Partage de vos conversations par e-mail avec votre équipe

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Vous pouvez rendre visibles les e-mails que vous envoyez à vos leads et contacts et que vous recevez d’eux (les partager avec) aux autres membres de votre équipe. Vous pouvez le faire de façon exceptionnelle (pour un lead ou contact spécifique) ou choisir de rendre toutes vos conversations par e-mail visibles pour les autres utilisateurs Sell. Vous pouvez définir les paramètres de visibilité indépendamment pour les leads, les contacts et les opportunités de vente.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Activation de la visibilité des e-mails pour une adresse e-mail
• Impact du paramètre de visibilité sur les contacts et les opportunités de vente
• Activation des paramètres globaux de visibilité des e-mails
• Utilisation des conversations par e-mail partagées 

Activation de la visibilité des e-mails pour une adresse e-mail

Pour autoriser qu’une conversation par e-mail avec un lead ou un contact (ou portant sur une opportunité de vente spécifique) soit visible par les autres utilisateurs Sell, il vous suffit de configurer un paramètre sur la carte du lead, du contact ou de l’opportunité de vente.

Pour autoriser tous les utilisateurs à voir une conversation par e-mail

1. À la page Leads, Contacts ou Opportunités de vente, sélectionnez le lead, le contact, ou l’opportunité qui contient la conversation par e-mail que vous voulez partager.
2. Sous les onglets Ajouter une note et Envoyer un e-mail, vous verrez le paramètre de conversations par e-mail visibles. Cliquez sur Aucune pour modifier le paramètre.

   

3. Cochez la case en regard du nom du lead, du contact ou de l’opportunité de vente.
4. Cliquez sur Enregistrer et le paramètre de visibilité change et passe à Tous.

En sélectionnant ce paramètre, vous rendez les e-mails envoyés à et depuis cette adresse e-mail visibles par les autres utilisateurs Sell qui ont accès au lead, au contact ou à l’opportunité de vente.

Vous pouvez désactiver ce paramètre à tout moment en procédant de la même façon.

Remarque – Ce paramètre s’applique à l’adresse e-mail sélectionnée utilisée dans la conversation par e-mail. Si le profil d’un lead ou d’un contact contient une autre adresse e-mail (dans un champ personnalisé), cela n’a aucun effet sur cette adresse e-mail. 

Impact du paramètre de visibilité sur les contacts et les opportunités de vente

La modification du paramètre de visibilité a les effets suivants sur les contacts et les opportunités de vente :

• Si vous partagez l’adresse e-mail d’un contact sur la carte de ce contact, elle est aussi partagée (visible) sur la carte d’opportunité de ce contact.
• Par contre, si vous partagez l’adresse e-mail sur la carte de l’opportunité, cela ne la rend pas visible sur la carte du contact. Si vous voulez que l’adresse e-mail soit visible sur la carte de l’opportunité et la carte du contact, vous devez changer le paramètre de visibilité sur les deux cartes.
• Si vous annulez le partage d’une adresse e-mail sur la carte d’un contact, vous êtes invité à choisir d’annuler ou non son partage pour les opportunités associées du contact.
• De même, si vous annulez le partage d’une adresse e-mail sur la carte d’une opportunité de vente, vous êtes invité à choisir d’annuler ou non son partage pour le contact.

Activation des paramètres globaux de visibilité des e-mails

En plus du partage des adresses e-mail individuellement, vous pouvez autoriser le partage de toutes vos conversations par e-mail avec votre équipe. Vous pouvez le faire indépendamment pour les leads, contacts et opportunités de vente.

Remarque – Le paramètre global est remplacé quand vous partagez manuellement une adresse e-mail en suivant les instructions ci-dessus. Par exemple, si le paramètre système par défaut spécifie que toutes les conversations par e-mail avec vos leads sont invisibles et que vous configurez manuellement l’adresse e-mail d’un lead spécifique pour que ses messages soient visibles, le paramètre global est remplacé et ils deviennent visibles par les autres utilisateurs.

Pour activer le partage global des e-mails

1. Cliquez sur l’icône Paramètres (), puis sélectionnez Canaux de communication > E-mail.
2. Sélectionnez l’onglet Visibilité.
3. Indépendamment pour les leads, les contacts et les opportunités de vente, cliquez sur Non visibles par les utilisateurs pour modifier le paramètre de visibilité.

   

   Vous disposez des quatre options suivantes :

   • Non visibles par les utilisateurs - Le paramètre par défaut. Vos conversations par e-mail ne sont pas visibles par les autres utilisateurs.
   • Visibles par les utilisateurs - Vos conversations par e-mail sont visibles par les autres utilisateurs.
   • Visible par les utilisateurs uniquement si je suis propriétaire ou collaborateur - Vos conversations par e-mail sont visibles par les autres utilisateurs uniquement si vous êtes le propriétaire du lead, du contact ou de l’opportunité de vente, ou si vous êtes un collaborateur pour ce lead, ce contact ou cette opportunité de vente.
   • Visible par les utilisateurs uniquement si je suis propriétaire - Vos conversations par e-mail sont visibles par les autres utilisateurs uniquement si vous êtes le propriétaire du lead, du contact ou de l’opportunité de vente.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque – Si vous sélectionnez l’option Visible par les utilisateurs uniquement si je suis propriétaire ou collaborateur ou Visible par les utilisateurs uniquement si je suis propriétaire et que vous changez le propriétaire du lead, du contact ou de l’opportunité de vente, son paramètre de visibilité sera déterminé par les paramètres de visibilité du nouveau propriétaire.

Utilisation des conversations par e-mail partagées

Le paramètre de visibilité s’affiche dans les e-mails, dans le flux d’activités, dans les cartes de lead, de contact et d’opportunité. L’icône de verrouillage indique qu’une conversation par e-mail n’est pas partagée, et l’icône de déverrouillage qu’elle a été partagée.

Quand d’autres membres de votre équipe partagent leurs conversations par e-mail avec vous, vous pouvez voir le statut de réception des e-mails qu’ils envoient, comme pour vos propres conversations par e-mail. Vous ne voyez pas si le propriétaire dune conversation par e-mail a lu un e-mail et vous ne pouvez pas répondre aux conversations par e-mail qui ont été partagées avec vous. Vous pouvez cependant transférer les e-mails partagés.