Vous pouvez configurer une séquence d’e-mails à des leads (prospects) et des contacts à des fins d’engagement en leur envoyant automatiquement des e-mails à divers intervalles. Une séquence d’e-mails est une série d’actions qui spécifie quand et comment les commerciaux contactent les nouveaux leads et contacts.
Pour créer une séquence d’e-mails, vous utilisez un modèle. Vous devez donc spécifier un certain nombre de modèles d’e-mail appropriés à envoyer aux leads ou contacts avant de configurer une séquence.
Vous devez avoir des droits d’administrateur pour configurer une séquence d’e-mails dans Sell.
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Création d’une séquence d’e-mails
Pour utiliser une séquence d’e-mails, vous devez spécifier la fréquence d’envoi et les diverses étapes, notamment le type de correspondance (par exemple e-mail automatisé ou étapes d’une tâche). Vous pouvez aussi nommer chaque tâche dans les étapes de la séquence. Il peut s’agir d’un nom spécifique (par exemple, Appeler le contact, Envoyer un e-mail de suivi ou Se connecter dans LinkedIn), ou d’un nom plus générique, comme Faire des recherches sur le lead).
Pour les étapes qui contiennent des tâches, la séquence passe automatiquement à l’étape suivante une fois la tâche pour l’étape précédente marquée comme terminée.
Pour configurer une séquence d’e-mails
- Dans la barre latérale, cliquez sur Paramètres (
), puis cliquez sur Règles de gestion > Séquences.
Vous voyez toutes les séquences existantes que vous avez configurées.
- Cliquez sur Ajouter une séquence.
- Donnez un nom à votre nouvelle séquence.
Remarque – Utilisez un nom qui a du sens car cela aidera les commerciaux à trouver la bonne séquence d’e-mails quand ils veulent ajouter des leads et des contacts.
- Voici les règles prédéfinies pour l’envoi des e-mails dans une séquence :
- N’importe quel utilisateur peut inscrire des leads ou des contacts à une séquence.
- Les e-mails sont envoyés aux leads et aux contacts pour le compte de l’utilisateur qui les a inscrits.
- Les e-mails sont envoyés les jours de la semaine (lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi) et les week-ends (samedi et dimanche) sont ignorés.
- Quand un lead ou un contact répond à un e-mail ou quand un lead est converti en contact, la séquence s’arrête et le lead ou le contact ne reçoit plus d’e-mails.
- Cliquez sur Ajouter une étape.
Vos e-mails automatisés sont envoyés dans l’ordre que vous définissez dans les étapes (vous pouvez changer l’ordre des étapes avant d’enregistrer la séquence).
- Choisissez le modèle d’e-mail que vous voulez utiliser pour cette étape ou créez un nouveau modèle.
- Spécifiez le moment auquel vous voulez envoyer l’e-mail.
Pour la première étape, il peut être judicieux d’envoyer l’e-mail immédiatement pour qu’il soit envoyé dès qu’un lead ou un contact est inscrit à la séquence. S’il s’agit d’une étape de suivi, spécifiez un temps d’attente.
La première étape n’a pas nécessairement lieu immédiatement après l’inscription puisque cela dépend de la séquence. La première action commence immédiatement quand le lead ou le contact est inscrit à la séquence et l’étape suivante a lieu exactement à la cadence que vous avez définie. Par exemple, si vous avez configuré son envoi un jour après, le deuxième e-mail sera envoyé 24 heures après le premier.Remarque – Le temps d’attente pour une tâche est spécifié en jours ouvrés (lundi - vendredi) car les week-ends (samedi et dimanche) sont ignorés dans le calcul du temps d’attente. Vous pouvez aussi configurer le moment (en heures) auquel un e-mail sera envoyé ou quand les tâches d’une étape doivent être terminées. - (Facultatif - Ajout d’un lien de désabonnement aux e-mails) Pour éviter que vos e-mails ne soient marqués comme spam, il est conseillé d’inclure un lien de désabonnement à toute communication automatisée, comme les séquences d’e-mails. L’inclusion d’un lien de désabonnement est d’ailleurs une obligation légale dans certaines juridictions. Pour inclure un lien de désabonnement :
- Cochez la case Ajouter un lien de désabonnement à tous les e-mails de cette séquence.
- Cliquez sur le menu déroulant Langue du lien de désabonnement et sélectionnez la langue de votre choix pour le message de désabonnement.
Le lien de désabonnement sera ajouté, dans la langue sélectionnée, en bas de chaque e-mail envoyé dans le cadre d’une séquence.
Remarque – Il est conseillé d’autoriser uniquement vos utilisateurs à cliquer sur le lien de désabonnement dans un e-mail. Sinon, vous risquez le désabonnement de vos leads et de vos contacts.Quand le destinataire d’un e-mail clique sur Se désabonner, il voit une confirmation de désabonnement et est exclu de toutes les séquences en cours et futures. Pour éviter l’envoi d’e-mails non désirés, si vous ajoutez par inadvertance le destinataire à une séquence ou essayez de lui envoyer un e-mail, vous êtes prévenu que le destinataire s’est désabonné. Vous pouvez vérifier quand un destinataire donné s’est désabonné en plaçant votre curseur sur l’icône de désabonnement à côté de l’adresse e-mail du destinataire.
- Consultez l’aperçu du modèle d’e-mail qui sera envoyé à une étape pour vérifier que toutes les informations sont correctes.
