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En connectant le créateur d’actions à des systèmes externes, comme Microsoft Excel, les administrateurs peuvent intégrer Zendesk à des systèmes externes dans des workflows automatisés, ce qui améliore la collaboration et permet d’assurer une expérience fluide et cohérente sur plusieurs plateformes.
Remarque – Les étapes associées aux systèmes externes dans des workflows d’actions sont appelées collectivement des actions externes.
Cet article aborde les sujets suivants :
  • Connexion de Microsoft Excel au créateur d’actions
  • Utilisation des actions Microsoft Excel dans les workflows d’actions
  • Recette : utilisation d’un workflow d’actions pour maintenir un journal des incidents centralisé dans Excel

Connexion de Microsoft Excel au créateur d’actions

Avant de pouvoir inclure des actions externes dans vos workflows d’actions, vous devez connecter le créateur d’actions au système externe.

Quand vous vous connectez à des systèmes externes pour les utiliser dans des workflows d’actions, nous vous conseillons de suivre ces meilleures pratiques :
  • Toutes les actions externes effectuées par un workflow d’actions sont attribuées à l’utilisateur qui a connecté le système externe. Il est donc recommandé d’utiliser un compte de service dédié plutôt que des identifiants personnels quand vous vous connectez à chaque système externe.
  • Toutes les intégrations demandent l’accès aux champs d’application obligatoires. Cependant, il est important d’examiner et de valider les champs d’application avant d’autoriser l’accès au système externe.
  • Quand vous gérez les identifiants pour les outils basés sur des clés API, comme OpenAI, nous vous conseillons de stocker les clés dans un gestionnaire d’identifiants ou un coffre-fort sécurisé.
Pour connecter Microsoft Excel au créateur d’actions
  1. Dans le Centre d’administration, cliquez sur Applications et intégrations () dans la barre latérale, puis sélectionnez Actions > Workflows d’actions.
  2. Créez ou modifiez un workflow d’actions.
  3. Ouvrez la barre latérale.
  4. Sous Actions externes, cliquez sur Microsoft Excel.
  5. Cliquez sur Connexion.
  6. Utilisez Microsoft pour authentifier le compte.

    Selon les politiques de votre organisation, il est possible que vous deviez autoriser l’accès de l’appareil ou de l’application.

    Remarque –
    • Toutes les actions externes effectuées par un workflow d’actions sont attribuées à l’utilisateur qui a connecté le système externe. Il est donc recommandé d’utiliser un compte de service dédié plutôt que des identifiants personnels quand vous vous connectez à chaque système externe.
    • Pour que la connexion réussisse, vous devez commencer par demander à un administrateur locataire Microsoft d’ajouter le connecteur.

Une fois que vous vous êtes connecté au système, vous verrez un indicateur de connexion et des détails sur l’instance à laquelle vous êtes connecté, ainsi que les actions disponibles pour Microsoft Excel.

Utilisation des actions Microsoft Excel dans les workflows d’actions

Vous pouvez utiliser les étapes d’actions Microsoft Excel pour créer et mettre à jour des classeurs et des feuilles de calcul Excel, mais aussi à en lire les données.

Les actions Microsoft Excel suivantes sont disponibles :
  • Créer un classeur
  • Créer une feuille de calcul
  • Ajouter une ligne à la feuille
  • Extraire les données de ligne
  • Mettre à jour la ligne

Création d’un nouveau classeur Excel

Utilisez l’action Créer un classeur pour créer un nouveau classeur Excel avec un nom spécifique.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

  Variables
Entrées workbook_name
Sortie created_date_time, http_status_code, last_modified_date_time, web_url, workbook_id, workbook_name

Création d’une feuille de calcul dans un classeur Excel

Utilisez l’action Créer une feuille de calcul pour créer une nouvelle feuille de calcul dans un classeur existant.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

  Variables
Entrées workbook_id, worksheet_name
Sortie http_status_code, id, name, position, visibility

Ajout d’une ligne à une feuille de calcul Excel

Utilisez l’action Ajouter une ligne à la feuille pour ajouter une nouvelle ligne à une feuille de calcul existante.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

  Variables
Entrées workbook_id, sheet_name, values
Sortie address, cell_count, column_count, column_hidden, column_index, http_status_code, row_count, row_hidden, row_index, values

Extraction des données d’une ligne dans une feuille de calcul Excel

Utilisez l’action Extraire les données de ligne pour récupérer les valeurs d’une ligne spécifique en fonction d’un indice de lignes.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

  Variables
Entrées spreadsheet_id, row_index
Sortie row_data

Mise à jour d’une ligne dans une feuille de calcul Excel

Utilisez l’action Mettre à jour la ligne pour mettre à jour les valeurs d’une ligne spécifique en fonction d’un indice de lignes.

