Ecco un modo semplice e rapido per impostare un processo di approvazione.
Livello di competenza: Principiante
Tempo necessario: 10 minuti
Elenco ingredienti
- 2 gruppi
- 2 macro
- 1 vista
Istruzioni
Gruppi
Devi creare almeno due gruppi nell’account tra i quali trasferire il ticket. Per questo esempio, usiamo Finanza e Vendite.
Macro n. 1
La nostra prima macro sarà limitata al gruppo Finanza in modo da poter essere applicata a un ticket quando si richiede l’approvazione del reparto Vendite in via eccezionale.
Il ticket verrà assegnato a Vendite con lo stato Aperto, inclusa una nota interna per fornire un contesto sull’eccezione che deve prima essere approvata:
Vista
Affinché il reparto vendite possa vedere questi ticket e intraprendere le azioni necessarie, è necessario creare una vista basata sulle proprietà dei ticket impostate nella macro. Dopo aver impostato lo stato della macro su Aperto e aver aggiunto il tag "need_approval", possiamo compilare i ticket in attesa di approvazione con le seguenti condizioni:
La vista può essere raggruppata per priorità e impostata su Decrescente in modo che i ticket che necessitano di approvazione urgente siano elencati in alto e quelli con priorità bassa in fondo all’elenco. Tutti i ticket possono essere ordinati in base a Ultimo aggiornamento, Crescente, in modo da essere elencati in ordine cronologico inverso e la vista può essere limitata al solo gruppo Vendite:
Macro n. 2
Ora che il gruppo Vendite ha una vista per consultare i ticket da rivedere e approvare, ha bisogno di una macro per riassegnare il ticket al gruppo Finanza e comunicare se approva o meno l’eccezione:
Ora il gruppo Finanza può procedere o rimandare e impostare questo ticket su Risolto, usando questo ticket come record cronologico della decisione sull’eccezione Vendite.
Aggiungi il tuo tocco
Questa stessa procedura può essere usata per qualsiasi tipo di approvazione interdipartimentale. Sebbene nell’esempio qui sopra siano stati usati Finanza e Vendite, la procedura può essere applicata a Support per un nuovo processo di approvazione dei ticket di assunzione.
Puoi usare questo workflow se vuoi che un lead Support esamini le risposte ai ticket di un nuovo assunto prima di renderle pubbliche al cliente:
- I nuovi assunti applicano una macro che consente loro di pubblicare la propria risposta come nota interna e di riassegnare il ticket a un gruppo Lead/Manager Team assistenza con un tag come “ticket_review”.
- I gruppi Lead/Manager Team assistenza possono creare una vista per estrarre questi ticket usando il tag "ticket_review".
- I gruppi Lead/Manager Team assistenza ora possono applicare la propria macro per rimuovere il tag e riassegnare il ticket al nuovo dipendente, fornendo un feedback o il via libera in una nota interna per pubblicare il commento come risposta pubblica diretta al cliente.