntos, puede hacer clic en Ver todos los archivos.
Administrar los documentos cargados
Los documentos agregados a la cuenta de Sell se pueden descargar, se les puede cambiar el título o se pueden borrar.
Los archivos se pueden descargar uno por uno, o más de uno a la vez. Para ello, se seleccionan los documentos en la página de información general de documentos (mediante el vínculo Ver todos los archivos). Para seleccionar varios archivos, se presiona la tecla Mayús mientras se seleccionan los archivos con el mouse y luego se hace clic en el icono de descarga.
También se puede usar la página de información general de los documentos para seleccionar todos los archivos que se desean borrar.
Los documentos heredan los permisos establecidos para cada usuario de la cuenta. Cualquier persona que tenga acceso a los leads, contactos y tratos puede cargar, descargar y borrar documentos.
Los documentos agregados al repositorio se pueden descargar, pero no se pueden editar ni borrar. Solo los usuarios con derechos de administrador pueden administrar los documentos del repositorio (consulte Uso del repositorio de documentos).
Tipos de archivos y sus limitaciones
No hay ninguna restricción en cuanto al tamaño de los archivos individuales que se pueden cargar en Sell; sin embargo, cada plan de Sell tiene un límite por usuario para el almacenamiento de documentos. Por ejemplo, el límite de almacenamiento de documentos para cada usuario del plan Team es 2 GB. Si desea ver la lista completa de las limitaciones de almacenamiento de documentos por plan, consulte la página de comparación de planes de Zendesk Sell.
En Sell se pueden cargar y almacenar los siguientes tipos de archivo: PDF, Word, Excel, Powerpoint, Pages, Keynote, PNG y JPG.
Enviar los documentos por correo electrónico
Los documentos cargados, y aquellos que están disponibles en el repositorio, también se pueden enviar por correo electrónico.
Para adjuntar un documento a un mensaje de correo electrónico
- Seleccione un lead, contacto o trato.
- Haga clic en la pestaña Enviar un mensaje de correo electrónico.
- Haga clic en el icono Adjuntar, que se encuentra junto al botón Etiquetas de fusión.
- Seleccione el documento en la lista de documentos cargados, el equipo o el repositorio.
- Haga clic en Adjuntar.
