Utilisation des actions Airtable dans les workflows d’actions

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Vous pouvez connecter Airtable aux workflows d’actions pour automatiser des tâches, comme la création, la mise à jour, la suppression et la recherche d’enregistrements. Utilisez un token d’accès personnel pour l’authentification et un compte de service dédié pour la sécurité. Les actions disponibles incluent les opérations en masse, l’ajout de commentaires et la récupération des schémas des tableaux, ce qui vous aide à intégrer la gestion des données Airtable directement à vos workflows afin d’améliorer la collaboration et le traitement des données.

En connectant le créateur d’actions à des systèmes externes, comme Airtable, les administrateurs peuvent intégrer Zendesk à des systèmes externes dans des workflows automatisés, ce qui améliore la collaboration et permet d’assurer une expérience fluide et cohérente sur plusieurs plateformes.

Remarque – Les étapes associées aux systèmes externes dans des workflows d’actions sont appelées collectivement des actions externes.

Cet article aborde les sujets suivants :

Connexion d’Airtable au créateur d’actions
Utilisation des actions Airtable dans les workflows d’actions

Connexion d’Airtable au créateur d’actions

Avant de pouvoir inclure des actions externes dans vos workflows d’actions, vous devez connecter le créateur d’actions au système externe.

Quand vous vous connectez à des systèmes externes pour les utiliser dans des workflows d’actions, nous vous conseillons de suivre ces meilleures pratiques :

Toutes les actions externes effectuées par un workflow d’actions sont attribuées à l’utilisateur qui a connecté le système externe. Il est donc recommandé d’utiliser un compte de service dédié plutôt que des identifiants personnels quand vous vous connectez à chaque système externe.
Toutes les intégrations nécessitent des portées obligatoires. Cependant, il est important d’examiner et de valider les portées avant de valider l’accès au système externe.
Quand vous gérez les identifiants pour les outils basés sur des clés API, comme OpenAI, nous vous conseillons de stocker les clés dans un gestionnaire d’identifiants ou un coffre-fort sécurisé.

Pour créer un token d’accès personnel

La connexion Airtable nécessite un token d’accès personnel (PAT) pour l’authentification. Consultez la documentation d’Airtable pour en savoir plus.

Créez un token d’accès personnel sur https://airtable.com/create/tokens.
Accordez au token l’accès aux bases spécifiques que vous voulez utiliser.
Vérifiez que le token a les portées suivantes : data.records:read, data.records:write, data.recordComments:read, data.recordComments:write,schema.bases:read
Enregistrez le token ou laissez la fenêtre ouverte pour pouvoir le copier et le coller dans Zendesk.
Vous en aurez besoin pour connecter Airtable au créateur d’actions.

Pour connecter le créateur d’actions à Airtable

Dans le Centre d’administration, cliquez sur Applications et intégrations () dans la barre latérale, puis sélectionnez Actions > Workflows d’actions.
Créez ou modifiez un workflow d’actions.
Ouvrez la barre latérale.
Sous Actions externes, cliquez sur Airtable.
Cliquez sur Connexion.
Suivez les invites d’Airtable pour saisir le token d’accès Airtable et terminer la connexion.
Remarque – Toutes les actions externes effectuées par un workflow d’actions sont attribuées à l’utilisateur qui a connecté le système externe. Il est donc recommandé d’utiliser un compte de service dédié plutôt que des identifiants personnels quand vous vous connectez à chaque système externe.

Une fois que vous vous êtes connecté au système, vous verrez un indicateur de connexion et des détails sur l’instance à laquelle vous êtes connecté, ainsi que les actions disponibles pour Airtable.

Utilisation des actions Airtable dans les workflows d’actions

Les actions Airtable suivantes sont disponibles :

Créer un enregistrement
Mettre à jour un enregistrement
Supprimer un enregistrement
Rechercher un enregistrement
Rechercher des enregistrements
Rechercher des commentaires
Créer des enregistrements en masse
Supprimer des enregistrements en masse
Ajouter un commentaire à l’enregistrement
Rechercher le schéma de tableau

Création d’un enregistrement

Utilisez l’action Créer un enregistrement pour créer un nouvel enregistrement dans un tableau Airtable.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

Variables

Entrées

	Variables
Entrées	Obligatoires : `ID de la base`, `Nom du tableau`, `Champs de l'enregistrement` (ou champs dynamiques spécifiques au tableau) L’ID de la base commence par « app » (appAbCd1234EfGhIj, par exemple) et vous la trouverez dans votre URL Airtable. Le nom du tableau peut être le nom du tableau (« Contacts », par exemple) ou l’ID du tableau (commence par « tbl »). Une fois une base et un tableau sélectionnés, l’action charge dynamiquement les champs spécifiques du tableau. Les champs d’enregistrement doivent être au format « NomDuChamp: Valeur, Champ2: Valeur2 » pour les tableaux qui utilisent les points-virgules (Marqueurs: marqueur1; marqueur2).
Sortie	Les détails de l’enregistrement, notamment le statut OK, l’ID de la base, le nom du tableau et l’objet de l’enregistrement (avec ID, heure de création et champs).

