チームパブリッシングでは、記事をエージェントに割り当て、そのエージェント宛てに社内メモを追加することができます。これは、チームメンバーに記事の更新、レビュー、承認、または公開を担当させる場合に便利です。
記事は、その記事の編集権限を持つエージェントにのみ割り当てることができます。社内メモを記事に追加して、何を行うべきかを担当者に知らせることができます。ワークフロー内で記事を別の記事ステータスに移動するときに、必要であれば記事の割り当てを変更することもできます。
ユーザーに記事を割り当てると、そのユーザーは記事へのリンクが記載されたメール通知を受け取ります。チームパブリッシングの記事リストを表示するには、編集権限を持つGuideの管理者またはエージェントであることが必要です。記事リストを表示できないユーザーには、記事にアクセスするための直接のURLが必要です。
記事をエージェントに割り当てる
記事は、その記事の編集権限を持つエージェントに割り当てることができます。記事をエンドユーザーに割り当てることはできません。社内メモを記事に追加して、何を行うべきかを担当者に知らせることができます。
複数の記事を一度に割り当てる必要がある場合は、「ナレッジベース記事の一括更新」を参照してください。
- 編集する記事を開きます。
- 記事ヘッダーの右側にある割り当てるアイコン
をクリックします。 - 「チームメンバー」で、最初の2文字を入力してエージェントを検索するか、ドロップダウンリストからエージェントを選択します。
記事は、その記事の編集権限を持つエージェントにのみ割り当てることができます。記事の編集権限を持たないエージェントを選択すると、記事をそのユーザーに割り当てることができないことを示すメッセージが表示されます。
ユーザーのリストが表示されない場合は、エージェントロールにアカウント内のすべてのユーザーを表示する権限が付与されていない可能性があります。
- 「どのようなアップデートが必要ですか？」のテキスト入力欄に、社内メモを入力します。
- 「送信」をクリックします。
エージェントは、記事へのリンクが記載されたメール通知を受け取ります。公開権限を持つGuide管理者とエージェントは、自分に割り当てられたすべての記事のリストを表示することができます。記事リストを表示できないユーザーには、記事にアクセスするための直接のURLが必要です。
記事を別のエージェントに割り当て直す
ワークフロー内で記事を別の記事ステータスに移動するときに、必要であれば記事の割り当てを変更することができます。記事の割り当てを変更した場合、社内メモを更新できます。メモの履歴は残りません。
記事の割り当てを変更すると、新しい担当者は記事へのリンクが記載されたメール通知を受け取ります。前の担当者には、記事の割り当てが変更されたという通知は届きません。
- 編集する記事を開きます。
- 記事ヘッダーの右側にある割り当てるアイコンをクリックし、「割り当て直す」を選択します。
- 「チームメンバー」で、最初の2文字を入力してエージェントを検索するか、ドロップダウンリストからエージェントを選択します。
記事は、その記事の編集権限を持つエージェントにのみ割り当てることができます。記事の編集権限を持たないエージェントを選択すると、記事をそのユーザーに割り当てることができないことを示すメッセージが表示されます。
ユーザーのリストが表示されない場合は、エージェントロールにアカウント内のすべてのユーザーを表示する権限が付与されていない可能性があります。 - 「どのようなアップデートが必要ですか？」のテキスト入力欄に、社内メモを入力します。
- 「送信」をクリックします。
新しい担当者は、記事へのリンクが記載されたメール通知を受け取ります。前の担当者には、記事の割り当てが変更されたという通知は届きません。公開権限を持つGuide管理者とエージェントは、自分に割り当てられたすべての記事のリストを表示することができます。記事リストを表示できないユーザーには、記事にアクセスするための直接のURLが必要です。
自分に割り当てられた記事をすべて表示する
「すべての記事」では、フィルターを使用することで、特定のユーザーに割り当てられた記事を表示できます。
- 「すべての記事」で、検索バーの右側にある「フィルター」ドロップダウンリストを開きます。
- 「担当割り当て済み」>「割り当て先」を選択します。
- 検索フィールドに自分の名前を入力します。
記事の割り当てを解除する
ワークフロー内の記事の任意のステータスで記事の処理を終了したときに、記事の割り当てを解除することができます。
- 編集する記事を開きます。
- 記事ヘッダーの右側にある割り当てるアイコンをクリックし、「割り当て解除」を選択します。