Utilisation des actions Microsoft SharePoint dans les workflows d’actions

Avant de pouvoir inclure des actions externes dans vos workflows d’actions, vous devez connecter le créateur d’actions au système externe.

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Vous pouvez connecter vos workflows d’actions avec Microsoft SharePoint pour automatiser les tâches, comme la création, la mise à jour et la recherche d’éléments des listes, de sites et de pages. Utilisez un compte de service dédié pour les connexions et gérez les permissions avec prudence. Les actions disponibles incluent la gestion des éléments des listes, la récupération des informations des sites et la création ou la publication de page, ce qui vous aide à intégrer les données et les workflows SharePoint à vos processus d’assistance.

En connectant le créateur d’actions à des systèmes externes, comme Microsoft SharePoint, les administrateurs peuvent intégrer Zendesk à des systèmes externes dans des workflows automatisés, ce qui améliore la collaboration et permet d’assurer une expérience fluide et cohérente sur plusieurs plateformes.

Remarque – Les étapes associées aux systèmes externes dans des workflows d’actions sont appelées collectivement des actions externes.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Connexion de SharePoint au créateur d’actions
• Utilisation des actions SharePoint dans les workflows d’actions

Connexion de SharePoint au créateur d’actions

Avant de pouvoir inclure des actions externes dans vos workflows d’actions, vous devez connecter le créateur d’actions au système externe.

Quand vous vous connectez à des systèmes externes pour les utiliser dans des workflows d’actions, nous vous conseillons de suivre ces meilleures pratiques :

• Toutes les actions externes effectuées par un workflow d’actions sont attribuées à l’utilisateur qui a connecté le système externe. Il est donc recommandé d’utiliser un compte de service dédié plutôt que des identifiants personnels quand vous vous connectez à chaque système externe.
• Toutes les intégrations demandent l’accès aux portées obligatoires. Cependant, il est important d’examiner et de valider les portées avant d’autoriser l’accès au système externe.
• Quand vous gérez les identifiants pour les outils basés sur des clés API, comme OpenAI, nous vous conseillons de stocker les clés dans un gestionnaire d’identifiants ou un coffre-fort sécurisé.

Pour connecter le créateur d’actions à SharePoint

1. Dans le Centre d’administration, cliquez sur Applications et intégrations () dans la barre latérale, puis sélectionnez Actions > Workflows d’actions.
2. Créez ou modifiez un workflow d’actions.
3. Ouvrez la barre latérale.
4. Sous Actions externes, cliquez sur Microsoft SharePoint.
5. Cliquez sur Connexion.
6. Suivez les invites de SharePoint pour vous authentifier et terminer la connexion.

   La connexion Microsoft SharePoint utiliser OAuth 2.0 avec le type d’octroi Code d’autorisation. Quand vous autorisez la connexion, vous êtes redirigé vers Microsoft pour accorder les permissions pour votre compte Zendesk. La connexion utilise l’API Microsoft Graph (graph.microsoft.com) pour interagir avec SharePoint.

   Remarque – Toutes les actions externes effectuées par un workflow d’actions sont attribuées à l’utilisateur qui a connecté le système externe. Il est donc recommandé d’utiliser un compte de service dédié plutôt que des identifiants personnels quand vous vous connectez à chaque système externe.

Une fois que vous vous êtes connecté au système, vous verrez un indicateur de connexion et des détails sur l’instance à laquelle vous êtes connecté, ainsi que les actions disponibles pour SharePoint.

Utilisation des actions SharePoint dans les workflows d’actions

Vous pouvez utiliser les étapes des actions SharePoint pour gérer les éléments des listes, les sites et les pages.

Les actions SharePoint suivantes sont disponibles :

• Créer un élément de liste
• Mettre à jour l’élément de liste
• Mettre à jour la colonne des éléments de liste
• Rechercher un élément de liste
• Rechercher un site
• Créer une page
• Rechercher une page
• Publier la page

Création d’un élément de liste

Utilisez l’action Créer un élément de liste pour créer un nouvel élément dans une liste SharePoint. Une fois que vous avez sélectionné un site et une liste, vous pouvez fournir des valeurs pour toutes les colonnes disponibles dans cette liste.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Site, Liste Facultatives : colonnes dynamiques basées sur la liste sélectionnée
Sortie	Détails des éléments de la liste, notamment l’ID, l’URL Web, l’horodatage de création et les valeurs de champ

Mise à jour d’un élément de liste

Utilisez l’action Mettre à jour l’élément de liste pour mettre à jour un élément existant dans une liste SharePoint. Seules les colonnes avec les valeurs fournies sont mises à jour.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Site, Liste, Identifiant de l'élément Facultatives : colonnes dynamiques basées sur la liste sélectionnée
Sortie	Détails des éléments de la liste, notamment l’ID, l’URL Web, l’horodatage de dernière modification et les valeurs de champ

Mise à jour d’une colonne des éléments de liste

Utilisez l’action Mettre à jour la colonne des éléments de liste pour fournir la valeur à mettre à jour pour une colonne spécifique dans un élément de liste.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Site, Liste, Identifiant de l'élément, Colonne, Valeur
Sortie	Détails des éléments de la liste, notamment l’ID, l’URL Web, l’horodatage de dernière modification et les valeurs de champ

Recherche d’un élément de liste

Utilisez l’action Rechercher un élément de liste pour récupérer les éléments de liste SharePoint correspondant à une valeur de colonne.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Site, Liste, Colonne, Valeur
Sortie	Détails des éléments de la liste, notamment l’ID, l’horodatage de création, l’horodatage de dernière modification, l’URL Web et les valeurs de champ

Recherches des informations d’un site

Utilisez l’action Rechercher un site pour récupérer les informations d’un site SharePoint par ID ou par nom.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Site, Nom du site (au moins l’une des deux est obligatoire)
Sortie	Informations du site, notamment l’ID, le nom d’affichage, le nom, l’URL web, la description et l’horodatage de création

Création d’une page

Utilisez l’action Créer une page pour créer une nouvelle page sur un site SharePoint.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Identifiant du site, Page name, Titre de la page Remarque – Nom de la page est le nom de fichier pour la nouvelle page (p. ex., ma-page). L’extension .aspx est ajoutée automatiquement si elle n’est pas fournie.
Sortie	Détails de la page, notamment l’ID, le nom, l’URL Web et l’horodatage de création

Recherche d’une page

Utilisez l’action Rechercher une page pour récupérer les informations d’une page spécifique sur un site SharePoint.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Identifiant du site, Identifiant de la page
Sortie	Détails de la page, notamment l’ID, le nom, le titre, l’URL Web, la disposition de la page, le statut de publication et l’horodatage de création

Publication d’une page

Utilisez l’action Publier la page pour publier une page sur un site SharePoint.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Identifiant du site, Identifiant de la page
Sortie	Détails de la page publiée, notamment l’ID, le nom, le titre, l’URL Web, le statut de publication et l’horodatage de publication