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ダッシュボードを作成する際、特定のユーザーに対してすべてのデータを見せるのではなく、一部のデータだけを見せるようにしたい場合があります。ユーザーごとに個別にフィルターをかけたダッシュボードを作成してもよいですが、データの閲覧を制限するという目的には、ダッシュボードの制限を使う方がはるかに簡単です。
たとえば、エージェントの生産性を監視するダッシュボードを作成する場合に、ダッシュボードの制限を使用して、各エージェントがダッシュボードを開いたときに自分のメトリックだけを見られるようにすることができます。
この記事では、次のトピックについて説明します。
ダッシュボードの制限を作成する
ダッシュボードの閲覧者に何を見せるかを決める最初のステップは、ダッシュボードの制限を作成することです。ダッシュボードの制限は、ユーザーが閲覧できるデータ（データセット、属性、属性値などに分けられる）を決める一連のルールです。
Professionalプランのお客様は、ダッシュボードの制限を最大10個まで作成できます。Enterpriseプランのお客様は、最大100個まで作成できます。
ダッシュボードの制限を作成するには
- 既存のダッシュボードを編集するために開きます。または、ベータ版ダッシュボードビルダーを使って新しいダッシュボードを作成します。ヒント：Supportのエージェント生産性テンプレートを使用すると、過去7日間のエージェントの生産性の全体像を表示するように設計されたダッシュボードをすばやく作成できます。
- 「共有」ボタンの隣にある矢印をクリックし、「データ制限を管理」を選択します。
- 「制限を作成」をクリックします。
- 表示されるウィンドウで、次のフィールドに入力します。
- 名前：ダッシュボード制限に、わかりやすい名前を付けます。
- データセット：データ制限を行いたいデータセットを選択します。
- フィルター：データ制限を行いたい属性を選択します。詳しくは「動的属性のリスト」を参照してください。
-
値：上で選択したフィルターについて、ダッシュボードの閲覧者に表示する値を最大20個まで選択します。特定の値を、入力して検索することもできます。たとえば、特定のエージェントに割り当てられたチケットのみをダッシュボードに表示させたい場合、「フィルター」で「担当者名」を選択し、そのエージェントの名前を「値」で選択します。
「閲覧者に基づく」オプションを選択すると、サインインユーザーに基づいてダッシュボードのデータが動的に制限されます。たとえば、「担当者名」のフィルターと「閲覧者に基づく」の値を選択した場合、ダッシュボードには、そのサインインユーザーが担当者になっているチケットのみが表示されます。
メモ：「閲覧者に基づく」設定を使用するダッシュボード制限は外部で共有できません。
- 必要に応じて、「フィルターを追加」を選択し、「データセット」、「フィルター」、「値」のセットを追加で選択します。ダッシュボードの制限レベルが希望どおりになるまで、フィルターは必要なだけ追加することができます。
対応するデータセット/フィルター/値セットの「フィルターを削除」をクリックすることで、いつでもフィルターを削除できます。
- 完了したら、「ダッシュボードの制限を作成」をクリックします。「ダッシュボードの制限」ウィンドウが開き、この手順で作成した制限と、このダッシュボードに既存の制限がある場合はそれらの制限が表示されます。
- 「完了」をクリックします。
ダッシュボードの制限の作成は、ダッシュボードの閲覧者に何を見せるかをコントロールする最初のステップです。ただし、ダッシュボードの制限を有効にするには、対象となるユーザーに対してダッシュボードの制限を共有する必要があります。
制限されたダッシュボードをユーザーと共有する
1個でもダッシュボード制限を作成したら、その制限をユーザーと共有する必要があります。ダッシュボードの制限をユーザーと共有すると、そのユーザーは制限付きダッシュボードに招待されます。つまり、招待されたユーザーは、上の手順で作成されたダッシュボードの制限で定義されたデータしか閲覧することができません。
制限されたダッシュボードをユーザーと共有するには
- 既存のダッシュボードを編集するために開きます。または、ベータ版ダッシュボードビルダーを使って新しいダッシュボードを作成します。
- 「共有」をクリックします。「メンバーを招待する」ウィンドウが表示されます。
- 「チームメンバーまたはグループを追加する」フィールドで、ダッシュボードを共有したいユーザーを選択します。特定のユーザーを入力して検索することもできます。
- 「アクセス」フィールドで、ダッシュボードの制限を選択します。この制限により、選択したユーザーが見ることのできるデータが定義されます。選択したユーザーにダッシュボードの制限を適用したくない場合は、「すべてのデータ」を選択します。「アクセス可能なメンバー」パネルに、ダッシュボードを現在見ることのできるユーザーが表示されます。
ヒント：既存のダッシュボードの制限がどれもニーズに合わない場合は、このドロップダウンの「ダッシュボードの制限を作成」をクリックして、新しいダッシュボードの制限を作成することができます。 - （オプション）ダッシュボードを見せるためにユーザーを招待するメール通知を送信したくない場合は、「メール通知を送信」チェックボックスをオフにします。メールを送信しなかった場合でも、ユーザーはレポートライブラリでダッシュボードを見つけたり、ダッシュボードのURLにアクセスすることができます。
- 「メンバーを招待する」をクリックします。
制限されたダッシュボードを表示する
ベータ版のダッシュボードビルダを使って作成されたダッシュボードをユーザーが開くと、一番上にダッシュボード名と、現在適用されているダッシュボードの制限が表示されます。
複数のダッシュボードの制限にアクセスできるユーザー（管理者など）は、別の制限に切り替えて、ダッシュボードに表示されるデータを変更することができます。1個のダッシュボードの制限にしかアクセスできないユーザーは、選択を切り替えることはできません。
制限されているダッシュボードを表示するには
- ベータ版ダッシュボードビルダーを使って作成されたダッシュボードを開きます。
- 他のダッシュボードの制限にアクセスできる場合は、ダッシュボード名の横にあるドロップダウンを選択すると、別のダッシュボードの制限に切り替えることができます。
動的属性のリスト
任意の履歴データセットまたは属性を使用して、ダッシュボードの制限を作成できます。ただし、閲覧者に基づいてダッシュボードのデータを動的に変更できるのは、以下の表に示す属性だけです。
ライブデータ用にダッシュボードの制限を作成することはできません。
| データセット | 対応する属性 |
|---|---|
| Support - チケット |
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| Support - Updates history |
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| Support - SLAs |
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| Support - 未解決のチケットの推移 |
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| Talk - 総コール数 |
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| Chat - チャット対応 |
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| Chat - メッセージングチケット |
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69件のコメント
Walter Bellante
Dear Customers,
I want to express our gratitude for the insightful feedback you have all contributed here regarding our new dashboard builder. Your input is invaluable in helping us enhance the product to better meet your needs.
