Utilisation des actions HiBob dans les workflows d’actions

Avant de pouvoir inclure des actions externes dans vos workflows d’actions, vous devez connecter le créateur d’actions au système externe.

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Vous pouvez connecter les workflows d’actions avec HiBob pour automatiser les tâches de gestion des employés, comme la recherche, la création et la mise à jour des enregistrements des employés, la gestion des demandes de congés et la récupération des listes des services. Utilisez un compte de service dédié pour une authentification sécurisée. Ces actions vous aident à simplifier les workflows RH en intégrant les données des employés et la gestion des congés directement à vos processus d’assistance.

En connectant le créateur d’actions à des systèmes externes, comme HiBob, les administrateurs peuvent intégrer Zendesk à des systèmes externes dans des workflows automatisés, ce qui améliore la collaboration et permet d’assurer une expérience fluide et cohérente sur plusieurs plateformes.

Remarque – Les étapes associées aux systèmes externes dans des workflows d’actions sont appelées collectivement des actions externes.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Connexion de HiBob au créateur d’actions
• Utilisation des actions HiBob dans les workflows d’actions

Connexion de HiBob au créateur d’actions

Avant de pouvoir inclure des actions externes dans vos workflows d’actions, vous devez connecter le créateur d’actions au système externe.

Lorsque vous vous connectez à des systèmes externes pour les utiliser dans des workflows d’actions, nous vous conseillons de suivre ces meilleures pratiques :

• Toutes les actions externes effectuées par un workflow d’actions sont attribuées à l’utilisateur qui a connecté le système externe. Il est donc recommandé d’utiliser un compte de service dédié plutôt que des identifiants personnels quand vous vous connectez à chaque système externe.
• Toutes les intégrations nécessitent des portées obligatoires. Cependant, il est important d’examiner et de valider les portées avant de valider l’accès au système externe.
• Si vous gérez les identifiants pour les outils basés sur des clés API, comme OpenAI, nous vous conseillons de stocker les clés dans un gestionnaire d’identifiants ou un coffre-fort sécurisé.

La connexion HiBob nécessite les identifiants d’authentification suivants :

• Identifiant d’utilisateur du service : le nom d’utilisateur de votre compte de service HiBob.
• Token de service : le token API de votre compte de service HiBob.

  Stockez votre token de service de façon sécurisée. Il permet d’accéder à vos données HiBob, vous devez donc le traiter comme un mot de passe.

Vous pouvez générer des identifiants de compte de service dans les paramètres de votre compte HiBob, sous Intégrations. Le compte de service doit avoir les permissions adéquates dans pour effectuer les actions que vous voulez utiliser dans vos workflows.

Pour connecter le créateur d’actions à HiBob

1. Dans le Centre d’administration, cliquez sur Applications et intégrations () dans la barre latérale, puis sélectionnez Actions > Workflows d’actions.
2. Créez ou modifiez un workflow d’actions.
3. Ouvrez la barre latérale.
4. Sous Actions externes, cliquez sur HiBob.
5. Saisissez votre identifiant d’utilisateur du service et votre token de service HiBob au prompt.
6. Cliquez sur Connexion.
7. Suivez les prompts de HiBob pour vous authentifier et terminer la connexion.
   Remarque – Toutes les actions externes effectuées par un workflow d’actions sont attribuées à l’utilisateur qui a connecté le système externe. Il est donc recommandé d’utiliser un compte de service dédié plutôt que des identifiants personnels quand vous vous connectez à chaque système externe.

Une fois que vous vous êtes connecté au système, vous verrez un indicateur de connexion et des détails sur l’instance à laquelle vous êtes connecté, ainsi que les actions disponibles pour HiBob.

