Vous pouvez joindre des documents complémentaires à vos leads, contacts et opportunités de vente. Par exemple, si vous avez envoyé une proposition de vente à un contact et que vous voulez qu’elle soit ajoutée aux données du contact dans Sell.
Les utilisateurs Sell individuels peuvent directement charger des documents (depuis leur ordinateur par exemple) et ils peuvent aussi, à partir du référentiel de documents, choisir de joindre des documents qui y ont été placés par un utilisateur disposant des droits d’administrateur. Le référentiel est un espace de stockage partagé dans lequel vous pouvez conserver des documents fréquemment utilisés par de nombreux membres de l’équipe.
Cet article explique comment joindre et gérer des documents et aborde les sujets suivants :
- Chargement de documents pour les leads, contacts et opportunités de vente
- Gestion de vos documents chargés
- Limitations et types de fichiers
- Envoi de vos documents par e-mail
Le référentiel de documents est décrit dans un autre article (consultez Utilisation du référentiel de documents) car il est géré par des utilisateurs disposant des droits d’administrateur.
Si vous utilisez les applications Zendesk Sell iOS ou Android, consultez Ajout de pièces jointes avec iOS et Ajout de pièces jointes avec Android.
Chargement de documents pour les leads, contacts et opportunités de vente
Les cartes de leads, contacts et opportunités de vente comprennent un volet Documents dans lequel vous pouvez charger un document à joindre à l’enregistrement, ou sélectionner un document à partir du référentiel de documents.
Pour ajouter un nouveau document
- Sélectionnez le lead, le contact ou l’opportunité de vente auquel ajouter un document.
- Dans le volet Documents, cliquez sur +, puis sur Ajouter nouv.
- Vous êtes invité à glisser-déposer un fichier à charger ou à le sélectionner depuis un emplacement sur votre ordinateur.
- Le fichier sera chargé et répertorié dans le volet Documents.
Pour ajouter un document à partir du référentiel
- Sélectionnez le lead, le contact ou l’opportunité de vente auquel ajouter un document.
- Dans le volet Documents, cliquez sur +, puis sur Ajouter depuis le référentiel.
- Dans le référentiel, sélectionnez le document à joindre, puis cliquez sur Joindre un document.
- Le fichier sera joint et répertorié dans le volet Documents.
Si vous avez joint un grand nombre de documents à un contact, à un lead ou à une opportunité de vente, vous pouvez voir la liste complète de vos documents joints en cliquant sur Afficher tous les fichiers.
Gestion de vos documents chargés
Les documents que vous avez ajoutés à votre compte Sell peuvent être téléchargés, vous pouvez changer leur nom et les supprimer.
Vous pouvez télécharger des fichiers un par un, ou plusieurs à la fois en les sélectionnant dans la page d’aperçu des documents (en cliquant sur le lien Afficher tous les fichiers). Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers à la fois en maintenant la touche Maj appuyée tout en sélectionnant les fichiers avec votre souris, puis en cliquant sur l’icône de téléchargement.
Vous pouvez aussi utiliser la page d’aperçu des documents pour effectuer une sélection multiple de fichiers à supprimer.
Vos documents héritent des permissions définies pour chaque compte. Les documents peuvent être chargés, téléchargés ou supprimés par quiconque ayant accès aux leads, contacts ou opportunités de vente.
Les documents qui ont été ajoutés au référentiel peuvent être téléchargés, mais ne peuvent pas être modifiés ni supprimés. Seuls les administrateurs sont habilités à gérer les documents dans le référentiel (consultez Utilisation du référentiel de documents).
Limitations et types de fichiers
Il n’y a pas de limite à la taille des fichiers individuels que vous chargez dans Sell ; cependant, chaque édition Sell a une limite de documents que chaque utilisateur peut y stocker. Par exemple, la limite de stockage des documents de chaque utilisateur d’une édition Team est de 2 Go. Pour connaître la liste des limites de stockage de documents par édition, consultez la page de comparaison des éditions Zendesk Sell.
Sell prend en charge le chargement et le stockage des types de fichiers suivants : PDF, Word, Excel, Powerpoint, Pages, Keynote, PNG et JPG.
Envoi de vos documents par e-mail
Les documents que vous avez chargés et ceux disponibles dans le référentiel peuvent également être envoyés par e-mail.
Pour joindre un document à un e-mail
- Sélectionnez un lead, un contact ou une opportunité de vente.
- Cliquez sur l’onglet Envoyer un e-mail.
- Cliquez sur l’icône Joindre, en regard de Balises dynamiques.
- Dans la liste de vos documents chargés, sur votre ordinateur ou dans le référentiel, sélectionnez le document.
- Cliquez sur Joindre.
