「確認」機能は、記事が正確かつ最新であるか、またはレビューや改訂の必要があるかどうかを示す記事設定です。記事確認は次のような場合に使用できます。
- 手動で記事確認を解除し、記事のオーナーに緊急のレビューと確認を求める。
- プリセットのフィルターおよび間隔の条件に基づいて記事確認ルールを設定することで、自動的に記事を確認解除する。
記事が未確認の場合、記事の確認を求めるリマインダーメールが記事のオーナーに届きます。通知の受信者を変更したり追加したりすることはできません。デフォルトで記事の作成者がオーナーになりますが、他のユーザーまたはグループに記事のオーナーを変更することができます。
この記事では、次のトピックについて説明します。
記事を手動で確認解除する
「記事確認」を使用すると、ナレッジベースコンテンツの1回限りのレビューを開始することができます。たとえば、新しいブランド名に移行する場合、新しいブランドを反映するように、記事を確認して改訂する必要があります。
1回限りのレビューを実行するには、個別に記事確認を解除するか、一括して記事確認を解除します。
- Guideで、サイドバーにある記事の管理アイコン（
）をクリックします。 - 変更する記事を1つ以上選択します。
一度に選択できる記事は、最大30件です。一度に30件の全記事を選択する場合は、リストの一番上の「タイトル」の横にあるチェックボックスを選択します。
- 画面下部にある「記事の設定」メニューをクリックして、「確認解除」を選択します。
- 「確認解除」をクリックして、選択した記事を確認することを確定します。
記事確認ルールを作成する
記事確認ルールを使用して、記事のレビューと確認が必要になったときに、設定した基準と期間の条件に基づいてメール通知を送信するルールを作成することができます。これにより、コンテンツが陳腐化したり、古くなるのを防ぐことができます。たとえば、特定のラベルが付いている記事、特定のカテゴリに掲載されている記事、またはしばらく更新されていない記事を3か月ごとに確認することができます。
確認ルールは、最大20個作成できます。記事確認ルールを作成するにはGuideの管理者である必要があります。
他のルールをベースにして新しいルールを作成したい場合は、既存のルールを複製して作成することができます。
記事確認ルールを作成するには
- Guideで、サイドバーにある設定アイコン（
）をクリックし、「記事確認」をクリックします。 - 「追加」をクリックします。
「追加」ボタンがない場合は、すでに最大20個のルールが作成されています。新しいルールを追加したい場合は、ルールを削除できます。
- 「ルール名」を入力します。
- リマインダーの「頻度」を選択します。
指定した期間が経過すると、記事のオーナーにメール通知が送信され、「記事確認」リストに記事が表示されます。
- このルールを適用する記事のグループを特定するには、「フィルター」を選択します。
フィルターのオプションを選択すると、影響を受ける記事のリストが下に表示されます。フィルター制限について詳しくは「ヘルプセンターに関するGuide製品の制限事項」を参照してください。
- 「作成」をクリックします。