Se prevedi di registrare le chiamate in Zendesk Talk, dovrai rispettare le leggi e le normative vigenti.
Leggi relative alle registrazioni delle chiamate
Alla registrazione delle chiamate telefoniche si applicano varie leggi federali e statali, tra cui il California Invasion of Privacy Act e altre leggi simili. Alcune di queste leggi prevedono che entrambi i partecipanti a una telefonata forniscano il proprio consenso prima che la chiamata venga registrata, mentre altre prevedono che solo uno dei partecipanti fornisca tale consenso. Esistono leggi anche al di fuori degli Stati Uniti, ad esempio nell’Unione Europea, che richiedono il consenso dei partecipanti prima di registrare una chiamata.
Oltre ai requisiti legali in materia di consenso, potrebbero esserci leggi che regolano l’uso, la divulgazione e la protezione delle registrazioni delle chiamate in base non solo all’ubicazione dei partecipanti, ma anche alle leggi o agli standard specifici per il settore aziendale.
Stabilire quali leggi si applicano alla registrazione di una chiamata può essere complesso quando i partecipanti si trovano in più stati o paesi o se non si è sicuri dell’ubicazione di uno o più partecipanti alla chiamata. Per questi motivi, è importante familiarizzare con le leggi e gli standard che si applicheranno al tuo caso d’uso specifico di registrazione delle chiamate per assicurarti di configurare la tecnologia di registrazione delle chiamate in modo conforme.
Best practice
Come ottenere il consenso: poiché le leggi sul consenso variano e può essere difficile determinare l’ubicazione di un partecipante alla chiamata, è consigliabile conformarsi alle leggi sul consenso più rigorose e ottenere il consenso di tutte le parti per qualsiasi chiamata registrata. Questo scopo può essere raggiunto riproducendo un messaggio di saluto preregistrato o annunciando chiaramente, all'inizio della chiamata, che quest'ultima verrà registrata e assicurandosi che l'altra parte accetti. Una possibilità, a seconda delle leggi vigenti nella tua giurisdizione, consiste nel disabilitare la registrazione delle chiamate per i numeri di telefono usati per le chiamate in uscita, poiché i messaggi di segreteria preregistrati in uscita non sono supportati in Zendesk Talk. L’approccio giusto per il tuo caso d’uso dipende dalla tua situazione specifica e la decisione dovrebbe essere presa dopo avere consultato un esperto legale che abbia familiarità con la tua azienda. Se un partecipante a una chiamata decide di non essere registrato, dovresti rispettare questa scelta.
Inoltre, è una buona idea tenere registri aggiornati e adeguati del metodo usato per ottenere il consenso. Infine, dovresti eliminare le registrazioni delle chiamate che non ti servono implementando una policy di eliminazione.