記事をレビューおよび確認するためのアラームの設定

ファストパス：「Guide管理」>「設定」アイコン >「記事確認」

「確認」機能は、記事が正確かつ最新であるか、またはレビューや改訂の必要があるかどうかを示す記事設定です。記事確認は次のような場合に使用できます。

• 手動で記事確認を解除し、記事のオーナーに緊急のレビューと確認を求める。
• プリセットのフィルターおよび間隔の条件に基づいて記事確認ルールを設定することで、自動的に記事を確認解除する。

記事が未確認の場合、記事の確認を求めるリマインダーメールが記事のオーナーに届きます。通知の受信者を変更したり追加したりすることはできません。デフォルトで記事の作成者がオーナーになりますが、他のユーザーまたはグループに記事のオーナーを変更することができます。

重要：記事のオーナーをエージェントからエンドユーザーにダウングレードする際には、その前に、記事のオーナーシップを別のGuideエージェントか管理者に再割り当てするようにしてください。記事のオーナーシップを再割り当てしない限り、エージェントがエンドユーザーにダウングレードされた後も、これらの記事について記事確認メールが引き続き届いてしまいます。詳細については、「記事のオーナーの変更」を参照してください。

この記事では、次のトピックについて説明します。

• 記事を手動で確認解除する
• 記事確認ルールを作成する

記事を手動で確認解除する

「記事確認」を使用すると、ナレッジベースコンテンツの1回限りのレビューを開始することができます。たとえば、新しいブランド名に移行する場合、新しいブランドを反映するように、記事を確認して改訂する必要があります。

1回限りのレビューを実行するには、個別に記事確認を解除するか、一括して記事確認を解除します。

記事を個別に確認解除するには

1. Guideで、サイドバーにある記事の管理アイコン（）をクリックします。
2. 変更する記事を1つ以上選択します。

   一度に選択できる記事は、最大30件です。一度に30件の全記事を選択する場合は、リストの一番上の「タイトル」の横にあるチェックボックスを選択します。

   

3. 画面下部にある「記事の設定」メニューをクリックして、「確認解除」を選択します。

   

4. 「確認解除」をクリックして、選択した記事を確認することを確定します。

記事確認ルールを作成する

記事確認ルールを使用して、記事のレビューと確認が必要になったときに、設定した基準と期間の条件に基づいてメール通知を送信するルールを作成することができます。これにより、コンテンツが陳腐化したり、古くなるのを防ぐことができます。たとえば、特定のラベルが付いている記事、特定のカテゴリに掲載されている記事、またはしばらく更新されていない記事を3か月ごとに確認することができます。

確認ルールは、最大20個作成できます。記事確認ルールを作成するにはGuideの管理者である必要があります。

他のルールをベースにして新しいルールを作成したい場合は、既存のルールを複製して作成することができます。

記事確認ルールを作成するには

1. Guideで、サイドバーにある設定アイコン（）をクリックし、「記事確認」をクリックします。
2. 「追加」をクリックします。

   「追加」ボタンがない場合は、すでに最大20個のルールが作成されています。新しいルールを追加したい場合は、ルールを削除できます。

   

3. 「ルール名」を入力します。
4. リマインダーの「頻度」を選択します。

   指定した期間が経過すると、記事のオーナーにメール通知が送信され、「記事確認」リストに記事が表示されます。

5. このルールを適用する記事のグループを特定するには、「フィルター」を選択します。

   フィルターのオプションを選択すると、影響を受ける記事のリストが下に表示されます。フィルター制限について詳しくは「ヘルプセンターに関するGuide製品の制限事項」を参照してください。

6. 「作成」をクリックします。