Después de compartir un panel, puede enviarles por correo electrónico a los usuarios la última versión de acuerdo con un horario que usted mismo configura, para mantenerlos informados sobre las actualizaciones. En este artículo aprenderá a enviar paneles por correo electrónico a otros agentes, administradores y grupos. En los planes Enterprise, también se pueden enviar paneles por correo electrónico a los usuarios finales.
En este artículo se tratan los siguientes temas:
Programar el envío de un panel
Después de abrir un panel, puede programar un envío a uno o varios grupos. Para crear un horario, es necesario contar con permisos para editar el panel.
Para programar el envío de un panel
- En un panel de Explore compartido anteriormente, haga clic en Compartir > Programar envío.
En la página Envíos programados, verá todos los envíos programados anteriormente.
- Haga clic en Programar envío.
- En la página Programar envío, configure las siguientes opciones:
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Frecuencia: use las listas desplegables para configurar a qué hora debe ejecutarse el panel y su recurrencia.
Observe que la hora programada no es exactamente igual que la hora de entrega. La hora programada de un panel es el momento en que se calculan los informes del panel usando los datos que están sincronizados en ese momento en Explore. Es decir, si un panel se programa para las 9 AM, es posible que los destinatarios no reciban el panel sino hasta después de las 9 AM, pero los informes que verán al recibir el panel reflejarán los datos que existían en Explore a las 9 AM.
Para informes complejos o para conjuntos de datos grandes, podría tardar un poco calcular y enviar los datos antes de que el panel llegue a los destinatarios.
Nota: Si está programando un panel que debe devolver datos de todo el día anterior, asegúrese de programarlo para las 2 de la mañana o más tarde. La sincronización de datos de Explore puede tardar hasta dos doras en completarse, de modo que al programar la entrega a las 2 de la mañana, se garantiza que los datos del día anterior se sincronicen íntegramente antes de que el panel sea enviado. -
Ejecutar por: en la lista desplegable, seleccione por cuánto tiempo desea compartir el panel. Puede seleccionar hasta 12 meses en el futuro.
Cuando su programa esté a punto de caducar, se le enviarán dos recordatorios: el primero una semana antes de la fecha de vencimiento y el segundo el día anterior.
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Formato: seleccione uno o más formatos de envío. Las opciones son las siguientes:
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CSV: envía el informe como un archivo de valores separados por comas (.csv). Los archivos .csv por cada pestaña se comprimen como un archivo .zip.Nota: Las entregas programadas admiten hasta 20 MB para los archivos adjuntos a correos electrónicos. Si el tamaño total del archivo adjunto excede 20 MB, el correo electrónico no se envía. Para evitar alcanzar ese límite a la hora de programar paneles de gran tamaño, evite usar formatos de imágenes y de PDF al mismo tiempo.
- Excel (con formato): envía el panel como archivo Excel (.xlsx) por cada pestaña.
- PNG: envía el panel como archivo de imagen (.png) por cada pestaña.
- PDF: envía el panel como un archivo PDF (.pdf) único que incluye todas las pestañas.
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CSV: envía el informe como un archivo de valores separados por comas (.csv). Los archivos .csv por cada pestaña se comprimen como un archivo .zip.
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Frecuencia: use las listas desplegables para configurar a qué hora debe ejecutarse el panel y su recurrencia.
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Personas o grupos: elija los grupos o usuarios a los que desea enviar el panel. Puede comenzar a escribir el nombre de un grupo o usuario en el cuadro de búsqueda, y luego seleccionarlo una vez que aparezca en la lista.
Si usa Explore Enterprise y desea programar el envío de paneles a usuarios finales, primero debe activar la función para cada usuario agregando la etiqueta explore a su perfil de usuario. Si desea ver los detalles, consulte Programación de entregas de paneles con usuarios finales.
No se pueden programar entregas de paneles para los usuarios que tienen permisos limitados de visualizador y editor.
- Cuando termine, haga clic en Guardar.
El horario configurado se muestra en la página Envíos programados.
Los destinatarios de envíos programados se agrupan por idioma y zona horaria, y se envía un correo electrónico a cada grupo. Si desea ver los detalles, consulte ¿Por qué los correos electrónicos programados del panel de Explore excluyen algunas direcciones de destinatarios? Si no se puede realizar el envío programado, se envía una notificación por correo electrónico al dueño del programa solamente.
Los destinatarios del correo electrónico solo verán su propia dirección de correo electrónico en el campo "Para" del mensaje. Por motivos de seguridad, los nombres de los otros destinatarios permanecen ocultos.
Revisar y modificar un envío programado existente
Los envíos programados se pueden revisar y modificar en la biblioteca de paneles. Los administradores pueden ver todos los envíos programados, pero los editores pueden ver solo sus propios envíos programados.
Para modificar un envío programado
- En Explore, haga clic en el icono Panel (
) en la barra lateral izquierda. La columna Horarios muestra el número de horarios en los que está incluido el panel.
- Ubique el panel para el cual desea revisar el horario y selecciónelo para abrirlo.
- Haga clic en Programar.
- En la página Envíos programados, haga clic en el icono de edición para el horario que desea modificar.
- Haga los cambios necesarios en los detalles del envío o los destinatarios. Consulte Programar el envío de un panel si necesita ayuda.
- Cuando termine, haga clic en Guardar.
Borrar un envío programado
Un envío configurado anteriormente se puede borrar desde la página Envío programado.
- En Explore, haga clic en el icono Panel () en la barra lateral izquierda.
- Ubique el panel para el cual desea borrar el horario y haga clic para abrirlo.
- En el panel, haga clic en Compartir > Programar envío.
- En Envíos programados haga clic en el icono de la papelera para el envío que desea borrar y luego confirme la eliminación.
El horario se borra y los usuarios ya no recibirán mensajes de correo electrónico.