Utilisation des actions HiBob dans les workflows d’actions

Les actions HiBob suivantes sont disponibles :

• Rechercher un employé
• Créer un employé
• Mettre à jour un employé
• Mettre à jour l’e-mail d’un employé
• Obtenir l’historique d’un employé
• Créer une demande de congé
• Obtenir le solde de congés
• Obtenir la liste des employés en congé
• Répertorier les services

Recherche d’un employé

Utilisez l’action Rechercher un employé pour récupérer les informations sur un employé par identifiant d’employé ou adresse e-mail.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Facultatives : Employee ID, Email
Sortie	Les détails de l’employé, notamment son identifiant, son nom, son adresse e-mail, son service, son poste, son responsable, son statut d’emploi et les autres champs d’employé configurés.

Création d’un employé

Utilisez l’action Créer un employé pour ajouter un nouvel enregistrement d’employé dans HiBob.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Email, First name, Surname, Start date, Site Facultatives : Display name, Title, Department, Manager, Work phone, Personal email
Sortie	Les détails de l’employé, notamment son identifiant, son nom, son adresse e-mail, son service, son poste, sa date de début et les autres champs d’employé configurés.

Mise à jour d’un employé

Utilisez l’action Mettre à jour un employé pour modifier les informations d’un employé existant.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoire : Employee ID Facultatives : First name, Surname, Second name, Display name, Title, Department, Work phone, Work mobile, Personal email, Home phone, Home mobile
Sortie	Les détails de l’employé mis à jour, notamment son identifiant, son nom, son adresse e-mail, son service, son poste et les autres champs d’employé configurés.

Mise à jour de l’e-mail d’un employé

Utilisez l’action Mettre à jour l’e-mail d’un employé pour modifier l’adresse e-mail d’un employé. S’il est impossible de modifier l’adresse e-mail directement, une invitation sera envoyée à la nouvelle adresse pour vérification.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Employee ID, Email
Sortie	Statut de réussite, identifiant de l’employé et adresse e-mail mise à jour.

Obtenir l’historique d’un employé

Utilisez l’action Obtenir l’historique d’un employé pour récupérer l’historique et les détails de l’emploi actuel d’un employé..

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoire : Employee ID
Sortie	Identifiant de l’employé, tableau d’historique d’emploi avec type, contrat, date, ETP et heures, plus détails de l’emploi actuel, notamment l’ancienneté.

Création d’une demande de congé

Utilisez l’action Créer une demande de congé pour envoyer une nouvelle demande de congé pour un employé.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Employee ID, Policy type, Start date, Start date portion, End date, End date portion Facultative : Reason
Sortie	Les détails de la demande, notamment l’identifiant de la demande, l’identifiant de l’employé, le type de politique, la date de début, la date de fin, le nombre de jours, le statut, l’horodatage de création et l’indicateur d’autorisation nécessaire.

Obtention du solde de congés

Utilisez l’action Obtenir le solde de congés pour récupérer le solde de congés disponibles d’un employé pour une politique spécifique.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Employee ID, Policy type Facultative : Date
Sortie	Les détails du solde, notamment l’identifiant de l’employé, le nom de la politique, la date de référence, l’allocation annuelle, le solde de départ, le solde total, le total de congés pris et les valeurs d’ajustement.

Obtention des détails d’une demande de congé

Utilisez l’action Obtenir les détails de la demande de congé pour récupérer des informations détaillées sur une demande de congé spécifique.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : Employee ID, Request ID
Sortie	Tableau des objets de demande, contenant l’identifiant de la demande, les détails de l’employé, le type de politique, les dates, la durée, le statut, le motif, les informations sur l’approbateur et les horodatages, plus le nombre total.

Obtention de la liste des employés en congé

Utilisez l’action Obtenir la liste des employés en congé pour récupérer la liste des employés absents pendant une période spécifique.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Obligatoires : From date, To date Facultatives : Include hourly, Include private, Include pending
Sortie	Deux tableaux (absents aujourd’hui et absents pendant la période) contenant les détails des employés avec identifiant, nom, adresse e-mail, service, type de politique, dates des congés et date de retour, plus nombre total d’employés absents.

Répertorier les services

Utilisez l’action Répertorier les services pour récupérer la liste de tous les services dans votre compte HiBob.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

	Variables
Entrées	Aucune
Sortie	Tableau des objets de services contenant l’identifiant et le nom du service, plus le nombre total.