A la hora de insertar una imagen en un artículo o bloque de contenido, puede elegir las imágenes que desee en la biblioteca de archivos multimedia, un lugar que sirve para almacenar y administrar las imágenes.
El acceso a la biblioteca de archivos multimedia es a través del editor de artículos y del editor de bloques de contenido. Puede usar la biblioteca de archivos multimedia para cargar e insertar imágenes en sus artículos o bloques de contenido, compartir imágenes con su equipo o, si es administrador de Guide, ver todas las imágenes cargadas en su cuenta.
Si desea información sobre cómo insertar imágenes de la biblioteca de archivos multimedia, consulte Inserción de imágenes en artículos y bloques de contenido.
Abrir y ver la biblioteca de archivos multimedia
La biblioteca de archivos multimedia se puede abrir y ver desde cualquier artículo o bloque de contenido que usted o cualquier otra persona haya creado. En la biblioteca de archivos multimedia, puede buscar imágenes por el nombre de archivo o bien filtrarlas por la fecha en que fueron agregadas o actualizadas.
Para abrir y ver la biblioteca de archivos multimedia
- En el centro de ayuda o en el panel de administrador de Guide, cree o edite un artículo o un bloque de contenido.
- En el artículo o el bloque de contenido, haga clic en el icono Insertar imagen (
) en la barra de herramientas. Se abre la biblioteca de archivos multimedia. Puede seleccionar las pestañas para que se muestren las imágenes con las que desea trabajar.- Este bloque de contenido (aparece si se está editando un bloque de contenido): muestra todas las imágenes que se usan en este bloque de contenido.
- Este artículo (aparece si se está editando un artículo): muestra todas las imágenes que se usan en este artículo.
- Sus archivos multimedia: muestra las imágenes que se han cargado en los artículos y los bloques de contenido.
- Compartidos con todos: muestra las imágenes que han sido compartidas por los agentes y administradores en su cuenta y que están disponibles para usar.
- Todos los archivos multimedia (solo administradores de Guide): muestra todas las imágenes que se han cargado en su cuenta.
La siguiente imagen muestra la pestaña Este bloque de contenido que aparece cuando se crea o edita un bloque de contenido.
Cargar imágenes en la biblioteca de archivos multimedia
Si la biblioteca de archivos multimedia no contiene la imagen que necesita, puede hacer una de las siguientes cosas:
- Cargar manualmente la imagen en la biblioteca de archivos multimedia.
- Copiar la imagen de Google Docs o Microsoft Word (365) al artículo donde desea que aparezca. La imagen se cargará automáticamente a la biblioteca de archivos multimedia y se insertará en el artículo.
Para cargar manualmente una imagen en la biblioteca de archivos multimedia
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Abra la biblioteca de archivos multimedia y luego haga clic en Cargar archivos multimedia.Nota: También puede arrastrar y soltar una imagen en la biblioteca de archivos multimedia para cargarla.
- Seleccione una o más imágenes que desee agregar a la biblioteca de archivos multimedia y luego haga clic en Abrir. Las imágenes se cargan en la biblioteca de archivos multimedia y están disponibles para usarse.
Si desea compartir una imagen que ha cargado con otros agentes de su equipo, consulte Administrar imágenes en la biblioteca de archivos multimedia más abajo.
- Abra un documento de Google Docs o Microsoft Word (365) que contenga imágenes y el artículo en el que desea copiarlas.
- Copie el contenido del documento de origen y péguelo en el editor de artículos.
Las imágenes del documento de origen se cargarán automáticamente a la biblioteca de archivos multimedia. Si hay varias imágenes, podrá ver el estado de la carga en una ventana que muestra el progreso. Una vez finalizada la carga, las imágenes se insertarán automáticamente en el artículo.
Administrar imágenes en la biblioteca de archivos multimedia
Una vez que las imágenes están cargadas en la biblioteca de archivos multimedia, se pueden insertar en los artículos o bloques de contenido, reemplazar o borrar, o bien se les puede cambiar de nombre. También es posible seleccionar varias imágenes y, desde el menú Acciones, borrarlas de forma masiva.
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Abra la biblioteca de archivos multimedia y luego haga clic en el menú de opciones (
) en el archivo multimedia que desea administrar.
- Seleccione una de estas opciones:
- Insertar archivo multimedia: inserta la imagen seleccionada en el punto donde se encuentra el cursor en el artículo o bloque de contenido abierto.