To streamline this process and ensure we can respond to your questions promptly and effectively, we will be closing this post for new comments. Moving forward, we encourage you to share your feedback and observations in our proactive post. This will help us consolidate your insights into actionable items that improve our offerings.
Additionally, if you are experiencing any issues while migrating your dashboards, we recommend creating a support ticket. Our team is committed to providing you with the assistance you need.
Thank you for your understanding and for being an essential part of the Zendesk community.
Regards,
Walter
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David Froemke
Where does one go to level up their reporting game. Are there any places this group of concerned reporting masters would start?
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D.Fitz
- Excluding Reports from Restrictions: We suggest using filtered views to ensure that reports can be excluded from filters as needed while setting a customized view of the dashboard.
I'm not sure how many times I've shared this feedback but Filtered Views are NOT a viable replacement for the current filter functionality. It's now no longer possible to have two reports filtered by two different attributes (e.g. Update Ticket Assignee and Updater) on the same dashboard.
I've shared this shortcoming with tens of people over the past year and not a single person has come up with a viable solution.
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Tobias Hermanns
Live Data on Dashboard Restrictions: At this stage, we do not plan to include this feature in our roadmap. We recommend utilizing filtered views to manage live data accordingly.
This is not good….
We want to display for example the “Talk Waiting Queue” or “Agent Status” to different teams, so they can align better each other who take break at which time, or can start meeting when seeing other team agent state or workload in Talk Queue.
Currently they need manually pick their “Talk Group” and even a Bookmark Filter for all 20 Talk Group / Teams is too much and not “auto select” once we move Dashboard from “All” to “Team”, so multiple clicks required.
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Elaine Foster-Jones
1263082374729
Global filters does not seem to be an available feature currently. Is there a timeline for release of this feature?
Additionally, would it be possible to have some sort of roundtable or focus group with Zendesk Explore product managers to discuss the necessity of either a) excluding reports from restrictions or b) hiding filters from viewers to prevent changes? Multiple people in the comments on this article have outlined their reasoning for needing one of those options, and telling us to use filtered views when we've already outlined why that doesn't work for our use cases is dismissive of our needs as Zendesk customers. It does not seem like Zendesk is fully understanding the need for one or both of these restriction exclusion or hidden filter features, so a live discussion may prove more productive for everyone.
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Walter Bellante
Dear customers,
I would like to address some of the questions you asked:
- Applying Filtered Views to Multiple Tabs: By using global filters, filtered views can be applied across multiple tabs. This means you only need to set it up once for it to be reflected in the overall dashboard.
- Scheduling Dashboard Restrictions: We plan to introduce this feature before the retirement of the classic builder. It will allow users to obtain a snapshot of the dashboards (including image-based formats) as if the specific viewer had opened the dashboard.
- Live Data on Dashboard Restrictions: At this stage, we do not plan to include this feature in our roadmap. We recommend utilizing filtered views to manage live data accordingly.
- Excluding Reports from Restrictions: We suggest using filtered views to ensure that reports can be excluded from filters as needed while setting a customized view of the dashboard.
Regards,
Walter
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Tobias Hermanns
Jul 18, 2023
Comment actions
Hi Tobias Hermanns,
while we plan to introduce it, live data is not currently available in dashboard restrictions.
Regards,
Walter
Any news here?
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David Froemke
I'm still stunned that I can't send a Dashboard with various reports and cuts of the data to a single user filtered by that user. I want to build a dashboard with the various metrics we use to measure performance etc. And I want to send that data to them daily. We have too many agents to develop a custom report set for each of them.
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Laura Galvis
Hi!
How is scheduling work for personalized reports? Will their personalized numbers “based on viewer” be sent as a pdf or image? or people in the list of schedules will receive “all access” numbers?
Thanks
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D.Fitz
1263082374729 without the ability to exclude reports from individual data restrictions, it's not possible for numerous reports to exist together. For instance, if we have CSAT (filtered by Update Ticket Assignee) and Tickets Solved (Filtered by Updater) on the same dashboard, the restrictions will apply to both and distort both reports.
I've raised this with the support team who have admitted that this is an enormous oversight but that there's nothing to be done apart from posting on these forums.
For us, this is an absolute dealbreaker and a huge step backwards in terms of usability.
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