Obligatoires : ID de la base, Nom du tableau, Champs de l'enregistrement (ou champs dynamiques spécifiques au tableau)

L’ID de la base commence par « app » (appAbCd1234EfGhIj, par exemple) et vous la trouverez dans votre URL Airtable.

Le nom du tableau peut être le nom du tableau (« Contacts », par exemple) ou l’ID du tableau (commence par « tbl »).

Une fois une base et un tableau sélectionnés, l’action charge dynamiquement les champs spécifiques du tableau. Les champs d’enregistrement doivent être au format « NomDuChamp: Valeur, Champ2: Valeur2 » pour les tableaux qui utilisent les points-virgules (Marqueurs: marqueur1; marqueur2).

Sortie Les détails de l’enregistrement, notamment le statut OK, l’ID de la base, le nom du tableau et l’objet de l’enregistrement (avec ID, heure de création et champs).

Mise à jour d’un enregistrement

Utilisez l’action Mettre un enregistrement à jour pour modifier un enregistrement existant dans un tableau Airtable.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

Variables

Entrées

	Variables
Entrées	Obligatoires : `ID de la base`, `Nom du tableau`, `ID de l'enregistrement`, `Champs de l'enregistrement` (ou champs dynamiques spécifiques au tableau). L’ID de l’enregistrement commence par « rec » (recAbCd1234EfGhIj, par exemple). Une fois une base et un tableau sélectionnés, l’action charge dynamiquement les champs spécifiques du tableau. Fournissez uniquement des valeurs pour les champs que vous voulez mettre à jour. Les valeurs existantes pour les champs que vous ne spécifiez pas resteront inchangées.
Sortie	Les détails de l’enregistrement, notamment le statut OK, l’ID de la base, le nom du tableau et l’objet de l’enregistrement (avec ID et champs mis à jour).

Obligatoires : ID de la base, Nom du tableau, ID de l'enregistrement, Champs de l'enregistrement (ou champs dynamiques spécifiques au tableau).

L’ID de l’enregistrement commence par « rec » (recAbCd1234EfGhIj, par exemple).

Une fois une base et un tableau sélectionnés, l’action charge dynamiquement les champs spécifiques du tableau. Fournissez uniquement des valeurs pour les champs que vous voulez mettre à jour. Les valeurs existantes pour les champs que vous ne spécifiez pas resteront inchangées.

Sortie Les détails de l’enregistrement, notamment le statut OK, l’ID de la base, le nom du tableau et l’objet de l’enregistrement (avec ID et champs mis à jour).

Suppression d’un enregistrement

Utilisez l’action Supprimer l’enregistrement pour supprimer définitivement un enregistrement spécifique d’un tableau Airtable.

Important : cette action supprime définitivement l’enregistrement et est irréversible. Il faut donc l’utiliser avec prudence.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : `ID de la base`, `Nom du tableau`, `ID de l'enregistrement`
Sortie	Les détails de la suppression, notamment le statut OK, l’ID de la base, le nom du tableau, la confirmation de suppression et l’ID de l’enregistrement.

Recherche d’un enregistrement

Utilisez l’action Rechercher un enregistrement pour récupérer un enregistrement dans un tableau Airtable par son ID. Utilisez cette action pour récupérer des informations détaillées sur un enregistrement spécifique, notamment les valeurs de tous ces champs. Le schéma de sortie reflète dynamiquement la structure de champs actuelle du tableau.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : `ID de la base`, `Nom du tableau`, `ID de l'enregistrement`
Sortie	Les détails de l’enregistrement, notamment le statut OK, l’ID de la base, l’ID du tableau, le nom du tableau et l’objet de l’enregistrement (avec ID, heure de création et champs avec leurs valeurs).

Recherche d’enregistrements

Utilisez l’action Rechercher des enregistrements pour trouver des enregistrements dans un tableau en utilisant des filtres, le tri et la pagination.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

Variables

Entrées

	Variables
Entrées	Obligatoires : `Base`, `Tableau` Facultatives : `Filtrer par formule`, `Vue`, `Champ de tri`, `Direction de tri`, `Enregistrements max.`, `Taille de la page`, `Décalage`, `Renvoyer les champs par ID de champ` Filtrer par formule utilise la syntaxe de formule d’Airtable (« {Name} = 'John' », par exemple). Vue limite les résultats à une vue spécifique. Les options de direction de tri sont Croissant et Décroissant. La taille de page maximale est de 100. Utilisez la valeur de décalage de la réponse pour récupérer la page de résultats suivante. Renvoyer les champs par ID de champ détermine s’il faut utiliser les noms ou les ID de champs dans la sortie.
Sortie	Un tableau d’enregistrements avec le statut OK, l’ID de la base, l’ID du tableau, les enregistrements (chacun avec ID, heure de création et champs) et le décalage de pagination.