Remarque – Tous les membres de votre équipe peuvent aussi utiliser les modèles d’e-mails partagés pour envoyer des e-mails ponctuels. Vous pouvez partager un modèle en le modifiant (consultez Configuration d’un modèle d’e-mail partagé dans Sell). - Cliquez sur Ajouter une étape pour inclure une autre étape et répétez ce processus pour chaque étape de votre séquence. Pour les étapes de suivi, vous pouvez choisir que l’e-mail soit envoyé en tant que réponse à une étape précédente ou qu’il commence un nouveau thread.
Vous pouvez aussi ajouter une tâche comme étape à tout moment et définir quand la tâche doit être effectuée (par exemple, une fois l’étape précédente terminée). Vous pouvez changer l’ordre de la séquence par glisser-déposer des étapes.
- Cliquez sur Enregistrer la séquence pour enregistrer votre séquence d’e-mails.
Vous verrez votre nouvelle séquence à la page Reach - Séquences, avec notamment des informations sur le nombre d’étapes de la séquence, les leads ou les contacts inscrits et le créateur de la séquence.
Une fois que vous avez créé une séquence d’e-mails, tous les utilisateurs Sell de votre compte peuvent l’utiliser à des fins d’engagement avec les leads ou les contacts (consultez Envoi d’une séquence d’e-mails aux leads et aux contacts dans Sell).
Surveillance de l’utilisation d’une séquence d’e-mails
Pour tirer le meilleur parti de vos workflows de séquences, vous pouvez consulter les statistiques d’utilisation et de performances de chaque séquence.
Pour consulter les statistiques d’une séquence d’e-mails
- Cliquez sur Paramètres (), puis cliquez sur Règles de gestion > Séquences.
À la page Reach - Séquences, vous verrez toutes les séquences existantes que vous avez configurées pour les leads et les contacts.
- Cliquez sur le nom de la séquence que vous souhaitez modifier et ouvrez-la.
Vous voyez les statistiques d’utilisation de cette séquence :
- Actif : le nombre de leads ou de contacts actifs dans la séquence actuellement.
- Terminé : le nombre de leads ou de contacts qui ont déjà terminé la séquence.
- Taux de réponse : le pourcentage de leads ou de contacts ayant terminé la séquence qui ont répondu à un e-mail de la séquence. Pour voir le total de leads ou de contacts qui ont répondu, placez votre curseur sur le taux de réponse.
Modification d’une séquence d’e-mails
Vous pouvez modifier une séquence d’e-mails existante.
Pour modifier une séquence d’e-mails
- Cliquez sur Paramètres (), puis allez à Règles de gestion > Séquences.
À la page Reach - Séquences, vous verrez toutes les séquences existantes que vous avez configurées pour les leads et les contacts.
- Cliquez sur le nom de la séquence que vous souhaitez modifier et ouvrez-la.
Si la séquence est utilisée actuellement (des leads ou contacts actifs sont inscrits à cette séquence), vous recevrez un avertissement spécifiant le nombre de leads qui seront affectés si vous modifiez la séquence. En tant qu’administrateur Sell, si vous ne voulez pas que les leads ou contacts existants soient affectés par les modifications d’une séquence, vous devez créer une nouvelle séquence. Quand vous modifiez la séquence, les leads ou contacts inscrits sont affectés par la modification à partir de l’étape suivante (l’étape après celle qui est programmée).
- À la page de modification des séquences des leads, vous pouvez :
- Modifier le nom de la séquence : cliquez sur le nom de la séquence pour le modifier. Cela n’affecte pas les leads ou les contacts de la séquence.
- Changer l’ordre des étapes de la séquence d’e-mails : changez l’ordre de la séquence par glisser-déposer des étapes.
- Ajouter une étape : cliquez sur Ajouter une étape pour ajouter une nouvelle étape à la séquence et spécifiez un modèle d’e-mail et un délai pour cette étape.
- Modifier une étape : cliquez sur Modifier pour une étape spécifique afin d’ouvrir la boîte de dialogue permettant de modifier le modèle d’e-mail et le délai pour cette étape.
- Supprimer une étape : cliquez sur Modifier pour une étape spécifique et cliquez sur Supprimer pour la supprimer.
Tout nouveau lead ou contact qui commence la séquence une fois vos modifications appliquées suivra la nouvelle séquence d’e-mails. Tout lead ou contact actif qui a commencé la séquence avant que vos modifications ne soient appliquées continuera la séquence existante sans que vos modifications lui soient appliquées.
Remarque – Les modifications que vous apportez au contenu du modèle d’e-mail sont immédiatement appliquées à toutes les séquences dans lesquelles le modèle modifié est utilisé. - Cliquez sur Enregistrer pour conserver votre séquence d’e-mails modifiée.
Vous verrez votre séquence modifiée à la page Reach - Séquences, avec notamment des informations sur le nombre d’étapes et le créateur de la séquence.
Suppression d’une séquence d’e-mails
Vous pouvez supprimer n’importe quelle séquence d’e-mails à la page Reach - Séquences. Quand vous supprimez une séquence, elle est supprimée définitivement.
Pour supprimer une séquence d’e-mails
- Cliquez sur Paramètres (), puis allez à Règles de gestion > Séquences.
À la page Reach - Séquences, vous verrez toutes les séquences existantes que vous avez configurées pour les leads et les contacts.
- Cliquez sur la corbeille (
) pour supprimer la séquence.
Si la séquence est utilisée actuellement (des leads ou des contacts actifs sont inscrits à cette séquence), vous voyez un avertissement spécifiant le nombre de leads ou de contacts qui seront affectés si vous supprimez la séquence. Si vous supprimez la séquence, elle est supprimée immédiatement et les leads ou contacts inscrits ne reçoivent plus aucun e-mail dans le cadre de cette séquence.
- Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
Votre séquence est supprimée définitivement et ne s’affiche plus à la page Reach - Séquences.