La publication d’équipe inclut le statut des articles qui sont prêts à être révisés et approuvés pour la publication. Vous pouvez utiliser ces statuts comme vous le souhaitez, en fonction de vos besoins et de votre workflow.
- Articles prêts à être révisés. Vous pouvez publier ces articles immédiatement ou les approuver pour publication ultérieure. Vous pouvez aussi laisser l’article en révision si vous avez besoin de l’affecter à l’auteur pour qu’il le mette à jour ou à un autre réviseur.
- Articles approuvés pour la publication. Vous pouvez publier ces articles ou les envoyer pour révision si besoin est. Les articles avec ce statut sont prêts à être publiés à tout moment. Un article peut, par exemple, être en attente d’un utilisateur qui a les permissions de publication dans la section appropriée. Ou un article avec le statut Approuvé peut être en attente d’un événement, comme la sortie ou la mise à jour d’un produit, et sa publication doit donc avoir lieu plus tard.
Les agents peuvent réviser, approuver et publier les articles s’ils disposent de permissions de gestion.
Révision des articles à approuver ou publier
Vous pouvez réviser les articles qui ont le statut Prêt à être révisé. Quand vous révisez un article, vous pouvez soit l’approuver pour publication ultérieure ou le publier immédiatement.
Si vous voulez changer le statut pour plusieurs articles à la fois, consultez Mise à jour des articles de la base de connaissances en masse.
Pour réviser un article
- Ouvrez un article qui est prêt à être révisé :
- Cliquez sur le lien dans la notification par e-mail pour ouvrir l’article que vous voulez réviser.
- Dans Guide, cliquez sur Gérer les articles (
) dans la barre latérale, puis sur En attente de révision et ouvrez l’article que vous voulez réviser.
Si vous ne recevez pas de notification par e-mail et si vous n’êtes pas un administrateur Guide, vous aurez besoin de l’URL pour accéder à l’article à réviser.
- Révisez l’article, apportez les modifications nécessaires, le cas échéant, et enregistrez-les.
Si vous enregistrez des modifications, l’article devient un travail en cours et il n’a plus le statut Prêt à être révisé.
- Quand vous êtes prêt, faites l’une des choses suivantes :
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Pour envoyer l’article pour révision, si vous l’avez modifié, cliquez sur la flèche vers le bas du bouton Statut de révision, puis sélectionnez En attente de révision.
Cet article repasse du statut Travail en cours au statut Prêt à être révisé. Si vous voulez l’affecter à un utilisateur spécifique, cliquez sur Affecter ou Réaffecter. Consultez Affectation ou réaffectation des articles avec la publication d’équipe.
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Pour approuver l’article, cliquez sur la flèche de menu déroulant du bouton Statut de révision et sélectionnez Prêt pour la publication.
L’article a le statut Approuvé pour la publication. Si vous voulez l’affecter à un utilisateur spécifique, cliquez sur Affecter ou Réaffecter. Consultez Affectation ou réaffectation des articles avec la publication d’équipe.
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Pour publier l’article, cliquez sur la flèche de menu déroulant du bouton Enregistrer et sélectionnez Publier.
L’article est publié. La version en ligne de l’article, si elle existe, est mise à jour.
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Pour envoyer l’article pour révision, si vous l’avez modifié, cliquez sur la flèche vers le bas du bouton Statut de révision, puis sélectionnez En attente de révision.
Publication des articles approuvés
Les articles avec le statut Approuvé pour la publication sont en attente de publication. Vous pouvez publier ces articles quand vous êtes prêt ou vous pouvez envoyer un article approuvé pour révision s’il n’est pas prêt à être publié.
Si vous voulez publier plusieurs articles à la fois, consultez Mise à jour des articles de la base de connaissances en masse.
Pour publier un article approuvé
- Ouvrez un article approuvé pour la publication :
- Cliquez sur le lien dans la notification par e-mail pour ouvrir l’article que vous voulez réviser.
- Dans Guide, cliquez sur Gérer les articles () dans la barre latérale, puis sur Prêt pour la publication et ouvrez l’article que vous voulez publier.
Si vous ne recevez pas de notification par e-mail et si vous n’êtes pas un administrateur Guide, vous aurez besoin de l’URL pour accéder à l’article à réviser.
- Si vous avez besoin de modifier la section ou d’autres paramètres et si le volet Paramètres de l’article ne s’affiche pas dans la barre latérale, cliquez sur l’icône Paramètres de l’article (
) pour le développer.
- Cliquez sur les cartes Gestion et Emplacement pour développer les volets des paramètres de l’article et apporter les modifications nécessaires, puis cliquez sur Mettre les paramètres à jour.
- Quand vous être prêt à publier l’article, cliquez sur la flèche de menu déroulant du bouton Enregistrer et sélectionnez Publier.
Si l’article n’est pas prêt à être publié, vous pouvez aussi cliquer sur En attente de révision.
L’article est publié et la version en ligne de l’article, si elle existe, est mise à jour.
Si vous avez envoyé l’article pour révision, il revient au statut Prêt à être révisé. Si vous le souhaitez, vous pouvez affecter sa révision à une personne spécifique. Consultez Affectation ou réaffectation des articles avec la publication d’équipe.