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작업 빌더를Google 드라이브와 같은 외부 시스템에 연결함으로써 관리자는 자동화된 워크플로우에서 Zendesk를 외부 시스템과 연동하여 공동 작업을 개선하고 여러 플랫폼에서 원활한 경험을 유지할 수 있습니다.
참고: 작업 플로우에서 외부 시스템과 관련된 단계를 통칭하여 외부 작업이라고 합니다.
이 문서에서는 다음과 같은 주제를 다룹니다.
  • Google 드라이브를 작업 빌더에 연결하기
  • 작업 플로우에서 Google 드라이브 작업 사용하기
  • 사용법: Zendesk 티켓이 리드로 식별될 때 Google 드라이브에서 영업 플레이북 조회하기

Google 드라이브를 작업 빌더에 연결하기

작업 플로우에 외부 작업을 포함하기 전에 작업 빌더를 외부 시스템에 연결해야 합니다.

작업 플로우에서 사용하기 위해 외부 시스템에 연결할 때 다음 성공 사례를 권장합니다.
  • 작업 플로우에 의해 수행된 모든 외부 작업은 외부 시스템을 연결한 사용자가 한 것으로 표시됩니다. 따라서 각 외부 시스템에 연결할 때 개인 자격 증명보다는 전용 서비스 계정을 사용하는 것이 가장 좋습니다.
  • 모든 연동 서비스가 필요한 범위에 대한 액세스를 요청합니다. 하지만 외부 시스템에 연결을 승인하기 전에 반드시 범위를 검토하고 검증해야 합니다.
  • OpenAI와 같은 API 키 기반 도구의 자격 증명을 관리할 때는 키를 안전한 보관소나 자격 증명 관리 프로그램에 저장하는 것이 가장 좋습니다.
작업 빌더를 Google 드라이브에 연결하려면 다음과 같이 하세요.
  1. 관리 센터의 사이드바에서 앱 및 연동 서비스를 클릭한 다음 작업 > 작업 플로우를 선택합니다.
  2. 작업 플로우를 만들거나 편집합니다.
  3. 단계 사이드바를 엽니다.
  4. 외부 작업아래에서Google 드라이브를클릭합니다.
  5. 연결을 클릭합니다.
  6. Gmail의 안내에 따라 인증하고 연결을 완료합니다.

    Google 워크스페이스 또는 Google 드라이브 계정에 로그인하며 관리되는 환경에서는 관리자 승인이 필요할 수 있습니다.

    인증하는 계정에 다음 범위가 필요합니다. https://www.googleapis.com/auth/drive.file.

    참고: 작업 플로우에 의해 수행된 모든 외부 작업은 외부 시스템을 연결한 사용자가 한 것으로 표시됩니다. 따라서 각 외부 시스템에 연결할 때 개인 자격 증명보다는 전용 서비스 계정을 사용하는 것이 가장 좋습니다.

시스템에 연결되면 연결되었다는 표시기와 연결된 인스턴스에 대한 세부 정보 및 Google 드라이브에서 사용할 수 있는 작업이 표시됩니다.

작업 플로우에서 Google 드라이브 작업 사용하기

Google 드라이브 작업 단계를 사용하여 새 이메일을 보낼 수 있습니다.

다음 Google 드라이브 작업을 사용할 수 있습니다.
  • 파일 검색
  • 폴더 검색
  • 폴더 만들기
  • 파일 만들기

Google 드라이브에서 파일 검색하기

파일 검색작업을 사용하여 파일의 이름 및 기타 파일 메타데이터를 기준으로 파일을 찾습니다.

이 작업에는 다음과 같은 입력과 출력이 있습니다.

  변수
입력 필수: File name

선택 사항: Match type, Additional filters, Parent folder ID, File type
출력 다음을 포함한 파일 메타데이터 original file name, ID, Owner, type, 및 Modified timestamp

Google 드라이브에서 폴더 검색하기

폴더 검색작업을 사용하여 폴더의 이름 및 기타 메타데이터를 기준으로 폴더를 찾습니다.

이 작업에는 다음과 같은 입력과 출력이 있습니다.

  변수
입력 필수: File name

선택 사항: Match type, Additional filters, Parent folder ID
출력 다음을 포함한 파일 메타데이터 original file name, ID, Owner, type, 및 Modified timestamp

Google 드라이브에서 폴더 만들기

폴더 만들기작업을 사용하여 Google 드라이브에 새 폴더를 만듭니다.

이 작업에는 다음과 같은 입력과 출력이 있습니다.

  변수
입력 필수: Folder name

선택 사항: Parent folder ID
출력 파일 메타데이터

Google 드라이브에서 파일 만들기

파일 만들기작업을 사용하여 Google 드라이브에 파일을 만듭니다.

이 작업에는 다음과 같은 입력과 출력이 있습니다.

  변수
입력 필수: File name, File content

선택 사항: File type, Parent folder ID
출력 파일 메타데이터

사용법: Zendesk 티켓이 리드로 식별될 때 Google 드라이브에서 영업 플레이북 조회하기

다음 예제 작업 플로우에서는 상담사가 추가한 티켓 태그를 사용하여 티켓이 리드로 식별될 때 Google 드라이브에서 적절한 영업 플레이북 파일을 자동으로 조회하고 해당 링크를 영업팀에 보냅니다.