Cette action a les entrées et les sorties suivantes :

  Variables
Entrées spreadsheet_id, header_row
Sortie address, cell_count, column_count, column_hidden, column_index, http_status_code, row_count, row_hidden, row_index, values

Recette : utilisation d’un workflow d’actions pour maintenir un journal des incidents centralisé dans Excel

L’exemple de workflow d’actions ci-dessous ajoute des données à un journal des incidents centralisé dans Microsoft Excel. Chaque fois qu’un ticket Zendesk est classé comme incident, le workflow d’actions ajoute automatiquement une nouvelle ligne à la feuille de calcul, avec les détails complets. Cela permet à l’équipe d’automatiser le suivi des tendances, l’analyse de l’impact et les rapports sur le volume d’incidents.

Un workflow d’action de ce type peut contenir les étapes suivantes :
  1. Ajoutez un déclencheur de workflow d’action en utilisant les détails ci-dessous :
    1. Cliquez sur Ajouter un déclencheur.
    2. Dans la barre latérale de l’étape, sous Zendesk, cliquez sur Tickets.
    3. Cliquez sur Propriétés et sélectionnez Type de ticket modifié.
    4. Cliquez sur Ajouter une condition.
    5. Sous Variable, sélectionnez Type de ticket modifié et Type.
    6. Configurez l’opérateur sur Est.
    7. Sous Valeur, saisissez Incident.
  2. Ajoutez une étape pour rechercher les détails du ticket.
    1. Dans le créateur d’actions, sous le déclencheur du workflow d’actions, cliquez sur l’icône Ajouter une étape ().
    2. Dans la barre latérale de l’étape, sous Actions Zendesk, cliquez sur Rechercher un ticket.
    3. Sous ID du ticket, cliquez dans le champ, puis cliquez sur Sélectionner plutôt une variable.
    4. Dans le menu des variables, sélectionnez Type de ticket modifié comme étape qui génère la variable que vous voulez utiliser, puis sélectionnez Identifiant du ticket.
  3. Ajoutez une étape pour rechercher les détails de l’utilisateur au sujet du demandeur du ticket.
    1. Dans le créateur d’actions, cliquez sur l’icône Ajouter une étape ().
    2. Dans la barre latérale de l’étape, sous Actions Zendesk, cliquez sur Rechercher un utilisateur.
    3. Sous Type d’ID d’utilisateur, sélectionnez ID d’utilisateur Zendesk.
    4. Pour ID de l’utilisateur, cliquez sur Ajouter une variable.
    5. Dans le menu des variables, sélectionnez Rechercher un ticket comme étape qui génère la variable que vous voulez utiliser, puis sélectionnez Identifiant du demandeur.
  4. Ajoutez une étape pour rechercher les détails au sujet de l’organisation du demandeur du ticket :
    1. Dans le créateur d’actions, cliquez sur l’icône Ajouter une étape ().
    2. Dans la barre latérale de l’étape, sous Actions Zendesk, cliquez sur Rechercher une organisation.
    3. Sous Type d’ID d’organisation, sélectionnez Identifiant de l’organisation Zendesk.
    4. Pour Identifiant de l’organisation, cliquez sur Ajouter une variable.
    5. Dans le menu des variables, sélectionnez Rechercher un utilisateur comme étape qui génère la variable que vous voulez utiliser, puis sélectionnez Identifiant de l’organisation.
  5. Ajoutez une étape qui ajoute une ligne à une feuille de calcul Excel avec les informations que vous avez recueillies pour le ticket, l’utilisateur et l’organisation :
    1. Dans le créateur d’actions, cliquez sur l’icône Ajouter une étape ().
    2. Dans la barre latérale de l’étape, sous Actions externes, cliquez sur Microsoft Excel, puis sélectionnez Ajouter une ligne à la feuille.
    3. Sélectionnez l’ID du classeur et le nom de la feuille Excel.
    4. Sous Valeurs de ligne, utilisez les variables des étapes précédentes pour capturer les détails de votre choix sur le ticket, l’utilisateur et l’organisation associés à l’incident. Saisissez les données dans l’ordre dans lequel les colonnes s’affichent dans le tableur, en séparant la valeur de chaque colonne par une virgule.

      Par exemple, cela pourrait inclure l’ID du ticket, son sujet et sa date de création, le nom du demandeur du ticket, le nom de l’organisation, etc.

  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Cliquez sur Tester pour tester le workflow d’actions.
  8. Cliquez sur le menu des options () et sélectionnez Activer pour commencer à utiliser le workflow d’action pour automatiquement consigner les tickets d’incident dans votre feuille de calcul Excel.
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