Avant de pouvoir inclure des actions externes dans vos workflows d’actions, vous devez connecter le créateur d’actions au système externe.

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Vous pouvez connecter le Planificateur Microsoft à des workflows d’actions afin d’automatiser la gestion des tâches au sein de vos workflows d’assistance. Cette intégration vous permet de créer, de consulter, de rechercher et de mettre à jour des tâches et des plans dans le Planificateur directement à partir de workflows d’actions, ce qui améliore la collaboration et le suivi des tâches. Utilisez un compte de service dédié pour établir des connexions sécurisées et gérez les détails des tâches (dates d’échéance, assignés, priorité et statut) afin d’assurer une bonne organisation au sein de votre équipe.

En connectant le créateur d’actions à des systèmes externes, comme le Planificateur Microsoft, les administrateurs peuvent intégrer Zendesk à des systèmes externes dans des workflows automatisés, ce qui améliore la collaboration et permet d’assurer une expérience fluide et cohérente sur plusieurs plateformes.
Remarque – Les étapes associées aux systèmes externes dans des workflows d’actions sont appelées collectivement des actions externes.
Cet article aborde les sujets suivants :
  • Connexion du Planificateur Microsoft au créateur d’actions
  • Utilisation des actions du Planificateur Microsoft dans les workflows d’actions

Connexion du Planificateur Microsoft au créateur d’actions

Avant de pouvoir inclure des actions externes dans vos workflows d’actions, vous devez connecter le créateur d’actions au système externe.

Lorsque vous vous connectez à des systèmes externes pour les utiliser dans des workflows d’actions, nous vous conseillons de suivre ces meilleures pratiques :
  • Toutes les actions externes effectuées par un workflow d’actions sont attribuées à l’utilisateur qui a connecté le système externe. Il est donc recommandé d’utiliser un compte de service dédié plutôt que des identifiants personnels quand vous vous connectez à chaque système externe.
  • Toutes les intégrations nécessitent des portées obligatoires. Cependant, il est important d’examiner et de valider les portées avant de valider l’accès au système externe.
  • Si vous gérez les identifiants pour les outils basés sur des clés API, comme OpenAI, nous vous conseillons de stocker les clés dans un gestionnaire d’identifiants ou un coffre-fort sécurisé.
Pour connecter le créateur d’actions au Planificateur Microsoft
  1. Dans le Centre d’administration, cliquez sur Applications et intégrations () dans la barre latérale, puis sélectionnez Actions > Workflows d’actions.
  2. Créez ou modifiez un workflow d’actions.
  3. Ouvrez la barre latérale.
  4. Sous Actions externes, cliquez sur Planificateur Microsoft.
  5. Cliquez sur Connexion.
  6. Suivez les invites du Planificateur Microsoft pour vous authentifier et terminer la connexion.

    L’utilisateur authentifié doit disposer des permissions nécessaires dans le Planificateur Microsoft pour créer, consulter et modifier des tâches et des plans. La connexion au Planificateur Microsoft utilise l’authentification OAuth 2.0 via l’API Microsoft Graph pour accéder en toute sécurité aux plans et aux tâches de votre organisation Microsoft 365.

    Remarque – Toutes les actions externes effectuées par un workflow d’actions sont attribuées à l’utilisateur qui a connecté le système externe. Il est donc recommandé d’utiliser un compte de service dédié plutôt que des identifiants personnels quand vous vous connectez à chaque système externe.

Une fois que vous vous êtes connecté au système, vous verrez un indicateur de connexion et des détails sur l’instance à laquelle vous êtes connecté, ainsi que les actions disponibles pour le Planificateur Microsoft.

Utilisation des actions du Planificateur Microsoft dans les workflows d’actions

Les actions du Planificateur Microsoft suivantes sont disponibles :
  • Créer une tâche
  • Rechercher un plan
  • Rechercher une tâche
  • Rechercher des tâches
  • Mettre la tâche à jour

Création d’une tâche

Utilisez l’action Créer une tâche pour créer une nouvelle tâche dans un plan Planificateur Microsoft.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

  Variables
Entrées Obligatoires : Groupe, Plan, Titre

Groupe et Plan sont des listes déroulantes interrogeables qui chargent vos groupes Microsoft 365 et les plans associés.

Facultatives : Compartiment, Date de début, Date d'échéance, Assignés, Priorité, Statut

La date de début et la date d’échéance doivent être au format AAAA-MM-JJ. Assignés est une liste déroulante à sélection multiple contenant les membres du plan. Les options de priorité sont : Urgent, Important, Moyen et Faible. Les options de statut sont : Non démarré, En cours et Terminé.
Sortie Détails de la tâche, notamment l’identifiant, l’identifiant du plan, l’identifiant du compartiment, le titre, la date de début, la date d’échéance, le pourcentage d’avancement, la priorité, les affectations et les catégories.

Recherche d’un plan

Utilisez l’action Rechercher un plan pour récupérer les informations d’un plan spécifique du Planificateur Microsoft.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

  Variables
Entrées Obligatoires : Groupe, Plan

Groupe est une liste déroulante interrogeable qui charge vos groupes Microsoft 365. Plan est une liste déroulante dépendante qui charge les plans appartenant au groupe sélectionné.
Sortie Les détails d’un plan, notamment son ID et descriptions de catégories.

Recherche d’une tâche

Utilisez l’action Rechercher une tâche pour récupérer les informations d’une tâche spécifique du Planificateur Microsoft.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

  Variables
Entrées Obligatoires : Groupe, Plan, Tâche

Groupe, Plan et Tâche sont des listes déroulantes en cascade. Sélectionnez d’abord un groupe, puis un plan au sein de ce groupe, et enfin une tâche au sein de ce plan.
Sortie Détails de la tâche, notamment l’ID, l’ID du plan, l’ID du compartiment, le titre, la date et l’heure de début, la date et l’heure d’échéance, le pourcentage d’avancement, la priorité, les affectations et les catégories.

Recherche de tâches

Utilisez l’action Rechercher des tâches pour trouver des tâches dans un plan Planificateur Microsoft à l’aide de filtres.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

  Variables
Entrées Obligatoires : Groupe, Plan

Facultative : Requête

La variable Requête réalise une correspondance partielle et non sensible à la casse sur les titres des tâches. Si aucune requête n’est fournie, toutes les tâches du plan sont renvoyées.
Sortie Tableau de tâches comprenant l’ID, l’ID du plan, l’ID du compartiment, le titre, la date et l’heure de début, la date et l’heure d’échéance, le pourcentage d’avancement et la priorité, ainsi que le nombre total.

Mise à jour d’une tâche

Utilisez l’action Mettre à jour une tâche pour modifier une tâche existante dans un plan Planificateur Microsoft.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

  Variables
Entrées Obligatoires : Groupe, Plan, Tâche

Facultatives : Titre, Compartiment, Date de début, Date d'échéance, Assignés, Priorité, Statut

Seuls les champs que vous fournissez seront mis à jour. Les valeurs existantes pour les champs que vous ne spécifiez pas resteront inchangées. Les dates doivent être au format AAAA-MM-JJ.
Sortie Détails de la tâche, notamment l’identifiant, l’identifiant du plan, l’identifiant du compartiment, le titre, la date de début, la date d’échéance, le pourcentage d’avancement, la priorité, les affectations et les catégories.
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