Obligatoires : Base, Tableau

Facultatives : Filtrer par formule, Vue, Champ de tri, Direction de tri, Enregistrements max., Taille de la page, Décalage, Renvoyer les champs par ID de champ

Filtrer par formule utilise la syntaxe de formule d’Airtable (« {Name} = 'John' », par exemple). Vue limite les résultats à une vue spécifique. Les options de direction de tri sont Croissant et Décroissant. La taille de page maximale est de 100. Utilisez la valeur de décalage de la réponse pour récupérer la page de résultats suivante. Renvoyer les champs par ID de champ détermine s’il faut utiliser les noms ou les ID de champs dans la sortie.

Sortie Un tableau d’enregistrements avec le statut OK, l’ID de la base, l’ID du tableau, les enregistrements (chacun avec ID, heure de création et champs) et le décalage de pagination.

Recherche de commentaires

Utilisez l’action Rechercher des commentaires pour récupérer tous les commentaires d’un enregistrement Airtable.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

Variables

Entrées

	Variables
Entrées	Obligatoires : `ID de la base`, `Nom du tableau`, `ID de l'enregistrement` Facultatives : `Taille de la page`, `Décalage` La taille de la page détermine le nombre de commentaires renvoyés par demande (1-100, valeur par défaut : 100). Utilisez la valeur de décalage de la réponse pour récupérer la page de commentaires suivante. Une chaîne de décalage vide indique qu’il n’y plus de pages disponibles.
Sortie	Un tableau de commentaires avec le statut OK, l’ID de la base, l’ID de l’enregistrement, les commentaires (chacun avec ID, texte, heure de création, heure de la dernière mise à jour et détails de l’auteur) et le décalage de pagination.

Obligatoires : ID de la base, Nom du tableau, ID de l'enregistrement

Facultatives : Taille de la page, Décalage

La taille de la page détermine le nombre de commentaires renvoyés par demande (1-100, valeur par défaut : 100). Utilisez la valeur de décalage de la réponse pour récupérer la page de commentaires suivante. Une chaîne de décalage vide indique qu’il n’y plus de pages disponibles.

Sortie Un tableau de commentaires avec le statut OK, l’ID de la base, l’ID de l’enregistrement, les commentaires (chacun avec ID, texte, heure de création, heure de la dernière mise à jour et détails de l’auteur) et le décalage de pagination.

Création d’enregistrements en masse

Utilisez l’action Créer des enregistrements en masse pour créer plusieurs enregistrements à la fois dans un tableau Airtable.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : `ID de la base`, `Nom du tableau`, `Enregistrements` Pour plusieurs enregistrements, utilisez le format « NomDuChamp: Valeur, Champ2: Valeur2 » et séparez les enregistrements par « --- » (trois tirets). Exemple : « Nom: John Doe, Statut: Actif\n---\nNom: Jane Smith, Statut: Terminé ». Cette action est utile pour les importations des données en masse.
Sortie	Un tableau d’enregistrements avec le statut OK, l’ID de la base, le nom du tableau et le tableau des enregistrements créés (chacun avec ID et heure de création).

Suppression des enregistrements en masse

Utilisez l’action Supprimer des enregistrements en masse pour supprimer plusieurs enregistrements à la fois d’un tableau Airtable. Cette action est utile pour les opérations de nettoyage en masse.

Important : cette action supprime définitivement tous les enregistrements sélectionnés et est irréversible. Il faut donc l’utiliser avec prudence.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : `ID de la base`, `Nom du tableau`, `ID des enregistrements` Vous pouvez fournir les ID des enregistrements séparés par des virgules, ou un par ligne (« recAbCd123, recEfGh456, recIjKl789 », par exemple).
Sortie	Un tableau d’enregistrements avec le statut OK, l’ID de la base, le nom du tableau et le tableau des enregistrements (chacun avec ID et confirmation de suppression).

Ajout d’un commentaire à un enregistrement

Utilisez l’action Ajouter un commentaire à l’enregistrement pour publier un commentaire pour un enregistrement Airtable. Les commentaires sont visibles par tous les collaborateurs qui ont accès à l’enregistrement. Utilisez cette action pour ajouter des notes, des mises à jour ou des informations contextuelles provenant de vos workflows Zendesk.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : `ID de la base`, `Nom ou ID du tableau`, `ID de l'enregistrement`, `Texte du commentaire`
Sortie	Les détails du commentaire, notamment le statut OK, l’ID de la base, l’ID ou le nom du tableau et l’objet du commentaire (avec ID, texte, heure de création et détails de l’auteur dont l’ID, l’e-mail et le nom).

Recherche du schéma de tableau

Utilisez l’action Rechercher le schéma de tableau pour récupérer les définitions du schéma et des champs pour un tableau Airtable. Utilisez cette action pour découvrir la structure d’un tableau, notamment tous les champs disponibles et leurs types. Elle est particulièrement utile quand vous créez des workflows dynamiques qui doivent s’adapter aux différentes structures de tableaux. L’ID du tableau de cette réponse peut servir pour des références de tableau plus fiables dans d’autres actions.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : `ID de la base`, `ID ou nom du tableau`
Sortie	Le schéma du tableau, notamment le statut OK, l’ID de la base, l’ID du tableau et l’objet du tableau (avec ID, nom, ID du champ principal, description, tableau de champs avec ID/nom/type/description et tableau de vues avec ID/nom/type).