- Compartir con todos (aparece cuando el archivo multimedia no está compartido): comparte el archivo multimedia seleccionado con todos los agentes que tienen acceso a la biblioteca de archivos multimedia. Los archivos multimedia compartidos tienen una etiqueta Compartido y se pueden usar en cualquier artículo que los agentes creen en el centro de ayuda. Solo el agente que compartió un archivo multimedia originalmente puede dejar de compartirlo o borrarlo.
- Dejar de compartir (aparece cuando el archivo multimedia está compartido): deja de compartir el archivo multimedia seleccionado, de modo que solo esté disponible para el usuario que lo cargó. Si deja de compartir un archivo multimedia que ha sido usado o publicado en artículos que no son suyos, ese archivo multimedia se eliminará de todo el contenido donde aparece.
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Reemplazar archivo multimedia: reemplaza la imagen actual por otra que especifique en ese momento. Puede usar esta opción para cargar una nueva imagen y previsualizar las imágenes anteriores y las nuevas, así como ver todos los artículos o bloques de contenido donde aparece la imagen.
Si está reemplazando una imagen en un bloque de contenido o un artículo, la nueva imagen reemplazará la imagen anterior en todos los artículos donde se use el bloque de contenido o artículo, incluidos los artículos publicados que usan ese bloque. Cabe aclarar que el URL permanece igual, impidiendo que los vínculos se rompan cuando se reemplaza una imagen.
Si está reemplazando una imagen compartida, la nueva imagen reemplazará a la antigua en todos los artículos y bloques de contenido donde se utiliza la imagen compartida.
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Borrar archivos multimedia: borra de forma permanente la imagen seleccionada de la biblioteca de archivos multimedia y de todo artículo publicado donde se usa. Solo puede borrar las imágenes que usted mismo ha cargado. Los administradores de Guide pueden borrar cualquier imagen de la cuenta.Cuando selecciona esta opción, una ventana nueva muestra una vista previa de la imagen y una lista de todos los artículos o bloques de contenido en donde aparece. Verifique que la imagen que desea borrar no esté compartida o en uso en ningún otro artículo o bloque de contenido antes de borrarla. Si se usa una imagen borrada en un artículo publicado, el artículo muestra un icono de imagen rota en el lugar donde estaba colocada la imagen.Nota: Cuando se borra un archivo multimedia de la biblioteca respectiva, los artículos que contenían ese archivo multimedia anteriormente mostrarán información en la vista de uso que indica que se ha eliminado el archivo adjunto y que el nombre del archivo ya no está disponible. Si no desea borrar el archivo multimedia de la biblioteca respectiva y de todos los artículos afectados, puede eliminarlo del artículo donde aparece y dejarlo en la biblioteca de archivos multimedia para que se pueda usar en otros artículos.
Abra la biblioteca de archivos multimedia, haga clic en el menú de opciones () en una imagen y luego...
Para hacer una eliminación masiva de archivos multimedia de la biblioteca
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Abra la biblioteca de archivos multimedia y luego seleccione los archivos multimedia que desea borrar.
Se puede seleccionar un máximo de 30 archivos multimedia a la vez.
- Haga clic en Acciones y luego seleccione Borrar selección.
- Revise la lista de artículos y bloques de contenido que contienen los archivos multimedia que desea borrar. Si desea continuar, haga clic en Borrar archivos multimedia para borrar permanentemente los archivos multimedia sin ninguna confirmación adicional.Nota: Al borrar los archivos multimedia, estos se eliminarán de inmediato de todo el contenido en el que aparecen. Por lo tanto, se recomienda regresar al artículo o bloque de contenido y hacer modificaciones pequeñas para eliminar cualquier mención o referencia a un archivo multimedia antes de borrarlo.
Ver detalles sobre los archivos multimedia en la biblioteca de archivos multimedia
Puede ver los detalles acerca de los archivos multimedia (como el nombre, el tamaño y dónde se usan) en la biblioteca de archivos multimedia.
Para ver los detalles sobre los archivos multimedia en la biblioteca de archivos multimedia
- Abra la biblioteca de archivos multimedia.
- Haga clic en el nombre del archivo multimedia que desea ver.
- Revise la información que se muestra en la ventana Ver detalles.
También puede usar esta vista para dejar de compartir, reemplazar o borrar el archivo multimedia seleccionado. Consulte Administrar imágenes en la biblioteca de archivos multimedia.