이러한 작업 플로우는 다음 단계로 구성됩니다.
  1. 다음과 같은 세부 정보로 작업 플로우 트리거를 추가합니다.
    1. 트리거 추가를 클릭합니다.
    2. 단계 사이드바의 Zendesk 아래에서 티켓을 클릭합니다.
    3. 수명 주기를클릭하고티켓에 태그가 지정됨을선택합니다.
    4. 조건 추가를 클릭합니다.
    5. 변수 아래에서 티켓 태그 변경됨을 클릭하고 태그(추가됨)을 선택합니다.
    6. 연산자를 다음 중 1개 이상 포함으로 설정합니다.
    7. 값아래에sales_lead를입력합니다.
  2. 티켓 세부 정보를 조회하는 단계를 추가합니다.
    1. 작업 빌더에서 작업 플로우 트리거 아래의 단계 추가 아이콘()을 클릭합니다.
    2. 단계 사이드바의 Zendesk 작업 아래에서 티켓 조회를 클릭합니다.
    3. 티켓 ID 아래에서 필드를 클릭한 다음 대신 변수 선택을 클릭합니다.
    4. 변수 메뉴 내에서 사용하려는 변수를 출력하는 단계로티켓에 태그가 지정됨을선택한 다음티켓 ID를선택합니다.
  3. 티켓 요청자에 대한 사용자 세부 정보를 조회하는 단계를 추가합니다.
    1. 작업 빌더에서 단계 추가 아이콘()을 클릭합니다.
    2. 단계 사이드바의 Zendesk 작업 아래에서 사용자 조회를 클릭합니다.
    3. 사용자 ID 유형 아래에서 Zendesk 사용자 ID를 선택합니다.
    4. 사용자 ID에 대해 변수 추가를 클릭합니다.
    5. 변수 메뉴 내에서 사용할 변수를 출력하는 단계로 티켓 조회를 선택한 다음 요청자 ID를 선택합니다.
  4. 티켓 요청자의 조직에 대한 세부 정보를 조회하는 단계를 추가합니다.
    1. 작업 빌더에서 단계 추가 아이콘()을 클릭합니다.
    2. 단계 사이드바의 Zendesk 작업 아래에서 조직 조회를 클릭합니다.
    3. 조직 ID 유형 아래에서 Zendesk 조직 ID를 선택합니다.
    4. 조직 ID에 대해 변수 추가를 클릭합니다.
    5. 변수 메뉴 내에서 사용할 변수를 출력하는 단계로 사용자 조회를 선택한 다음 조직 ID를 선택합니다.
  5. Google 드라이브에서 관련 영업 플레이북 파일을 검색하는 단계를 추가합니다.
    1. 작업 빌더에서 단계 추가 아이콘()을 클릭합니다.
    2. 단계 사이드바의외부 작업아래에서파일 검색을클릭합니다.
    3. 파일 이름아래에sales_playbook_을입력합니다. location_.pdf , 여기서 location은(는) 변수입니다.

      변수 추가를클릭합니다. 변수 메뉴 내에서 사용하려는 변수를 출력하는 단계로티켓 조회를선택한 다음위치를선택합니다.

  6. 티켓, 사용자 및 조직에 대해 수집한 정보에 따라 이메일을 보내는 단계를 추가합니다.
    1. 작업 빌더에서 단계 추가 아이콘()을 클릭합니다.
    2. 단계 사이드바의외부 작업아래에서Gmail을클릭한 다음이메일 보내기를선택합니다.
    3. 수신자의 이메일아래에 내부 영업팀 메일 그룹을 입력합니다. 예: sales@yourcompany.com.
    4. 제목아래에리드로 식별된 티켓티켓 ID를입력합니다. 여기서티켓 ID는변수입니다.

      변수 추가를 클릭하고 티켓 조회를 선택한 후 티켓 ID를 선택하여 티켓 ID 변수를 제목에 삽입합니다.

    5. 본문아래에 새 잠재 고객을 위해 내부 영업팀에 보내려는 메시지를 입력합니다. 관련 티켓과 사용자 정보를 각각 티켓 조회 및 사용자 조회 단계의 변수로 포함하여 후속 작업을 간소화합니다. 다음 예에서 모든 변수는 기울임꼴로 표시됩니다.
      Hi Sales Team,

Ticket Ticket ID has been identified as a lead. Can you please follow up with User Name as soon as possible?

User contact information:
- Email: User Email
- Phone: User Phone
- Locale and timezone: User Locale - User IANA timezone
- Sales playbook: file link

Here's more context on the ticket:
- Ticket subject: Ticket Subject
- Ticket description: Ticket Description
- Last ticket update: Ticket's Latest agent update
  7. 저장을 클릭합니다.
  8. 테스트를 클릭하여 작업 플로우를 테스트합니다.
  9. 옵션 메뉴()을 클릭하고활성화를선택하여 Zendesk 티켓이 영업 리드로 식별될 때 적절한 영업 플레이북에 대한 링크를 자동으로 이메일로 보내기 시작합니다.

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