문서 검증은 문서가 정확하고 최신 상태인지 또는 검토 및 수정이 필요한지 여부를 표시할 수 있는 문서 설정입니다. 문서 검증을 통해 다음 중 하나를 수행할 수 있습니다.
- 문서를 수동으로 검증 취소하여 문서 소유자에게 즉시 검토 및 검증하도록 알립니다.
- 미리 정의된 필터 및 간격 기준에 따라 문서 검증 규칙을 구성하여 문서를 자동으로 검증 취소합니다.
문서가 검증 취소되면 문서 소유자는 문서를 검토 및 검증하라는 이메일 알림을 받습니다. 알림에 수신자를 추가하거나 변경할 수는 없습니다. 기본적으로 소유자가 작성자이지만 다른 사용자나 그룹으로 문서 소유자를 변경할 수 있습니다.
이 문서는 다음 섹션으로 구성되어 있습니다.
수동으로 문서 검증 취소
문서 검증을 사용하여 지식창고 콘텐츠의 일회성 검토를 시작할 수 있습니다. 예를 들어 새 브랜드 이름으로 바꾼 경우 문서를 검토하여 새 브랜드를 반영하도록 수정하고자 할 수 있습니다.
일회성 검토를 수행하려면 개별 문서를 검증 취소하거나 여러 문서를 일괄적으로 검증 취소하면 됩니다.
- Guide의 사이드바에서 문서 관리 아이콘(
)을 클릭합니다. - 업데이트할 하나 이상의 문서를 선택합니다.
한 번에 최대 30개의 문서를 선택할 수 있습니다. 한 번에 30개 항목을 선택하려면 목록 맨 위에서 제목 옆에 있는 확인란을 선택합니다.
- 아래에 있는 문서 설정 일괄 작업 메뉴를 클릭한 다음 검증 취소를 선택합니다.
- 선택한 문서를 검증 취소하려는 것이 맞다면 검증 취소를 클릭합니다.
문서 검증 규칙 만들기
설정해 놓은 기준 및 간격에 따라 문서를 검토 및 검증해야 할 때 알림을 보내도록 문서 검증 규칙을 만들 수 있습니다. 이로써 콘텐츠가 오래되거나 쓸모없게 되는 일이 없도록 하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 특정 레이블이 있거나, 특정 카테고리에 나타나거나, 오랫동안 업데이트되지 않은 문서를 3개월마다 검토하고자 할 수 있습니다.
20개까지 검증 규칙을 만들 수 있습니다. Guide 관리자만 문서 검증 규칙을 만들 수 있습니다.
다른 규칙을 기준으로 규칙을 만들려면 기존 규칙을 복제할 수 있습니다.
문서 검증 규칙을 만들려면 다음과 같이 하세요.
- Guide의 사이드바에서 설정 아이콘(
)을 클릭한 다음 문서 검증을 클릭합니다. -
추가를 클릭합니다.
추가 버튼이 없다면 최대 20개의 규칙을 이미 만든 것입니다. 새 규칙을 추가하려면 다른 규칙을 삭제하면 됩니다.
- 규칙 이름을 입력합니다.
- 알림 빈도를 선택합니다.
지정된 간격 후에 문서 소유자에게 이메일 알림이 전송되며 문서 검증 목록에 문서가 나타납니다.
- 이 규칙에 대한 문서 그룹을 결정하기 위한 필터를 선택합니다.
필터 옵션을 선택하면 아래에 해당 문서 목록이 나타납니다. 필터 한도는 헬프 센터에 대한 Guide 제품 한도를 참조하세요.
- 만들기를 클릭합니다.